Søknadene kommer inn via elektroniske skjema som fylles ut på kommunens nettsted. For hver søknad opprettes det automatisk en egen sak i P360.

Når en søknad har kommet inn, får hver sak standardtittelen "Søknad til Kraftfondet". I tittelen skal det tilføyes hvilken type tilskudd det søkes om (står som regel i søknadsskjemaet) og hvem det er som søker om tilskudd. Saksbehandler sjekker også søknad og eventuelle vedlegg om opplysninger som skal unntas offentlighet - f. eks helseopplysninger.

I samme saksmappe som søknaden skal det opprettes en mal til saksframlegg, som slik får sitt eget dokumentnummer. Saksdokumentet meldes opp til behandling i Kraftfondet (som regel det neste møtet på kalenderen).

Når mal til saksframlegg er opprettet i P360, lagres en kopi som sendes til sekretær Solveig Brøste Sletta på e-post solveig@nordveggen.no sammen med selve søknaden og eventuelle vedlegg. Dokumenter som tilhører samme sak sendes i én e-post til sekretæren. Skal flere saker oversendes, opprettes det én e-post per sak.

Sekretæren foretar saksutredningen og sender saksframlegget tilbake til kommunen, slik at det ferdige saksframlegget kan legges inn igjen i P360.

Når saksframlegget er lagt inn igjen i P360, sendes saken til godkjenning til kommunedirektøren.

Godkjente saker flyttes inn på sakslisten i P360. Det gjøres ved å ha rollen "Utvalgssekretær" og klikke på utvalget "Kraftfondet" og deretter inn på rett møte. Hvert enkelt saksdokument som er meldt opp ekspederes og journalføres, og saksframleggene konverteres til pdf-format.

Når alle sakene er meldt opp, produseres møteinnkallingen. Det gjøres ved å klikke inn på sakslisten i det aktuelle møtet, og klikke på knappen "Produser" og deretter på "Komplett innkalling":

I neste bilde hukes det av på "Bare saksframlegg og tidligere beslutninger" (for å unngå at alle vedlegg i alle saker som er meldt opp kommer med i møteinnkallingen, og at den fila blir på veldig mange sider) før klikk på "OK":

Nå starter produksjonen av møteinnkallinga:

Når produksjonen er ferdig, kan man kikke på innkallingen ved å klikke på "Klikk for å vise Komplett innkalling". Ellers klikk på "Lukk":

Innkallingen ligger nå under fanen "Dokumenter:

Klikk inn på saksdokumentet. Klikk på "Ekspeder" og deretter på "Dokumentfunksjoner" og videre til "Angi dokumentstatus", velg "Journalført" fra nedtrekkmenyen og klikk "OK" (nå publiseres innkallingen inne på møtet i møtekalenderen på kommunens nettsted):

Nå skal innkallingen sendes til utvalgsmedlemmene. Klikk på "Deltakelse", og deretter på "Hent utvalgsmedlemmer". Nå får du opp en liste over utvalgsmedlemmene. Klikk til slutt på "Send invitasjoner" og "Som e-post":

Nå åpner det seg en tom e-post i Outlook som er adressert til utvalgsmedlemmene. Skriv inn info om møtested og møtedato, og legg ved fila "Komplett innkalling" som ble produsert tidligere.

Klikk på "Møtefunksjoner" og velg "Offentlig" på "Angi status" (nå publiseres saksdokumentene i møtekalenderen på kommunens nettsted).