Du kan arkivere både innkommende og utgående e-poster fra Outlook i P360. Merk at dette kun gjelder fra “gamle” Outlook, da nye Outlook foreløpig ikke er kompatibel med P360.
For å arkivere en e-post må du ha en saksmappe å arkivere den i. I eksempelet her brukes mappen Test av diverse i 360 med saksnummer 20/00140.
Hvis du har to skjermer, kan du ha P360 oppe på den ene skjermen og Outlook oppe på den andre. Bruker du en liten skjerm, har du Outlook åpen delvis over P360.
Du kan klikke på en e-post i Outlook og dra den over til webdelen Dokumenter i P360. Her er en innkommende e-post i innboksen. Dra og slipp e-posten over Dokumenter:
I neste bilde klikker du på Saksdokument (standard kategori) og huker av foran Dokument inn. Klikk deretter på OK:
I neste bilde vil du se at e-posten som saksdokument i P360 automatisk arver informasjon fra saksmappen som den registreres inn i. Tilgangskode og tilgangsgruppe arves fra saken. Tittel og avsender blir automatisk den samme som i selve e-posten i Outlook.
Du må ta stilling til om tilgangskode og tilgangsgruppe er riktig, og du kan selv endre tittel (dette kan være aktuelt hvis tittelen på e-posten du arkiverer ikke er beskrivende for innholdet).
Klikk på Fullfør når du er klar til å arkivere e-posten.
For å arkivere en utgående e-post fra Outlook, bruker du samme fremgangsmåte som over. Dra ønsket e-post over i P360 fra Sendte elementer og arkiver e-posten som et Saksdokument og Dokument ut:
