Riksarkivarens forskrift:

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Rauma kommune er der barnehagesjefen som er systemeier og som sammen med ROR-IKT har det overordnede ansvaret for drift og vedlikehold av systemet.

Virksomhetsleder barnehage tildeler brukerrettigheter til Visma Flyt Barnehage. Virksomhetsleder har som systemansvarlig ansvaret for ajourhold og tildeling av rett funksjon som styrer den ansattes tilganger. 

Ajourhold av tilganger:

Virksomhetsleder har ansvaret for at tilganger blir ajourholdt kontinuerlig. Virksomhetsleder foretar fortløpende endringer som følge av at ansatte begynner/slutter eller endrer roller.  

I Visma Flyt barnehage inndeles brukerrettigheter (rollene) i tilgangsgrupper, alt etter hvilke funksjoner og tilganger vedkommende skal ha i systemet. Saksbehandlere som skal ha like rettigheter, knyttes til samme gruppe. Tilgangsgruppene settes opp slik at de gjenspeiler organiseringen i virksomheten.  

Brukerroller som benyttes i systemet er admin, superbruker og vanlig bruker.

Admin:

• Alle roller

Superbruker:

• Overføring av søknader og oppsigelser inn i fagsystemet
• Legge inn/endre grunndata
• Overføring av opphold til nytt barnehageår
• Fakturabehandling
• Utvidet tilgang til slettefunksjon
• Har tilgang til å logge på som Admin

Vanlig bruker:

• Behandle søknader
• Oppsigelse
• Utsendelse av brev    
• Endre saksbehandler 
• Avslutte saker
• Opprette, ferdigstille og sende elektronisk korrespondanse 
• Opprette og ferdigstille journalposter 
• Tilgang til aktivitetslogg 
• Tilgang til forsendelseslogg 
• Redigere og slette feilregistrert dokumenter 

Alle brukere må logge inn med MinID eller BankID for å bekrefte at dokumentet er elektronisk godkjent for individuell signering. Digitalt ekspederte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel: Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift.  

Signering med kulepenn benyttes til taushetserklæringsskjema for ansatte, samtykkeerklæringer og oppdragskontrakter. Denne listen er ikke uttømmende. 

Virksomhetsleder har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet. 

1. Den som skriver brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte med riktig brevtype, posttype, med unntatt offentlighet og til riktige mottakere. 

1. Virksomhetsleder og merkantil prosjektleder har ansvaret for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for barnehagene som er i tråd med arkivtjenestens retningslinjer og rutiner. 

1. Virksomhetsleder og merkantil prosjektleder har ansvaret for å kvalitetssikre registreringer som blir gjort i systemene.  

Inngående dokumenter: 

Styrer og virksomhetsleder skanner inngående dokumenter og kvalitetssjekker dokumentet ved skanning før det blir tilgjengelig i postregistreringsbildet i Sikker Sak.  

Før overføring fra postregistreringsbildet til barnemappe sjekkes PDF-filen på nytt, for å sikre kvalitet og riktig dokument. Dokumentet ferdigstilles idet det blir overført til barnemappe.  

Utsendelse av post: Post sendes elektronisk direkte fra Visma Flyt Barnehage og Sikker Sak til mottakers Digipostkasse, eller til postkasse knyttet til organisasjons organisasjonsnummer. Saksbehandlere ekspederer selv digital post.  

Mottak av post: Det er Servicetorget/styrer/virksomhetsleder som skanner og registrerer all post til barnehagene.   

SvarInn – Dokumenter mottas via SvarInn og rett inn i Visma Flyt Barnehage og Sikker Sak. 

Fordeling av dokumenter 

• Ved registrering av inngående dokumenter kobler virksomhetsleder/styrer disse basert på barnets navn. Hvert enkelt barn er tildelt en saksbehandler som får varsel om nytt dokument i aktuell sak. 
• Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 
• Retting av uriktige registreringer gjøres snarest mulig etter at feil er oppdaget. Feilen kan kun rettes av styrer/virksomhetsleder.  
• Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter
•  Saksbehandler har ansvaret for å ferdigstille alle dokumenter de er ansvarlige for enten det gjelder journalnotat eller postjournal. Leder er ansvarlig for ferdigstillelse der leders signatur fremkommer. Arkivleder følger opp dette og påser at riktig arkivering skjer i Visma samhandling arkiv (arkivkjernen), samt følger opp feil og mangler som oppstår i SvarUt-tjenesten. 
• Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette. Alle dokumenter er unntatt offentlighet ihht Offentlighetsloven §13 jf Forvaltningslovens §13, 1. ledd nr. 1. 

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Utgående post lagres på nytt når systemet fungerer igjen. Inngående brev skannes inn når systemet er i drift igjen. 

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

a) Lagringsmedier og arkivformat 

Visma Flyt kan kun arkivere tekstdokumenter med bilde eller grafiske objekt: ren tekst eller PDF/A. Lydfiler må transkriberes til tekstdokument. 

Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene. 

Visma Flyt har Noark 5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat. Utgående dokumenter blir produsert i Word-format og konvertert til PDF-A format når de blir arkivert i arkivkjernen. Skannede dokumenter blir PDF-A format. 

b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir 

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir alle arkivverdige dokumenter arkivert fortløpende og avlevert elektronisk ved henleggelse av mappe. 

Originaldokument oppbevares i låsbart skap i minimum 3 mnd. før det makuleres. 

Oppdragskontrakter, taushetserklæring, politiattester og andre personrelaterte dokumenter knyttet til oppdragstakere arkiveres i personalmappe i P360. 

Tidspunkt for konvertering 

Hver enkelt saksbehandler journalfører egne klientrelaterte dokumenter. Disse arkiveres automatisk og umiddelbart i det saksbehandler setter dokumentet som ferdig. 

Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokument som er skannet og arkivert elektronisk 

Originaldokument oppbevares i låsbart skap i minimum 3 mnd. før det makuleres. 

Det er tilgangsstyring i Visma Flyt barnehage, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Vi har også back-up som sikrer at materialet ikke går tapt. 

Alle tilganger i Visma Flyt Barnehage tildeles av virksomhetsleder. Ved behov for utvida rettigheter skal dette vurderes av virksomhetsleder.  

Når et dokument er ferdig blir det ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt er det ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. 

Tiltak/rutiner papirdokumentasjon: 

Papirdokumentene oppbevares i låsbartskap hos arkiv. Makulering/destruksjon utføres etter minimum 3 mnd. 

Papirdokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal ikke blandes med annet avfall, men legges i spesialdunker for makulering/destruering av sensitiv dokumentasjon. Den enkelte saksbehandler er selv ansvarlig for at dokumenter som inneholder sensitive opplysninger behandles/oppbevares forsvarlig og utilgjengelig for uvedkommende, og makuleres umiddelbart når saker avsluttes. 

Visma Flyt Barnehage:

1) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir 

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.» 

Elektroniske arkiv: 

Alle dokumenter skannes inn i aktuell klientmappe, og makuleres etter minimum 3 mnd.  

2) Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter 

Superbruker/merkantil har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. 

Etter at dagens post er sortert, skannes og etterbehandles de arkivverdige dokumentene og lagres i PDF format i postregistreringsbildet Visma Flyt Barnehage før dokumentene registreres inn på den enkelte klient i Visma Flyt Barnehage. 

Under registrering i Visma Flyt Barnehage kvalitet sikres skanningen: 

-        er alle mottatte dokumenter skannet og arkivert? 

-        er alle sider kommet med i hvert dokument? 

-        er skanningen lesbar og kvalitetsmessig god nok? 

-        er det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger?