Retningslinjer for arkivering av personalsaker

Retningslinjer for arkivering av personalsaker

Hva lagres? Hvor lenge? Hvor? Hvorfor?

PR. 08.01.2020

 

Grunnleggende personvernprinsipper etter nytt regelverk (GDPR):

Formålsbegrensning: Personopplysninger skal kun behandles for spesifikke, uttrykkelige, angitte og legitime formål.

Dataminimering: Mengden innsamlede personopplysninger skal begrenses til det som er nødvendig for å realisere innsamlingsformålet.

Riktighet: Personopplysninger som behandles skal være korrekte. Opplysningene skal også oppdateres hvis det er nødvendig.

Lagringsbegrensning: Personopplysninger skal lagres slik at de slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innhentet for.

Integritet og fortrolighet: Personopplysninger skal behandles slik at opplysningenes integritet og fortrolighet beskyttes.

Ansvarlighet: Prinsippet om ansvarlighet understreker den behandlingsansvarliges ansvar for å opptre i samsvar med reglene for behandling av personopplysninger.

Rauma Kommune følger Arkivloven. I tillegg ivaretas Datatilsynets retningslinjer for personvern på arbeidsplassen og Personvernforordningen (GDPR). Denne retningslinjen beskriver bl.a. hvilke opplysninger som skal lagres i en arbeidstakers personalmappe, til hvilke formål og hvor lenge.

Definisjoner

Med personalsaker menes all dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til de ansatte.

Med personalarkiv menes dokumenter som inneholder saker vedrørende den enkelte ansatte.

Med personalmapper menes mapper i personalarkivet på den enkelte ansatte.

Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel (f.eks. K-kode).

  1. Personalsaker

    Retningslinjene for arkivering av personalsaker skal revideres årlig, og Arkivleder er ansvarlig for å initiere revideringen.

BK-plan personalforvaltning og folkevalde