Som leder er det ditt ansvar å følge opp alle restanser på din avdeling. Restanser i sak/- arkivsystemet er alle dokumenter som ikke er besvart eller avskrevet av saksbehandler med ansvar for dokumentene.

Henvendelser til Rauma kommune skal besvares uten ugrunnet opphold, jf. forvaltningsloven § 11 a, og normalt innen 21 dager.

Restanseoppfølging skal foregå rutinemessig.

Du finner en oversikt over alle ubesvarte innkommende dokumenter på din avdeling under skrivebordsfanen Dokumentoversikt. 1. Velg Restanseliste fra rullegardinmenyen Vis, velg overordnet avdeling fra Org.enhet og huk av for Inkluder underliggende organisasjonsenheter. Trykk Søk:

Restanselisten lister opp alle ubesvarte dokumenter tilhørende din avdeling.  Dokumentene er sortert fra nyeste til eldste. Bruk kolonnen Mottatt dato for å vise de eldste ubesvarte dokumentene først. Kolonnen Mottaker viser hvem som er ansvarlig for å besvare eller avskrive det 
innkommende dokumentet.

Restansene dine finner du i listen Mine ubesvarte dokumenter under fanen Innkommende:

I denne listen finner du alle dokumenter du har mottatt fra eksterne parter, og alle interne notat med oppfølging som du har mottatt fra andre saksbehandlere i kommunen. 

Alle dokumentene i denne listen skal enten besvares med et eget utgående brev, eller avskrives med kode. Å avskrive med kode betyr at du bekrefter at dokumentet er mottatt, men at det ikke krever et svar i form av et utgående dokument.

Besvar alltid det innkommende dokumentet ved å bruke Besvar-funksjonen, enten direkte fra listen Mine ubesvarte dokumenter, eller direkte fra det innkommende dokumentet. Ikke opprett et frittstående utgående dokument. Det innkommende dokumentet vil da ikke bli registeret som besvart og vil forbli en restanse i listen Mine ubesvarte dokumenter. : I det du trykker besvar vil det innkommende dokumentet forsvinne fra listen Mine ubesvarte dokument. Det innkommende dokumentet du besvarer vil imidlertid alltid være å finne i saken det tilhører.

Listen Mine ubesvarte dokumenter har også en fane som heter Kopier. Her listes alle dokumenter hvor du er satt som kopimottaker. For å fjerne kopimottakene fra denne listen må du markere dokumentene som Lest:

Alle utgående dokumenter og interne notater som du oppretter, må ferdigstilles. Dokumentene ferdigstilles ved at du ekspederer dokumentene. 

Alle utgående dokumenter og interne notater som du har opprettet, men ikke har ekspedert og sendt til mottaker, finner du i listen Mine dokumenter under arbeid under skrivebordsfanen Under arbeid:

 Alle dokumenter du finner i denne listen, er dokumenter som ikke er sendt til mottaker. Merk at dokumentene fjernes fra listen når du ekspederer dem. Dokumentene er alltid å finne i sakene de tilhører.

Du kan ekspedere direkte fra listen ved å markere dokumentet og velge Ekspeder. Trykk på fil-ikonet til venstre for dokumenttittelen for å forhåndsvise dokumentfilen.

Du kan åpne dokumentfilen i redigeringsmodus ved å markere dokumentet og velge Rediger fil. Dokumentfilene åpnes da i Microsoft Word. 

Du kan også alltid forhåndsvise, redigerer og ekspedere dokumentfilene direkte fra selve dokumentet. Du åpner dokumentet ved å trykke på dokumenttittelen.