Fagsystemet (VFS) er ikke godkjent som elektronisk arkiv, derfor er det integrert med sak-/arkivsystemet (P360), slik at dokumentene kan overføres til arkivdel Elev for elektronisk arkivering.

Elevmappene er strukturert med ei mappe pr elev. Disse aggregeres fra fagsystemet Visma Flyt skole. Den enkelte elevmappe gis tilleggsinformasjonen skolestart-år og eventuell klasse a, b, c som stikkord i  P360. I tittelfeltet kommer Elevmappe, Fornavn, Etternavn, Fødselsnummer. Det er da lett å søke opp hele klassetrinn når de skal flytte fra en barneskole til en ungdomsskole og for å avslutte elevmappene for avgangskull.