• Tjenestene leverer dokumenter til dokumentsenteret for skanning.
• Postjournal, dokumenter skal merkes med Saksbehandler
• Pasientjournal, EPJ
• Ansatte ved dokumentsenteret skanner dokumentene og registrerer inn i postjournal i Profil daglig. De har ansvar for å sjekke lesbarheten, at korrekt antall sider en med i henhold til originaldokumentet og at dokumentet er i PDF-format
• Tjenestene er ansvarlig for å implementere rutiner for daglig sjekk av postjournal i sin tjeneste.
• Dokumentsenteret registrerer også inn dokumenter som skal arkiveres i EPJ (epikriser, tester, referater ol) Innskannede dokumenter blir lagt under plankategorien Skannede dokumenter, og registreres av tjenesten under Oversikt plan og rapport
• Originaldokumentene oppbevares i dokumentsenteret, og makuleres etter 3 mnd

• Tjenestene må daglig sjekke for innkommende post.
• Tjenestene har ansvar for å opprette sak og saksbehandle etter gjeldende rutiner, og ferdigstille dokumentene til arkivering
• Saksbehandler er ansvarlig for å sjekke arkivstatus i bildet i postjournal når den enkelte sak ferdigstilles
• En gang i uken kjører arkivansvarlig Profil avviksrapport for arkivet. Avvik blir formidlet til rett avdeling, og saksbehandler har ansvar for å rette feil.

• Ved retting av feil, evt legge til flere dokumenter i en sak, kan saksbehandler låse opp ferdigstillingen. Slike endringer blir logget i fagsystemet. Saken reåpnes i VS arkiv og status endres fra avsluttet til under behandling. Obs ca 5 minutter før VS Arkiv og Profil synkroniseres.
• Oppheves ferdigstillingen til dokumentet, vil posten fjerne seg fra VS arkiv, dette vil bli loggført i VS Arkiv. Muligheten for å åpne dokumenter er pr 02.11.17 lagt kun til Systemansvarlig Profil

Betalingstjenester avsluttes ikke før vederlagsberegninger er gjort og siste faktura er sendt ut. Når en pasient i institusjon dør, avsluttes tjenestene og pasientens status settes til død, som før. Pasientens dossiermappe i VS Arkiv blir derimot ikke lukket, den må være aktiv til etteroppgjøret er tatt året etter. Da må Arkivansvarlig Profil inn og avslutte mappen til pasienten. Kjør rapporten:

Brukerliste – Brukere gruppert på status. Status: Død

Dato avtalt med ansvarlig for etteroppgjør.

Arkivleder/Systemansvarlig:                      Liv Jorun Bårdsnes Horgheim

Arkivansvarlig Profil:                                  Caroline Helland

Har et overordna faglig ansvar for arkivet.

• Kontroll av dokument som blir arkivert
• Avvikskontroll
• Kjøre endringslogg/sporingslogg ved behov
• Opprette og vedlikeholde hovedarkiv
• Opprette og vedlikeholde arkivdel
• Autorisere for tilgang i arkiv opp mot roller
• Ta i mot og behandle feilmeldinger fra arkivleder og VS Arkiv ansvarlig profil som ikke lar seg løse lokalt.
• Kontaktperson mot visma vedrørende VS Arkiv
• Oppdatere VS Arkiv når det utvikles nye versjoner
• Opplæring i forhold til nye versjoner.

• Ansvarlig for opplæring i Helse og omsorg for berørte parter
• Kjøre avviksrapport månedlig
• Sørge for at saksbehandlingsrutiner er fastsatt og at de blir fulgt
• Lukke dossiermappene etter kjøring av etteroppgjør.

Når måned er passert, rapporteres det måneden etterpå med følgende frister:

1. Dag 7. Anvisningsfrist og frist for bilag
2. Dag 11. Rapport er tilgjengelig i virksomhetsrapport Framsikt.net økonomirapportering
3. Ni dager etter utlegging av rapport: Frist for kommentar til rapporten som skal:

• Gi en prognose for tjenesteområdet – dvs.  avvik fra nettobudsjett ved årets slutt uten tiltak/justering. Prognosen dannes på bakgrunn av en analyse av status pr. mnd. og videre forløp.
• Gi en opplysende kommentar til avvik:
• Varige eller kortvarige avvik?
• Feil periodisering?
• Årsaksforhold interne (egen produksjon, endring i antall brukere, hendelser)
• Andre årsaksforhold (eksterne,  lovendringer, vedtak, avtaler)
• Iverksatte og planlagte tiltak, og ventede effekter av disse

Vedvarende avvik fra budsjett skal budsjettetjusteres vha endring innenfor rammen (dvs. økning en plass skal motsvares av reduksjon en annen plass). Likeså ved periodiseringsfeil. Evt. budsjettjustering av tjenesteområdets ramme gjøres i forbindelse med tertialrapporteringen – i en egen sak. Men i utgangspunktet justeres ikke rammen.

• I hht økonomireglementet skal det rapporteres til kommunestyret hver tertial (per 30.04 og 31.08) og rapporten skal vise bla. om virksomheten holder seg innenfor vedtatt budsjettrammer, måloppnåelse samt HMS og internkontroll. Det skal også rapporteres særskilt på større investeringsprosjekt som avsluttes i perioden i forbindelse med tertialrapport

Følger samme rutine som månedsrapportering, men med forutgående gjennomgang med regnskapsavdelingen for å rydde regnskapet for feilkonteringer før rappportering.

Økonomioppfølging:

Ved større avviksprognoser, dvs. mer enn 3% avvik fra budsjett på netto tjenesteområderamme, innkaller økonomisjefen tjenesteområdeleder til samtale om plan for lukking av avviket.

Regnskapssjefen sender ut brev til tjenesteområdeledere i slutten av november med frister, oppgaver og plan for regnskapsgjennomganger

Det rapporteres på samme måte som ved månedsrapportering.

Regnskapssjefen leverer ferdig avlagt regnskap til revisjonen innen 22. februar i året etter regnskapsåret