1. Formål med Innsynsbegjæring

Formålet med innsynsbegjæringen er å sikre at forespørselen blir registrert korrekt og besvart innen fastsatte frister. Dette første steget er avgjørende for at organisasjonen kan håndtere innsynsbegjæringen på en profesjonell måte. Det må vurderes om henvendelsen er et innsynskrav, et generelt spørsmål, eller en pressehenvendelse. Hvis henvendelsen ikke klassifiseres som et innsynskrav, skal den håndteres etter vanlige regler for arkivering og behandling av forespørslene.

Lov- og regelverk
•    Offentleglova regulerer retten til innsyn.
•    Innsyn gjelder eksisterende dokumenter – ikke generelle spørsmål.
•    Unntak gjelder taushetsplikt, konkurransehensyn, interne dokumenter m.m.
•    Klager kan sendes til Statsforvalteren.

2. Ansvar/Virkeområde

Et innsynskrav kan fremsettes både muntlig og skriftlig. I Rauma kommunen har alle ansatte og ledere mulighet til å motta innsynsbegjæringer, noe som medfører et ansvar for å håndtere disse på en korrekt måte, slik at de blir håndtert effektivt og i henhold til gjeldende lovverk.

3. Beskrivelse for behandling av innsynsbegjæringer

I hjelpefunksjonen for Public 360 finner du informasjon om hvordan du skal behandle innsynskrav rent praktisk i Public 360.
Trykk på spørsmålstegnet helt øverst, som vist med rød sirkel på bildet:

Skriv «Innsyn» enten under stikkord eller søk:

Steg 1 – Motta og registrere

• Innsyn kan mottas muntlig eller skriftlig.
• Må raskt registreres i 360.
• Arkiv sender videre til riktig seksjon og saksbehandler.
• Skal behandles så raskt som mulig, helst samme dag – senest 5 dager.

Steg 2 – Tolke og sende mottakssvar

• Avklar hva som faktisk bes om.
• Send enten: 
  • svar samme dag, eller
  • bekreftelse og informasjon om at svar kommer innen 1–3 dager.

• Foreløpig svar ved behov for utvidet tid.

Steg 3 – Orientere nærmeste leder / kommunedirektør

• Vurder om saken har strategisk betydning eller mulig medieinteresse.
• Ledere skal holdes orientert.
• Større saker tas opp med kommune direktør.

Steg 4 – Behandle innsynet

• Finn alle relevante dokumenter.
• Vurder: 
  • innsyn
  • delvis innsyn (sladding)
  • avslag med hjemmel.

• Plikt til å vurdere meroffentlighet i hvert tilfelle.

Steg 5 – Svar og journalføring

• Beslutning sendes avsender.
• Ved avslag/delvis avslag skal lovhjemmel oppgis, samt klagerett.
• Alle svar og vedlegg journalføres i 360.

Steg 6 – Rapportering og statistikk

• Service- og dokumentsenteret fører oversikt og statistikk.
• Brukes i årsrapporter og forbedringsarbeid.

4. Maler for svar

Dokumentet inneholder standardmaler for:

• innvilget innsyn
• delvis innsyn
• avslag

Maler ligger tilgjengelig i 360.

5. Service- og dokumentsenteret

• Har ansvar for å videreformidle eventuelle innsynsbegjæringer til riktig saksbehandler når innsynsbegjæringene kommer til postmottaket, og oppretter innsynssak.
• Bistår med rådgivning, sladding og vurderinger.