Avtale for bruk av tjenestebiler 

Bruk av kommunal tjenestebil skal gjøres i tråd med gjeldende prosedyre: 

1. Innledning 

a. Hensikt 

Prosedyren gjelder alle ansatte som i kraft av sin stilling har behov for tjenesterelatert bruk av bil. Prosedyren omfatter interne retningslinjer for bruk av kommunal tjenestebil og privatbil i tjenesten. 

b. Ansvar 

Leder har ansvar for at prosedyren overholdes og at ansatte har nødvendige kunnskaper om det gjeldende regelverk. Den enkelte ansatte er ansvarlig for å etterleve de føringer som er gitt i prosedyren og avklare eventuelle uklarheter med leder eller skatteetaten. 

c. Skatteetatens definisjoner jf. FSFIN Forskrift til skatteloven § 6-44-12 til §6-44-13 

• Yrkesreise er tjenesterelatert kjøring i arbeidstiden eller ved utrykning/oppdrag i avtalte beredskapsordninger. 
• Arbeidsreise er reise mellom ansattes hjem og fast arbeidssted i kommunal tjenestebil.  
• Medfører fordelsbeskatning med mindre skatteetaten har vurdert at unntak gjelder.  
• Privat kjøring er all type kjøring som ikke er yrkeskjøring, herunder arbeidsreiser i kommunale tjenestebiler. 

d. Avvikshåndtering 

Avvik rapporteres i Rauma kommunes interne rapporteringssystem IK/HMS. 

2. Bruk av kommunal tjenestebil 

• Kommunens tjenestebiler skal ikke benyttes til privat kjøring. Unntatt fra dette er kjøretøy som benyttes av beredskapsvakt i Rauma utbygging og legevakten.  
• I særlige tilfeller kan det inngås avtale om bruk av kommunal tjenestebil for kjøring mellom hjem og arbeidssted. Denne type bruk defineres som privatkjøring og vil medføre fordelsbeskatning. Slik avtale inngås skriftlig og undertegnes av leder og ansatte. Inngått avtale danner grunnlag for beregning av fordelsbeskatning. 
• Når kommunal tjenestebil er tilgjengelig i arbeidstiden, skal denne nyttes framfor privat bil til all yrkeskjøring. 
• Sjåføren er ansvarlig for at bilen er i trafikksikker stand. 
• Sjåføren er ansvarlig for at kjøring skjer ansvarlig, og at trafikkregler mv. følges.
• Sjåføren må selv dekke eventuelle parkeringsbøter, fartsbøter eller andre utlegg som følge av uriktig bruk av kommunal tjenestebil.
• Dersom flere har behov for samme bil samtidig, skal som hovedregel bilen benyttes til den lengste reisen med en konkret tjenesteproduksjon. Dvs. at direkte tjenesteproduksjon er høyere prioritert enn kurs- og annen møtevirksomhet.  
• Der som det er mulig å ta kollektivtransport (les tog) til kursvirksomhet utenfor kommunen sine grenser skal det prioriteres fremfor å benytte kommunen sine biler. 
• Dersom en har utlegg (parkering eller lignende), skal det skrives reiseregning for dette. 
• Ved skade på kommunal tjenestebil som skyldes grov uaktsomhet, skal det vurderes hvorvidt sjåfør skal stilles til ansvar for dekning av utgifter.

2.1 Rutiner før og etter bruk av kommunal tjenestebil 

• Se etter eventuelle skader på bilen før og etter bruk. 
• Dersom det skulle oppstå skade på bilen skal det gis beskjed til nærmeste leder/bilansvarlig for virksomheten. Det skal skrives skademelding til forsikringen/skademeldingsskjemaet. 
• Meld fra til nærmeste leder, hvis servicelampen lyser eller der er andre tekniske utfordringer som olje og skift av lyspære.  
• Hold orden i bilen og rydd etter endt bruk. 
• Fyll drivstoff og spylervæske etter behov.  
• El-biler skal parkeres og kobles til lader etter bruk. 
• Gjør rutinemessig sjekk av at nødvendig utstyr ligger i bilen: drivstoffkort, skademeldingsskjema, refleks-vest, varseltrekant mv.
•  Fører er ansvarlig for forsvarlig sikring av gjenstander i bilen.

