Når du skal opprette en ny sak/saksmappe i P360, gjør du følgende:

Klikk på hamburgermenyen - de tre horisontale stripene - oppe i høyre hjørne:

Velg den sakstypen du vil opprette. Ikke alle ledere og saksbehandlere har tilgang til å opprette alle disse sakstypene, da noen av dem er begrenset av rollebaserte tilganger. Den vanlige sakstypen heter bare Sak:

For å opprette saken, må du gi den en tittel. Husk at tittelen skal være presis og beskrivende for innholdet i saken. Hvis saken skal være offentlig, kan du klikke på Fullfør-knappen:

Hvis du skal opprette en sak som er unntatt offentlighet, må du endre tilgangskoden til UO - Unntatt offentlighet (merk at unntatt offentlighet er eneste mulige valg på sakstypene Barn, Elev, Personal og Sensitiv).

Du må deretter velge en relevant paragraf, og en relevant tilgangsgruppe.

Paragrafen viser hvilken lovhjemmel du bruker for å unnta saken fra offentlighet; husk at alle dokumentene i forvaltningen i utgangspunktet er offentlige, og at du må ha lovhjemmel for å kunne unnta noe fra offentligheten.

Tilgangsgruppen begrenser tilgangen til saken. Hva som er riktig tilgangsgruppe vil variere med sakens innhold og hvem som skal ha tilgang. Det er derfor ikke lett å gi et generelt svar på det. Men som saksbehandler skal du bare kunne velge mellom tilgangsgrupper som er relevant for deg.

Du må også ta stilling til om sakens tittel og den offentlige tittelen skal være den samme. Tittelen blir synlig for de som har tilgang til saken, mens den offentlige tittelen vises for de som ikke har tilgang til saken og på den offentlige postjournalen. Skal tittel og offentlig være den samme, velger du Sett offentlig tittel lik tittel i feltet Valg for offentlig tittel. Skal det være forskjellig tittel og offentlig tittel, velger du Skriv inn offentlig tittel manuelt.

Når du er ferdig med feltene som er markert med en rød stjerne, klikker du Fullfør for å opprette saksmappa.

Noen ganger kan det være behov for å opprette en sensitiv sak i P360. Formålet med en sensitiv sak er å begrense tilgangen til saken, ved at det ikke er mulig å velge tilgangsgruppe.  I utgangspunktet vil da kun personen som oppretter saken og er ansvarlig for den, ha tilgang. Andre personer må spesifikt gis tilgang.

En sensitiv sak opprettes ved å klikke på hamburgermenyen - de tre horisontale streken - i øverste høyre hjørne:

Velg deretter Sensitiv sak

I sakstypen Sensitiv sak er det påkrevd å velge tilgangskoden UO - Unntatt offentlighet. Du må deretter velge en relevant paragraf som hjemmel for å unnta innholdet fra offentlighet. Deretter gir du saksmappen en tittel og tar stilling til om den offentlige tittelen skal være den samme, eller om du skal lage en annen offentlig tittel. Når dette er gjort, kan du klikke på Fullfør for å opprette saken:

Når saksmappen er opprettet, kan du opprette saksdokumenter i den på vanlig måte.

Men også tilgangen til saksdokumentene er begrenset ved at det ikke finnes noe felt for å legge inn tilgangsgruppe. For at andre ansatte skal få tilgang til hele mappen eller enkelte saksdokumenter,  må de derfor gis tilgang spesifikt.

Rettigheter til selve saken eller til enkelte saksdokumenter, gir du ved å klikke på knappen Mer til høyre i bildet og på Rettigheter:

I rettighetsmatrisen kan du se hvem som allerede har rettigheter, hva de har rettigheter til, og hvilken rolle rettighetene er knyttet til. Rettigheter som er gitt automatisk symboliseres med et hengelåssymbol, og disse rettighetene kan ikke endres/slettes.

På saksnivå kan du gi leserettigheter til alle dokumenter i saken, eller du kan gi videre rettigheter ved å klikke på Ny rettighet:

Du velger først om du vil rettigheter til en hel gruppe (dvs. tilgangsgruppe) eller en kontakt (dvs. enkeltperson). Deretter velger du om gruppen eller kontakten kun skal ha lesetilgang eller tilgang til å redigere.

Du har også mulighet til å huke av for Gi rettigheter, som gir gruppen eller kontakten tilgang til å gi rettigheter til saksmappen/saksdokumentene videre til andre grupper/personer. Det anbefales å være restriktiv med å gi slik tilgang, da du kan miste oversikten over hvem som har tilgang til dokumentene.

Klikk på OK for å aktivere rettighetene du vil gi:

Når du har opprettet en saksmappe, kan du begynne å gi den innhold. En fellesbetegnelse på innholdet i mappene er saksdokumenter. Dette kan være dokument inn, dokument ut, saksframlegg (politiske saker) eller interne notater. I et saksdokument ligger det en eller flere filer.

I en nyopprettet mappe vil webdelen Dokumenter som regel være lukket. Klikk på den for å åpne den:

Når Dokumenter er åpnet, kan du opprette nye dokumenter direkte fra saksmappa. Klikk på Nytt dokument og hold musepekeren over Dokument, klikk på Velg mal (det siste steget vises ikke i bildet under):

I neste bilde velger du hvilket type dokument du vil opprette:

Vi kan skille mellom å finne igjen saker/saksmapper som enten er under arbeid eller avsluttet.

En oversikt over saker som du har under arbeid, finner du igjen på startsiden i P360. Du kan alltid komme dit ved å klikke på Public 360-logoen i venstre hjørne:

På startsiden finner du fanen Under arbeid, og webdelen Mine åpne saker. Dette er en oversikt over saker hvor du selv står som ansvarlig person:

Saker som er avsluttet, finner du ikke igjen på denne oversikten. Du har fortsatt tilgang til å lese innholdet i avsluttede saker, men må da finne dem igjen ved å søke etter dem.

Det er mulig å prøve et søk i det globale søkefeltet, men det anbefales heller å klikke på Avansert søk og velge Sak. 

Her kan du snevre inn søket, ved f. eks å velge sakstype og søke på ansvarlig person, i tillegg til sakstittel:

Du kan bokmerke en mappe og lage en egen struktur for bokmerkede sider.  Klikk på knappen Legg til bokmerke i saken du vil legge til som favoritt:

Når saken er bokmerket, finner du den igjen ved å klikke på Bokmerker i venstre marg. Her kan du organisere en egen mappestruktur:

Når du er ferdig med en saksmappe - for eksempel fordi saken er ferdigbehandlet (vanlig sak) eller en ansatt har sluttet (personalmappe) - skal du avslutte den.

Det kan du gjøre på en av to måter:

Klikk deg inn i den aktuelle mappa, og klikk deretter på Angi status:

Klikk på AS - Avsluttet av saksbehandler, og deretter på OK:

Tilgangen til å opprette personalmapper, barnemapper og elevmapper er rollestyrt:

Personalmapper kan opprettes av personer med lederrolle og saksbehandlere lønn og personal

Barnemapper kan opprettes av barnehagestyrere og barnehagesjef

Elevmapper kan opprettes av rektorer og skolesjef

Hvis du har tilgang, oppretter du en slik type mappe på samme måte som en vanlig saksmappe.

Klikk på menysymbolet øverst til høyre:

Velg sakstype Personal:

I neste bilde må du gjøre noen valg og fylle ut enkelte felter.

Du må velge tilgangskode UO - Unntatt offentlighet og så velger du den øverste paragrafen - § 13 pkt 1 i forvaltningsloven, som gjelder taushetsplikt for personlige opplysninger.

Deretter må du velge riktig tilgangsgruppe. Viktig: Tilgangsgrupper i personalmapper skal alltid starte med ordet Personaltilgang - dette sikrer at kun ledere med personalansvar og saksbehandlerne i lønn og personal har tilgang til mappene.

I tittelfeltet skrives informasjon om den ansatte i følgende rekkefølge: Personalmappe Fødselsnummer Etternavn Fornavn Avdelingstilhørighet.

I feltet Offentlig tittel skriver du kun Personalmappe. Dette sikrer at det står det samme på hver mappe og at uvedkommende dermed ikke kan vite hvem sin personalmappe det er.

Å skrive inn fødselsnummer er ikke obligatorisk, men har du nummeret for hånden, skriver du det inn i feltet FNR.

Klikk på Fullfør for å opprette personalmappen.

Mangler du den ansattes fødselsnummer når du skal skrive tittelen på en saksmappe?

Du har tilgang til privatpersoners fødselsnummer i P360. Hvis personen allerede ligger i kontaktregisteret, kan du søke opp vedkommende. Finnes ikke personen i kontaktregisteret, må vedkommende importeres.

Søk opp kontakt i P360

Klikk på Avansert søk og Kontakt:

Klikk på fanen Utvidet søk, velg Privatperson som Kontakttype og skriv inn personens navn i feltet Søkenavn. Klikk på den blå knappen Søk.

I dette eksempelet får vi ett treff som søkeresultat. Klikk på personens navn for å se informasjon om vedkommende:

I webdelen Kontakter ser du personlig informasjon om personen, blant annet fødselsnummeret (her delvis sladdet):

Importere ny kontakt

Klikk på menysymbolet i høyre hjørne:

Klikk på Privatperson:

Klikk på Importer fra Folkeregisteret:

I feltet Søk i Folkeregisteret søker på personens navn. Du kan også søke på vedkommende bosted for å snevre inn søket. Når du finner rett person, klikk på vedkommende for å legge hen til. Klikk på Importer kontakt: