Offentleglova § 10 sier at organ som omfattes av loven skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter, mens § 3 sier at journaler og lignende register skal være åpne for innsyn, om ikke annet følger av lov eller forskrift.

Arkivforskriften § 9 sier at offentlige organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter. Den definerer også hvilke dokumenter som skal registreres i journalen.

Arkivforskriften § 10 sier at journalregistreringen skal gjøre det mulig å identifisere det enkelte dokumentet, og definerer et sett av opplysninger som må registreres for å legge til rette for dette. Taushetsbelagte opplysninger skal skjermes.

Offentlegforskrifta § 6 sier at enkelte statlige organ å gjøre journalene tilgjengelige på internett. Visse opplysninger nevnt i § 7 skal ikke tilgjengeliggjøres, og personnavn skal ikke være søkbare i mer enn ett år

Riksarkivarensforskrift § 3-2 sier at organ skal ha en instruks som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter. Organet må dokumentere rutiner for registrering, journalføring og arkivering av dokument, kvalitetssikring og retting av registreringene samt offentlighetsvurdering og skjerming.

Elektroniske system som registrerer metadata om dokumentene som lagres i eller i tilknytning til et system, er systemer med journal eller journallignende funksjoner. Dette gjelder uavhengig om systemene er sakarkivsystemer, journalsystemer, fagsystemer eller samhandlingssystemer. Det er også uavhengig av hvor ansvaret for systemene er plassert i en virksomhet.

Fra enkelte fagsystem er det ikke aktuelt å tilgjengeliggjøre journal , men dokumentene som registreres kan være underlagt arkivforskriftens krav til journalføring. Dette kan for eksempel gjelde journal fra fagsystem som barnevernet benytter, eller det kan være journal for dokumenter gradert etter bestemmelser i sikkerhetsloven.

Kvalitetssikring av elektronisk journal er en del av internkontrollen med arkivarbeidet. Kvaliteten på journalen er en forutsetning for at alle parter kan ha tillit til den dokumentasjonen som finnes i systemet. Det er derfor nødvendig å etablere en type kontroll som gjør at både virksomheten selv og eksterne interessenter kan stole på journalene som dokumentasjon om det som har skjedd i virksomheten. Innholdet i journalen må være korrekt, presist og dekkende.  

Det vi kaller «journal» i denne sammenhengen, er de metadata vi registrerer om dokumentene som brukes i saksbehandlingen. Disse journalopplysningene brukes både internt i virksomheten og av eksterne. Interne formål handler om å legge til rette for gjenfinning, og å legge et grunnlag for at virksomheten kan ha kontroll på sin dokumentasjon. Journalregistreringene gjør det mulig for virksomheten å dokumentere hva som er gjort, når det er gjort og at det er gjort riktig. Eksternt handler det om å legge et grunnlag for offentlig innsyn og kontroll. Allmenheten, pressen, tilsynsmyndigheter og granskningskommisjoner er typiske eksterne brukere av journaler.  

Konfidensialitet er viktig for journalens kvalitet. Journalen skal legge til rette for bruk av opplysningene som er registrert, men uvedkommende skal ikke ha tilgang til opplysninger som er taushetsbelagte, eller som av andre grunner må skjermes. Publisering av slike opplysninger kan få alvorlige konsekvenser for den det gjelder, i tillegg til å skade omdømmet til virksomheten selv.  

• Hvem som har ansvar for at de forskjellige rutinene blir utført. 

• Hvilke system rutinen gjelder for. Rutinene må tilpasses det enkelte system. 

• Når kvalitetssikringen skal utføres. Noen oppgaver skal utføres løpende, andre ukentlig og periodisk. 

• Hva skal kontrolleres. 

• Hvordan utføre kvalitetssikring. 

Journalens kvalitet avhenger av at de metadataene om dokumentene som registreres i systemet er korrekte og presise. Dette dreier seg om de metadataene som er nevnt i arkivforskriften § 10. Fagsystemer inneholder ofte flere metadata som virksomheten selv må vurdere om de vil kontrollere. 

Kvalitetssikringen omfatter opplysninger om både enkeltdokumenter og sakene de tilhører.  Formålet med journalregistreringen er at det skal være mulig å identifisere det enkelte dokument, internt i virksomheten og eksternt.  

• Journalføringsdato skal dokumentere tidspunktet for at journalopplysningene er kvalitetssikret, og dermed klargjort for blant annet offentlig journal. 

• Saks- og dokumentnummer brukes til å knytte sammen dokumenter som hører sammen, og plassere dem i rekkefølge i forhold til hverandre.  

• Navn på avsender eller mottaker sier noe om hvem virksomheten har kontakt med.  

• Opplysninger om saken, innholdet eller emnet som er til behandling bør være så informative som mulig, slik at brukerne forstår hvilken aktivitet eller hendelse som dokumenteres.   

• Dokumentets datering er ofte en viktig referanseinformasjon, og skal vise til dateringen på det som er hoveddokumentet i en forsendelse.  

• Klassering skal gi informasjon om saksområdet dokumentet hører til, og viser hvilken funksjon eller prosess det inngår i. Noen klasserer også, eller i stedet, på objekter, som for eksempel personer, bedrifter, bygninger, skip, og lignende.  

• Ekspedisjons- eller avskrivningsdato skal dokumentere tidspunktet for når dokumentet er behandlet eller fulgt opp. Dette er sjelden registrert når man første gang gjør den offentlige journalregistreringen tilgjengelig på Internett. 

• Avskrivningsmåte skal dokumentere hvordan dokumentet er fulgt opp.

I en del tilfeller kan det være nødvendig å registrere taushetsbelagte opplysninger i journalen. Slike opplysninger må kunne skjermes slik at uvedkommende ikke får tilgang på opplysninger de ikke skal kunne se.