3. Bruk av privat bil i tjeneste 

• Privat bil kan brukes dersom kommunal tjenestebil ikke er tilgjengelig.  
• Bruk av privat bil skal klareres av nærmeste leder.
• Sjåføren er ansvarlig for at bilen er i trafikksikker stand. Sjåføren er også ansvarlig for at bilen har gyldig ansvarsforsikring.  
• Rauma kommune kan i spesielle tilfelle og etter søknad vurdere å dekke egenandel og/eller bonus tap ved eventuell skade på eget kjøretøy oppstått under tjenestekjøring/yrkesreise. 
• Avtalt bruk av privatbil i tjenesteøyemed, honoreres etter statens satser. Den enkelte skal skrive reiseregning for bruk av privat bil i tjeneste.
• Sjåføren må selv dekke eventuelle parkeringsbøter, fartsbøter eller andre utlegg som følge av uriktig/ulovlig bruk av privat bil i tjeneste. 
• Så langt det passer, gjelder reglementet også privat tilhenger eller annet utstyr til bil. 
•  

3.1 Fast arbeidssted 

Alle arbeidstakere skal som hovedregel ha et avtalt fast arbeidssted. Et fastarbeidssted kan være: 

- Ett fast sted hvor arbeidet begynner/slutter hver dag.

Eller:

- Det første oppmøtestedet/den første klient for hver dag iht. arbeidsplan. 

Det gis ikke kjøregodtgjørelse for reise til/fra bosted og første/siste arbeidssted. Ifølge Statens reiseregulativ § 6 kan bopelen ved spesielle tjenestereiser være utgangs- og endepunkt, hvis reisen begynner eller slutter utenfor vanlig arbeidstid. Ved bruk av eget skyssmiddel på tjenestereiser kan utgangspunkt- og/eller endepunkt være bopel, dersom dette er billigere for både arbeidsgiver og arbeidstaker i forhold til at arbeidssted/fremmøtested er utgangs-/endepunkt. Eventuelle avvik fra hovedregel skal avtales mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. 

4. Bruk av elektronisk kjørebok 

4.1 Formål 

For at Rauma kommune skal kunne håndheve sitt ansvar for å kontrollere, innberette og dokumentere bruken av kommunal tjenestebil i gruppene M1 – M3 samt N1 unntaket er gruppene N2-N3 som er biler for godsbefordring over 3500 kg. Innsamlede opplysninger skal ikke brukes til annet enn det som er formålet med ordningen jf. Arbeidsmiljøutvalget saks nr. 004/14. 

4.2 Lovgrunnlag 

Formålet er hjemlet i personopplysningsloven artikkel 6 nr. 1 bokstav c og f (behandlingen er nødvendig for å overholde rettslige forpliktelser, og for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern). 

4.3 Hva som skal registreres 

For skatteformål er det krav om at kjøreboken skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett. Den skal dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor det skal registreres hva som er yrkesreisens formål eller om turen er privat. Det er også et krav at kjøreboken ikke skal gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene. 

4.4 Kontrolltiltak 

Innføring av elektronisk kjørebok er å anse som et kontrolltiltak, og kravene i arbeidsmiljøloven §§ 9.1 og 9.2 må være oppfylt: 

• Det må være et saklig grunnlag for å innføre tiltaket, jf. formål og lovgrunnlag. 
• Saken skal drøftes med de tillitsvalgte (behovet for, utformingen av og vesentlige endringer).
• Det er informasjonsplikt til berørte arbeidstakere. Kravet til innebygd personvern må være oppfylt. Det betyr at standardinnstillingene skal settes opp slik at ikke flere personopplysninger enn nødvendig samles inn eller vises, og det skal settes tekniske begrensinger for bruken av opplysningene. 
• Det skal inngås skriftlig avtale med ansattes representant(er) før elektronisk kjørebok tas i bruk. 

5. Rutine ved fordelsbeskatning av kommunal tjenestebil 

Kommunens ansatte som disponerer tjenestebil utenom ordinær arbeidstid skal innmeldes av leder til lønningskontoret unntatt ansatte i beredskap for brann, redning og legevakt. Opplysningene danner grunnlaget for beregning av fordelsbeskatning. 

Beregning av fordelsbeskatning vil skje etter de føringer som er gitt av skatteetaten i «Skatte-ABC». 

Alle ansatte, som i kraft av sin stilling har behov for tjenesterelatert bruk av bil, må signere avtale for bruk av tjenestebil: Skjema - Bruk av bil i kommunal tjeneste