Forfallsdato på dokumenter kan saksbehandlere og ledere se ved å klikke på fanen Innkommende på skrivebordet i Public 360:

Her får man opp en liste som heter Mine ubesvarte dokumenter, og i kolonnen helt til høyre står forfallsdato: 

Dokumenter med overskredet forfallsdato skal besvares eller avskrives. Her følger korte beskrivelser av hvordan det gjøres:

Besvare dokument: Skal saksbehandler besvare et innkommende dokument med et utgående dokument, må man klikke seg inn på riktig dokument (man er inne på dokumentet når man kan se det grønne dokumentsymbolet med et dokumentnummer ved siden av – i eksempelet under er dokumentnummeret 20/05864-19). Her klikker man på Besvar og velger enten Med dokument eller Med e-post. Herfra brukes samme fremgangsmåte som ved ekspedering av dokument ut:

Når et dokument besvares blir det samtidig avskrevet, og sendt til arkivet for journalføring. Dokumentet forsvinner fra saksbehandlers oversikt over innkommende dokumenter.

Avskrive dokument: Hvis dokumentet ikke skal besvares, må man avskrive det for å vise at det er lest. Avskrive gjør man ved å klikke seg inn på riktig dokument, og deretter klikke på Avskriv:

Velg riktig svartype - som regel Tatt til orientering – og klikk deretter OK. (Det er også mulig å skrive en egen merknad):

Ved å klikke på OK avskrives dokumentet og det forsvinner fra saksbehandlerens oversikt over innkommende dokumenter, og sendes til arkivet for journalføring.

Det er viktig å avskrive innkommende dokumenter fortløpende, både for din egen og dokumentforvaltningens del. Du får en mer oversiktlig arbeidsliste, og kommunens postjournal oppdateres jevnlig.

I Forvaltningslovens § 11a står det følgende om saksbehandlingstid og foreløpig svar: «Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saker uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.»