Fagsystemet Profil
1) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir
Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»
Elektroniske arkiv
I elektroniske arkiv vil det i noen tilfeller være behov for å arkivere enkelte dokumenttyper i papirform, dette gjøres da i et støttearkiv. Informasjon om arkivering i papirform legges inn som en merknad på aktuell journalpost.
Ordning i vedleggsarkivet: Dokumentene legges fortløpende etter saksnummer fra Profil
Retningslinjer
Retningslinjene skal sikre en forsvarlig oppbevaring av dokumenter som av juridiske eller andre grunner stiller krav til form og format, og som har betydning for Malvik kommune med tanke på sikret autentisitet.
I tillegg til ordinære rutiner for å sikre dokumentenes autentisitet, skal retningslinjen være veiledende for om dokumenter som definert her kan oppbevares elektronisk, eller om det er andre forhold som tilsier at de også skal oppbevares i papirform.
Kontrakter og avtaler I norsk rettspraksis er kontrakter og avtaler medieuavhengig, det vil si at det stilles ingen krav til format. Malvik kommune har imidlertid valgt arkivering i original form. Kontrakter og avtaler arkiveres elektronisk og skal i tillegg oppbevares i papirformat. Originaldokumentene oppbevares i avtalearkivet så lenge kontrakten/avtalen er gyldig og ev. i garantiperioden. Originaldokumentene kan kassasjonsvurderes etter dette.
2) Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter
Sentralt arkivpersonale har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Saksbehandlere ved ytre enheter har tilsvarende ansvar for å levere papirpost mottatt ved egen enhet til dokumentasjonssenteret.
Etter at dagens post er arkivavgrenset og sortert, skannes og etterbehandles de arkivverdige dokumentene i skanner programmet PixEdit og lagres i PDF format i import sentralen før dokumentene registreres inn i Profil.
Under registrering i Profil kvalitetssikres skanningen:
- er alle mottatte dokumenter skannet og arkivert?
- er alle sider kommet med i hvert dokument?
- er skanningen lesbar og kvalitetsmessig god nok?
- er det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger?