• Tjenestene leverer dokumenter til dokumentsenteret for skanning.
• Postjournal, dokumenter skal merkes med Saksbehandler
• Pasientjournal, EPJ
• Ansatte ved dokumentsenteret skanner dokumentene og registrerer inn i postjournal i Profil daglig. De har ansvar for å sjekke lesbarheten, at korrekt antall sider en med i henhold til originaldokumentet og at dokumentet er i PDF-format
• Tjenestene er ansvarlig for å implementere rutiner for daglig sjekk av postjournal i sin tjeneste.
• Dokumentsenteret registrerer også inn dokumenter som skal arkiveres i EPJ (epikriser, tester, referater ol) Innskannede dokumenter blir lagt under plankategorien Skannede dokumenter, og registreres av tjenesten under Oversikt plan og rapport
• Originaldokumentene oppbevares i dokumentsenteret, og makuleres etter 3 mnd

• Tjenestene må daglig sjekke for innkommende post.
• Tjenestene har ansvar for å opprette sak og saksbehandle etter gjeldende rutiner, og ferdigstille dokumentene til arkivering
• Saksbehandler er ansvarlig for å sjekke arkivstatus i bildet i postjournal når den enkelte sak ferdigstilles
• En gang i uken kjører arkivansvarlig Profil avviksrapport for arkivet. Avvik blir formidlet til rett avdeling, og saksbehandler har ansvar for å rette feil.

• Ved retting av feil, evt legge til flere dokumenter i en sak, kan saksbehandler låse opp ferdigstillingen. Slike endringer blir logget i fagsystemet. Saken reåpnes i VS arkiv og status endres fra avsluttet til under behandling. Obs ca 5 minutter før VS Arkiv og Profil synkroniseres.
• Oppheves ferdigstillingen til dokumentet, vil posten fjerne seg fra VS arkiv, dette vil bli loggført i VS Arkiv. Muligheten for å åpne dokumenter er pr 02.11.17 lagt kun til Systemansvarlig Profil

Betalingstjenester avsluttes ikke før vederlagsberegninger er gjort og siste faktura er sendt ut. Når en pasient i institusjon dør, avsluttes tjenestene og pasientens status settes til død, som før. Pasientens dossiermappe i VS Arkiv blir derimot ikke lukket, den må være aktiv til etteroppgjøret er tatt året etter. Da må Arkivansvarlig Profil inn og avslutte mappen til pasienten. Kjør rapporten:

Brukerliste – Brukere gruppert på status. Status: Død

Dato avtalt med ansvarlig for etteroppgjør.

Arkivleder/Systemansvarlig:                      Liv Jorun Bårdsnes Horgheim

Arkivansvarlig Profil:                                  Caroline Helland

Har et overordna faglig ansvar for arkivet.

• Kontroll av dokument som blir arkivert
• Avvikskontroll
• Kjøre endringslogg/sporingslogg ved behov
• Opprette og vedlikeholde hovedarkiv
• Opprette og vedlikeholde arkivdel
• Autorisere for tilgang i arkiv opp mot roller
• Ta i mot og behandle feilmeldinger fra arkivleder og VS Arkiv ansvarlig profil som ikke lar seg løse lokalt.
• Kontaktperson mot visma vedrørende VS Arkiv
• Oppdatere VS Arkiv når det utvikles nye versjoner
• Opplæring i forhold til nye versjoner.

• Ansvarlig for opplæring i Helse og omsorg for berørte parter
• Kjøre avviksrapport månedlig
• Sørge for at saksbehandlingsrutiner er fastsatt og at de blir fulgt
• Lukke dossiermappene etter kjøring av etteroppgjør.

Når måned er passert, rapporteres det måneden etterpå med følgende frister:

1. Dag 7. Anvisningsfrist og frist for bilag
2. Dag 11. Rapport er tilgjengelig i virksomhetsrapport Framsikt.net økonomirapportering
3. Ni dager etter utlegging av rapport: Frist for kommentar til rapporten som skal:

• Gi en prognose for tjenesteområdet – dvs.  avvik fra nettobudsjett ved årets slutt uten tiltak/justering. Prognosen dannes på bakgrunn av en analyse av status pr. mnd. og videre forløp.
• Gi en opplysende kommentar til avvik:
• Varige eller kortvarige avvik?
• Feil periodisering?
• Årsaksforhold interne (egen produksjon, endring i antall brukere, hendelser)
• Andre årsaksforhold (eksterne,  lovendringer, vedtak, avtaler)
• Iverksatte og planlagte tiltak, og ventede effekter av disse

Vedvarende avvik fra budsjett skal budsjettetjusteres vha endring innenfor rammen (dvs. økning en plass skal motsvares av reduksjon en annen plass). Likeså ved periodiseringsfeil. Evt. budsjettjustering av tjenesteområdets ramme gjøres i forbindelse med tertialrapporteringen – i en egen sak. Men i utgangspunktet justeres ikke rammen.

