• Mottatte dokumenter skal plasseres midlertidig i avsatt posthylle i mottak. NB, ved søknader som krever umiddelbar behandling, nødhjelp og akuttbolig, skal søknaden leveres direkte til saksbehandler. Saksbehandler har da ansvar for at søknaden blir lagt til skanning i avsatt posthylle så snart som mulig.
• Dokumenter som er kommet inn til skanning skal skannes hver dag til fast tidspunkt. Det skal til enhver tid være en ansatt som har ansvar for oppgaven. Leder NAV Rauma har ansvar for å utarbeide en plan for ansvar.
• Etter at dokumentene er skannet inn har ansvarlig for skanning også ansvar for at dokumentene blir knyttet til rett person og at de blir videresendt til rett saksbehandler inne i Socio.
• Saksbehandler har ansvar for å kontrollere mottatt dokument i forhold til at det er knyttet til rett person og at dokumenttype er korrekt. Saksbehandler ferdigstiller så dokumentet slik at det er klart for elektronisk arkivering.
• Alle dokumenter som er ferdigstilt skal arkiveres elektronisk. Systemansvarlig har ansvar for denne oppgaven. Arkivering skal utføres ukentlig. Det blir utført stikkprøver i forhold til kvalitet på dokumentene som skal arkiveres.

Alle dokumenter som mottas pr papir vil bli lagret i minimum 3 måneder før de blir makulert. De oppbevares i denne perioden i eget låsbart arkivskap inne i sikker sone på NAV Rauma.

Systemansvarlig har ansvar for at det er tilgjengelig lagringsplass til dokumentene og for at dokumenter blir makulerte etter at 3 måneders perioden er over.

Alle brev som går ut fra Socio skal arkiveres elekronisk i Noark 5 godkjent kjerne

Følgende arbeidsoperasjoner skal sikre at alle dokumenter er forsvarlig håndtert:

• Saksbehandler i den enkelte sak har ansvar for å opprette dokumentet i Socio.
• Ved brev om vedtak skal vedtaksansvarlig kvalitetssikre dokumentet, og ferdigstille det for arkivering. Ved andre utgående brev er det saksbehandler selv som er ansvarlig for kvalitetssikring og ferdigstillelse av dokumentet.
• Alle dokumenter som er ferdigstilt skal arkiveres elektronisk. Systemansvarlig har ansvar for denne oppgaven. Arkivering skal utføres ukentlig.