Bevaring og kassasjon

Bevarings- og kassasjonsreglene utgjør et minimumskrav og angir hvilke sakstyper som ikke kan kasseres.

Kodeforklaring: B = bevares, K = kasseres.

All dokumentasjon som ikke er nevnt her kan kasseres, men må være gjenstand for vurdering først. Kommunen har ansvar for å vurdere hva som er tilstrekkelig oppbevaringstid for kassabelt materiale i samsvar med juridisk og administrativt behov.

Bevarings- og kassasjonsreglene er medieuavhengig og uavhengig av arkivnøkler - de omfatter alt arkivmateriale, inkludert saks- og arkivsystem, fagsystem, papirarkiv, e-post, SMS m.m.

§ 31. Helse, miljø og tryggleik, §32. Personalforvaltning og § 33. Tilsette i kommunen eller fylkeskommunen

§ 31. Helse, miljø og tryggleik

Følgjande dokumentasjon om helse, miljø og tryggleik skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld organisering av arbeidet med helse, miljø og tryggleik i kommunen eller fylkeskommunen

b. dokumentasjon som gjeld utarbeiding og utvikling av instruksar og retningsliner for arbeidet med helse, miljø og tryggleik, og evalueringar

c. dokumentasjon som viser korleis kommunen eller fylkeskommunen har handtert saker som gjeld konfliktar og varsling.

§ 32. Personalforvaltning

Følgjande dokumentasjon om personalforvaltninga skal takast vare på for ettertida:

a. strategiske planar, lokal personalpolitikk, lokale avtaler mellom arbeidsgivar og arbeidstakarar, interne instruksar, retningsliner og anna dokumentasjon som gjeld planlegging, leiing, styring og evaluering av personalfunksjonen

b. dokumentasjon om saker som er blitt handsama i administrasjonsutvalet

c. kunngjering av stillingar, utvida søkjarliste, innstilling, protokollar og møtereferat frå innstillings- og tilsetjingsmakt, klagar på tilsetjing og annan dokumentasjon som gjeld arbeidet med rekruttering og tilsetjing

d. opplæringsplanar, referat frå kompetanseutval og annan dokumentasjon som gjeld kompetanseutvikling og opplæring

§ 33. Tilsette i kommunen eller fylkeskommunen

Følgjande dokumentasjon om dei tilsette i kommunen eller fylkeskommunen skal takast vare på for ettertida:

a. stillingssøknaden frå den som blir tilsett, brev om tilsetjing og arbeidsavtale, klage på tilsetjing

b. dokumentasjon om kompetanseutvikling som har noko å seie for løns- og tilsetjingstilhøva til den tilsette

c. dokumentasjon om løn, godtgjeringar og permisjonar som har noko å seie for pensjonstilhøva til den tilsette

d. dokumentasjon om oppfølging i samband med sjukemelding dersom saka er har noko å seie for dei langvarige teneste- og pensjonstilhøva til den tilsette

e. dokumentasjon som gjeld yrkesskadar og oppfølging etter yrkesskadar

f. dokumentasjon som gjeld omplassering, tenestepåbod og fortrinnsrett

g. dokumentasjon om reaksjon mot den tilsette knytt til utøving av tenesta dersom saka fører til rettsleg prøving eller får konsekvensar for tilsetjingstilhøvet

h. dokumentasjon om avslutning av arbeidstilhøve

Ansatte i kommune og fylkeskommune
Dokumenttype	Lovverk	B/K	År	Merknad
Strategiske planer	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav a	B
Lokal personalpolitikk	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav a	B
Lokal seniorpolitikk	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav a	B
Lokale avtaler mellom arbeidsgivar og arbeidstakar	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav a	B
Styringsdokument	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav a	B
Interne instruksar, retningslinjer, evalueringar	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav a	B
Lønsforhandlingar, protokoller	Bevarast – ingen heimel	B		Underlagsmateri-ale frå lønsforhandlingar kan kasserast
Saker handsama i Administrasjons-utvalet	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav b	B
Saker handsama i Arbeidsmiljøutvalet	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav a	B
Årsrapport frå arbeidsmiljøutvalet	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav a	B
Medarbeidarunder-søking / brukarundersøking	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav b	B
Protokoll frå vernerunde	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav b	B
Handlingsplan etter vernerunde	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav b	B
Rutine for varsling av kritikkverdige forhold / avvikshandtering	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav c	B
Avvikrapportar det fysiske / psykososiale arbeidsmiljøet / HMS	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav c	B
Tiltak etter avvik / varsling	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav c	B
Bestilling av ergonomisk arbeidsplassvurdering		K	10
Rapport etter ergonomisk arbeidsplassvurdering		K	10
Kompetanseutvikling og opplæring (opplæringsplaner, referat frå kompetanseutval)	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav d	B		Dokumentasjon på arbeidsgivars ansvar for kompetanse-utvikling
Dokumentasjon frå interne og eksterne kurs (planlegging og gjennomføring)		K	10	Her og introduksjonspro-grammer, opplæring av nytilsette
Invitasjon til kurs, opplæring og liknande.		K	5
Melding om ledig stilling		K	10
Utlysing intern og ekstern	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav c	B
Utvida søkjarliste	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav c	B
Enkel søkjarliste		K	10
Stadfesting av motteken søknad		K	10
Innkalling til intervju		K	10
Innstilling av kandidatar	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav c	B
Tilbod på stilling - tilsetjingsbrev	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav a	B
Tek imot stilling	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav a	B
Tek ikkje imot stilling		B		Vert tilrådd bevart
Notat frå referansesjekk	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav c	B		Grunnlagsmate-riale for innstilling.
Avslag – melding om tilsetjing i stilling		K	10
Søknad på stilling	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav c	B
Søknad med vedlegg til personar som ikkje er tilsett		K	10
Klage på tilsetting	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav a	B
Evaluering av lærling, informasjon om fagprøve, lærekontrakt, heving av lærekontrakt		B		Vert tilrådd bevart
Interne retningsliner for tildeling og bruk av velferdsmidlar (søknader, vedtak, protokollar)		K	10
Planlegging og gjennomføring av velferdstiltak for tilsette		K	10
Arbeidsavtale	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav a	B
Leiaravtale	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav a	B
Leiaravtale oppfølging (referat frå leiarsamtale)	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav b	B
Stadfesting av motteken politiattest	Kan ha rettsleg verdi	B		Vert tilrådd bevart
Fullmakt for opning av personleg adressert post		K		Kassasjon når den tilsette sluttar
Konstituering	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav a	B
Tenestebevis / arbeidsattest	Ingen heimel	B		Vert tilrådd bevart
Fastsetjing av lønsansiennitet	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav b	B		Kan ha mykje å seie for den tilsette sitt pensjonsforhold
Underskriven rutine for handtering av pengar for brukarar i pleie og omsorg		K	1	Kassasjon 1 år etter den tilsette har slutta
Fullmakt til legemiddelhandtering	Bevaras – ingen heimel	B		Vert tilrådd bevart
Uttak av seniortiltak	Bevaringsforskrifta § 32, bokstav a	B
Medarbeidarsamtale		K		Er av administrativ kortvarig verdi, og berre ein samtale mellom leiar og den tilsette. Skal ikkje oppbevarast i personalarkiv.
Utviklingsplan / oppfølgingsplan (måloppnåing)	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav b	B
Kompetanseutvikling – kopi av fagbrev, kursbevis, vitnemål	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav b	B
Lønn og godtgjersle	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav c	B		Som har mykje å seie for den tilsette sitt pensjonsforhold
Permisjon	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav c	B		Som har mykje å seie for den tilsette sitt pensjonsforhold
Oppfølging i forbindelse med sjukefråvær (referat frå møte, rapport om oppfølging, oppfølgingsplan)	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav d	B		Om det har mykje å seie for den tilsette sitt langvarige tenesteforhald og pensjonsforhold
Yrkesskade – dokumentasjon og oppfølging (skademelding)	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav e	B
Omplassering , byte av arbeidsstad, beordring, fortrinnsrett	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav f	B
Personalsak - disiplinærsaker	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav g	B		Der sak fører til rettsleg prøving eller får konsekvensar for den tilsette arbeidstilhøve.
Personalsak - disiplinærsaker		K	10	Ordensstraff som ikkje får konsekvensar for den tilsette arbeidstilhøve.
Erstatning for tap av klede		K	10	Søknad om erstatning for tap av klede på arbeidsplass
Søknad om stønad til etter og vidareutdanning	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav b	B		Kompetanseutvik-ling som har mykje å seie for den tilsette sitt løn og tilsetjingstilhøve
Søknad om stønad til å delta på ikkje pålagt utdanning	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav b	B		Kompetanseutvik-ling som har mykje å seie for den tilsette sitt løn og tilsetjingstilhøve
Avviksmelding – psykososiale / fysiske arbeidsmiljø, varsling om kritikkverdige forhold	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav g	B		Kassasjon om varsel er ugrunna eller uriktig
Melding om tilfelle av vald frå brukar	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav c	B
Melding om tilløp til vald på arbeidsplassen	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav c	B
Melding om ulykke/tilløp til ulykke på arbeidsstaden	Bevaringsforskrifta § 31, bokstav c	B		Skademelding
Refusjon av utgifter til databrille, arbeidstøy m.m.		K	10
AKAN-tiltak (innkalling til møte, møtereferat, prøvesvar frå blodprøvar, avtaler om AKAN-tiltak)		K		Kan kasserast etter at avtalen er opphøyrt under føresetnad av at det ikkje har utvikla seg til ein ordinær personalsak.
Forskot, overføring og endring av ferie (ferieplanar)		K	10
Oppseiing av stilling - avslutning av arbeidstilhøve	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav h	B
Pensjon (type pensjon AFP, uføre, attføring)	Bevaringsforskrifta § 33, bokstav c	B
Utbetaling for mykje løn/trekk i løn		K	10
Eigenmelding		K	10
Sjukemelding		K	10
Legeerklæring		K	10
Fadderordning		K	10
Avtaler om tenestetelefon, breiband, internett m.m.		K	10
Registrering og kontroll av arbeidstid		K	3
Reisegodtgjersle, flyttegodtgjersle, bilgodtgjersle		K	10