• I hht økonomireglementet skal det rapporteres til kommunestyret hver tertial (per 30.04 og 31.08) og rapporten skal vise bla. om virksomheten holder seg innenfor vedtatt budsjettrammer, måloppnåelse samt HMS og internkontroll. Det skal også rapporteres særskilt på større investeringsprosjekt som avsluttes i perioden i forbindelse med tertialrapport

Følger samme rutine som månedsrapportering, men med forutgående gjennomgang med regnskapsavdelingen for å rydde regnskapet for feilkonteringer før rappportering.

Økonomioppfølging:

Ved større avviksprognoser, dvs. mer enn 3% avvik fra budsjett på netto tjenesteområderamme, innkaller økonomisjefen tjenesteområdeleder til samtale om plan for lukking av avviket.

Regnskapssjefen sender ut brev til tjenesteområdeledere i slutten av november med frister, oppgaver og plan for regnskapsgjennomganger

Det rapporteres på samme måte som ved månedsrapportering.

Regnskapssjefen leverer ferdig avlagt regnskap til revisjonen innen 22. februar i året etter regnskapsåret

a) Denne forskriften fastsetter ikke bevaringsbestemmelser for pasient- og journalopplysninger. Alle pasient- og journalopplysninger skal bevares inntil det foreligger en egen forskrift om slike opplysninger i spesialisthelsetjenesten. Når bestemmelsene om pasientopplysninger i spesialisthelsetjenesten foreligger vil dette kapittelet bli oppdatert

b) Med pasient- og journalopplysninger menes dokumentasjon som er skapt om enkeltindivider av kommunale og fylkeskommunale tjenester som yter helsehjelp og som reguleres av bestemmelsene her.

I samsvar med Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-29 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "Folkehelse, tannhelse, helsestasjon og skolehelsetjeneste "

a) Fylkeskommunens og kommunens planer, avtaler og ordninger for folkehelsearbeidet, helsestasjon, svangerskaps- og barselomsorgstjeneste, skolehelsetjeneste og tannhelsetjeneste, inkl. samarbeids- og beredskapsarbeid for disse tjenestene

b) Oppgaver innen forebyggende barne- og ungdomsarbeid, inkl. tjenestetilbud, planer, rapporter og evalueringer

c) Oversikter over helsetilstand og folkehelseutfordringer

d) Saker om miljørettet helsevern

e) Tilsyn med egne tjenestesteder, inkl. pålegg og godkjenning

f) Årsmeldinger, årsrapporter, lokale forskrifter for tjenestestedene

g) Prosjekter i kommunen og fylkeskommunen samt ved tjenestestedene

h) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:

• Saker om rettigheter og plikter hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven med forskrifter og helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter
• For individbaserte opplysninger om vaksiner gjelder følgende:
• Opplysninger om vaksiner som er meldt til nasjonalt vaksinasjonsregister (Sysvak) kan kasseres i kommunen og fylkeskommunen.

I samsvar med Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-29 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "Fastlegeordningen"

a) Planer for og organisering av fastlegeordningen

b) Kommunens avtaler med fastlegene.

I samsvar med Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-29 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "akuttmedisinsk beredskap utenom sykehus"

a) Saker vedrørende organiseringen av legevaktordningen i den enkelte kommune, herunder saker vedrørende etablering og nedleggelse av legevakt

b) Rutiner og prosedyrer for prioritering mellom pasienter og oppfølging av pasienter med ulike skader og sykdommer

c) Rutiner og prosedyrer for samhandling og kommunikasjon mellom de akuttmedisinske tjenester, herunder akuttmedisinsk kommunikasjonssentral, legevaktssentral og sykehus

d) Dokumentering av rutiner og prosedyrer for medisinsk nødmeldetjeneste, jf. kap. 2 i forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester

e) Evalueringer av legevaktordningen og tjenestetilbudet.

I samsvar til  Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-24 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "administrativ og politisk organisering ";

1) Administrativ og politisk organisering

1.  Administrativ organisering, inkl. organisasjonskart og beskrivelser av ansvarsområder og oppgaver
2.  Politiske og administrative prosesser i forbindelse med forvaltningsreform, inkl. endring av kommunegrenser og fylkesgrenser, samt etablering av ny politisk styringsform
3.  Delegering av myndighet til administrasjonssjef og til andre nivåer i kommune- og fylkesadministrasjonen
4.  Opprettelse av, delegering av myndighet til, og valg til formannskap, fylkesutvalg, kommuneråd (byråd), fylkesråd og andre politiske råd, utvalg, komiteer og interkommunale samarbeid
5.  Administrativ og politisk behandling av saker som legges frem for og/eller behandles i formannsskap, fylkesutvalg, kommuneråd (byråd) eller fylkesråd.

1. Retningslinjer og oppgaver i forbindelse med valg, folkeavstemninger og andre tiltak for medbestemmelse
2. Oppnevning av valgstyre, valgmanntall, organisering av forhåndsstemming, valgoppgjør
3. Folkeavstemninger, innbyggerinitiativ, folkemøter og høringer i spørsmål av betydning for innbyggerne.

I samsvar med Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-24 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar"

1. Opprettelse og avvikling av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger
2. Avtaler om arkivansvar og arkivorganisering når tjenester legges til foretak, selskap og interkommunale samarbeidsorganer som ikke er omfattet av arkivloven
3. Vedtekter, samarbeidsavtaler, selskapsavtaler og andre avtaler eller vedtak som dokumenterer overføringen av oppgaver og myndighet fra kommunen og fylkeskommunen til foretak, selskap eller interkommunalt samarbeidsorgan
4. Kommunens og fylkeskommunens kontroll med og revisjon av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger.

I samsvar med  Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-24 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "sikkerhet og beredskap"

1. Fylkeskommunens og kommunens overordnede oppgaver innen sikkerhet og beredskap i henhold til lovverk som regulerer ulike fagområder.
2. Kommunens rolle i den nasjonale beredskapen og oppgaver i henhold til sivilbeskyttelsesloven, herunder beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser for kommunen som helhet og deltakelse i regionale og nasjonale beredskapsøvelser.
3. Fylkeskommunens og kommunens ivaretakelse av samfunnssikkerhetsaspektet i kommunal og regional planlegging, herunder risiko- og sårbarhetsanalyser for utbyggingsområder.
4. Etablering og utvikling av kommunens og fylkeskommunens styringssystem for sikkerhet og beredskap, herunder interne instrukser og retningslinjer for sikkerhets- og beredskapsarbeid, organisering av sikkerhetsadministrasjon, virksomhetsledelsens oppfølging og evaluering av sikkerhet og beredskap.
5. Sikkerhetsrapportering, herunder rapportering internt i kommunen og fylkeskommunen samt til regionale og nasjonale tilsynsmyndigheter vedrørende sikkerhet.
6. Sikkerhetsklarering og autorisasjon. Nærmere bestemmelser fastsettes av Nasjonal sikkerhetsmyndighet jf. § 7-4 i denne forskriften.

I samsvar med  Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-24 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "kommuneadvokat og fylkesadvokat "

1. Registre eller arkiver for presedenssaker
2. Erstatningssaker på det offentligrettslige området, inkl. saker i forbindelse med billighetserstatning.

I samsvar med Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-24 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "administrative tjenester "

I samsvar med Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-24 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "administrative tjenester ";

6) Administrative tjenester

a) Anskaffelse

• anskaffelsesstrategi
• anskaffelsesreglement
• retningslinjer og standarder
• behovsanalyse
• anskaffelsesprotokoll
• antatte tilbud.

b) Arkiv

• arkivdanning og rutiner, herunder arkivplaner, konfigurasjonsdokumenter, klassifikasjonssystemer
• bevarings- og kassasjonsvedtak og -planer, bevarings- og kassasjonslister.

c) Informasjons- og kommunikasjonsteknologi

• dokumentasjon om strategisk planlegging, styring og utvikling av IKT-området, herunder IKT-strategi, IKT-policy, IKT-plan
• dokumentasjon om utvikling av nye IKT-løsninger

d) Kommunikasjons- og informasjonsarbeid

• dokumentasjon om planlegging og styring av kommunikasjonsområdet, herunder utarbeidelse av kommunikasjonsstrategier og -planer, utarbeidelse av regler og retningslinjer for kommunikasjon internt og eksternt, medieveiledning, egenproduserte publikasjoner med forarbeider.