Signerte sak- og arkivkontrakt for ROR-kommunene

 Arne Sverre Dahl signerer avtalen for ROR-IKT. Tv: Fred Gjørtz, ROR-IKT - Klikk for stort bilde Styret i ROR-IKT fattet vedtak om anskaffelse av et felles saks- og arkivsystem for Molde, Vestnes, Rauma, Aukra og Midsund. Løsningen er basert på Elements, som er et helt nytt skybasert system fra EVRY. 

Publisert av Arnt Olav Hønsvik Herjehagen. Sist endret 09.11.2017

Etter omfattende forhandlinger ble kontrakt mellom EVRY og ROR-IKT ble formelt signert 23. oktober 2017.

Prosjektet vurderte tilbud fra alle de tre store leverandørene i dette markedet. EVRY vant anbudskonkurransen foran Acos og Tieto, basert på en samlet vurdering av funksjonalitet og pris.

Avtalen går over en periode på inntil 12 år og har en verdi på 15-18 millioner kroner avhengig av utviklingen i antallet brukere og hvilke opsjoner som velges tatt bruk.

 

Hvorfor nytt system?

Målet med å anskaffe et nytt og felles saks- og arkivsystem er å effektivisere organisasjonene, og å kunne tilby moderne digitale tjenester og yte bedre service til innbyggere og samarbeidspartnere. Løsningen skal ivareta samhandling mellom sak- arkivsystemet og andre fagsystemer og legge til rette for elektronisk samhandling mellom kommunene og eksterne aktører, både offentlige og private.

Det nye felles systemet skal gradvis tas i bruk i løpet av 2018, med ulike lanseringstidspunkter for hver av medlemskommunene. Vestnes kommune blir først ut, med planlagt oppstart i mars 2018.

 

Målene for prosjektet er:

  • Løsningen skal bidra til økt effektivitet og kvalitet i saksbehandling for alle interessenter og brukere.
  • Løsningen skal i stor grad støtte opp om automatisert saksbehandling.
  • Løsningen skal bidra til at arkivverdig materiale i kommunene blir arkivert i henhold til lover og forskrifter.
  • Løsningen skal ha et grafisk grensesnitt som fremstår brukervennlig og intuitivt.
  • Løsningen skal danne grunnlaget for kommende digitalisering i kommunene.

     

Hva skjer videre?

Forberedelser til bytte av system er allerede i gang, med arkivfaglige og tekniske forberedelser. Videre legges det opp til et omfattende opplæringsprogram, valg av pilotkommune/prøvedrift, test og godkjenning osv. Det må vurderes om rutiner og arbeidsprosesser skal endres, og det må gjøres mye jobb med å lage nye standardtekster og maler. Alle enheter, brukere og roller i det nye systemet må også settes opp.

 

I kommunene må det gjennomføres en utfasing av gamle systemer og overføring av gamle dokumenter slik at det blir et skarpt skille for bruk av gammelt og nytt system. Det er også krav til at hver av kommunene oppretter en lokal prosjektorganisasjon for å ta imot det nye systemet og delta i testing og godkjenningsprøver, og sørge for overlevering til egne brukere.

 

Fant du det du lette etter?
 
Login for redigering