§ 34. Folkevalde

Følgjande dokumentasjon om folkevalde skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld satsar for godtgjering

b. dokumentasjon om pensjonsordningar

c. avtaler med folkevalde

d. dokumentasjon som gjeld tilhøve som er har noko å seie for pensjonsrettane til dei folkevalde

e. dokumentasjon som gjeld fritak eller suspensjon frå verv

Folkevalgte
Dokumenttype	Lovverk	B/K	År	Merknad
Opplæring for folkevalde (dokumentasjon)		K	10
Fritak frå politiske verv	Bevaringsforskrifta § 34. bokstav e	B
Suspensjon frå politiske verv	Bevaringsforskrifta § 34. bokstav e	B
Val av medlemmar til ulike utval og nemnder – melding om vedtak		K	10	Vedtak vert bevart i protokoll frå kommunestyret
Satsar for møtegodtgjersle til folkevalde	Bevaringsforskrifta § 34. bokstav a	B		Satsar bevarast, grunnlagsmateri-ale for utbetaling som for eksempel tapt arbeidsforteneste vert kassert.
Avtaler med folkevalde, teiepliktskjema	Bevaringsforskrifta § 34. bokstav c	B
Pensjonsordningar	Bevaringsforskrifta § 34. bokstav b	B		Gjeld hovudsakleg ordførar

Sist endret 16.03.2026 14.31

Dokumentasjonsplan for Rauma kommune

Snarveier

Bevaring og kassasjon

Bevaring og kassasjon

§ 31. Helse, miljø og tryggleik

§ 32. Personalforvaltning

§ 33. Tilsette i kommunen eller fylkeskommunen