Leiing (rektor og/inspektør) ved kvar skule har ansvaret for å tildele personalet sitt riktig rolle i Visma Flyt.

Det tildeles kun tre roller i Visma Flyt:

1. Kommuneadministrator
2. Skuleadministrator
3. Lærar

Det er kun rollene Kommune- og Skuleadministrator som har tilgang til å sende dokumenter til arkivsystemet. Ansatte som har rolle Skuleadministrator er leiing og administrasjon ved skulane. Kommuneadministrator er rolle som kun systemets administratorar innehar.

Alle lærarar tildeles rolla Lærar. I denne rolla er det ikkje åpna for å sende dokumenter til arkiv.

Ingen av dokumenta som som arkiveres direkte frå Visma Flyt signeres, men i Visma Flyt logges all arkivering.

Rektorane har det overordna ansvaret for at dokument som blir arkivert er kvalitetsikra. Dette er eit ansvar som kan delegeres til den som fysisk arkiverer. Innhaldet i dokumenta er det lærar som har ansvaret for er korrekt.

All arkivering skjer digitalt. Sjå rutine for arkiveringsprosessen nedanfor:

Rutiner som definerer ansvar for:

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Visma Flyt kan ikkje brukes for å rette opp opplysninger som er feil. Korrigeringar skjer i samråd med arkivtjenesten

Ferdigstilling av dokumenter

• Alle dokumenter som sendes frå Visma Flyt er ferdigstilte.

​​​​​​​Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

• Alle dokumenter som sendes er unntatt offentligheten.

Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Alle dokumenter arkiveres med henvisning - Unntatt offentlighet Off.l. § 13, jf FVL § 13 nr. 1

Dersom systemet er ute av drift, blir arkivering frå Visma Flyt utsatt til systemet er i drift igjen.

Visma Flyt er integrert med P360. Alt sendes digitalt mellom disse systema. Dette gjøres minimum ein gang pr. skuleår.

Rektor/einingsleiar er ansvarleg for at følgande blir arkivert til oppgitte fristar (det betyr ikkje at det er rektor/einingsleiar som må gjennomføre det):

Fristar er veiledande, men alt skal være arkivert innan overgangen til nytt skuleår 1. august.

Visma Flyt skule har integrasjon mot P360. Arkivverdig dokumentasjon produsert i fagsystemet periodiseres i hht. Periodisering for sak/arkivsystem.

Ved ein ev. utfasing av Visma Flyt skule, vil det tas eit uttrekk som skal deponerast til IKA MR.

Samhandlinga mellom Visma Flyt og P360 er heildigital. Det skannes ikkje inn papirdokument.

Skulanes rutine for digital arkivering frå Visma Flyt

Denne rutina gjer rede for følgande:

• Kva skal arkiverast frå Visma Flyt
• Når skal det arkiverast
• Kven har ansvaret for det

I tillegg beskriver denne rutinen også kva skulane må hugse på når:

• Skulane har fått nye 1. klassingar
• Ein elev byttar skule internt i kommunen
• Elevar flyttar inn til kommunen og begynner på skule
• Når ein elev flyttar ut av kommunen/begynner på skule i annan kommune

Alle nye 1. klassingar skal ha nye digitale mapper i P360. Kvar skule er ansvarlege for at dette blir gjort. Dette gjøres ved å opprette et doument i Visma Flyt. Det er integrasjon mellom Visma Flyt og P360 slik at det automatisk blir oppretta elevmappe i P360. Dette skal gjennomføres i starten av skuleåret.

Merk 1: For enkelte elevar opprettes det ny mappe på våren før ein startar i grunnskulen. Denne mappen brukes videre når eleven startar på 1. trinn.

Merk 2: Mapper kan kun opprettes frå Visma Flyt dersom ein sender eit dokument frå VF med innhald. Tomme dokumenter kan ikkje sendes for å opprette digitale mapper i P360.

Dersom ein elev byttar skule internt i kommunen ligg det allereie eit mappenummer på eleven. Det som må endres er «Id saksansvarleg» under «Dokumenter» - «Mappe» for den aktuelle eleven. Her må ein bytte til initialane til rektor på mottakarskule.

Ansvaret for at dette blir gjort er mottakarskulen v/rektor.

I tillegg må det varsles arkivtjenesten om slike elever slik at dei same endringane blir gjort i P360. Dette for å få tilgang til gamle dokumenter i det digitale arkivet.

Kjem det nye elevar inn på vår skule, har rektor ved skulen ansvaret for at det i Visma Flyt blir lagt inn riktig mappenummer på eleven (dersom mappe eksisterer). Mappenummeret fås ved å enten søke eleven opp i P360 eller ta kontakt med arkivtjenesten.

Dersom det ikkje eksisterer mappe på eleven, skal ein opprette mappe på same måte som ved 1. klassingar.

Arkiv må varsles slik at status på mappa P360 endres til avslutta. Ansvarleg for at dette blir gjort er rektor.

Rektor/einingsleiar må også sørge for at alt som skal arkiveres på eleven frå Visma Flyt blir gjort før flyttemelding blir skrevet.

Ny gruppeoversikt skal arkiveres for skulen.