Arkivdokumenter på papir skal beskyttes mot skade og nedbrytning, for å bevare informasjon og sammenheng i arkivet. Arkiv skal derfor oppbevares i lokaler som beskytter mot ytre påvirkninger (vann, brann, fukt, skadedyr, uautorisert tilgang). Kontorer hvor dokumenter oppbevares som del av løpende saksbehandling er ikke arkivlokaler.
Det skilles mellom vanlige arkivrom og spesialrom som stiller strengere krav. Vanlige arkivrom kan brukes når bortsettingsarkiver fortsatt blir brukt av og til. Spesialrom for arkiv er regulert av strengere krav, og brukes når bortsatte saker brukes sjeldnere eller skal deponeres for langtidsbevaring.
Bygningstekniske krav som skal tas hensyn til i et arkivlokale er for eksempel brannmotstandsevne, bæreevne i gulv og reoler, romtemperatur og fuktighet. Generelt skal arkivmateriale beskyttes mot ytre påvirkning som vannskade, brann, fysisk og kjemisk aldring, samt uautorisert adgang og innsyn (informasjonssikkerhet).
Rauma kommune har fortsatt arkivmateriale på papir i sine lokaler, men det jobbes kontinuerlig for å avlevere dette materialet til langtidsdeponering hos Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKAMR) i Ålesund. IKAMR har ansvar for å ordne arkivmateriale som fortsatt ikke er ordnet, iht. til inngått avtale med Rauma kommune.
Den opprinnelige orden i arkivet skal bevares, hvis den finnes. Ordningen starter med grovsortering etter arkivserier (eks. korrespondanse, protokoller, regnskap), og hver serie finordnes deretter kronologisk, alfabetisk eller etter sak.
Oppbevaringsemballasjen (esker, bokser, mapper) for arkivmaterialet skal også være i henhold til anbefalte ISO-standarder. Ved ordning av arkiv skal gjenstander som kan skade arkivmaterialet fjernes, som for eksempel binders, plastlommer, spiralinnbindinger, gummistrikker.
Etter ordning skal det føres en digital liste/avleveringsliste, som viser innholdet i hver boks/omslag. Det er gjerne tilstrekkelig å listeføre bokser snarere enn hvert dokument.
Arkivlova § 5. Arkivplikta
Arkivforskrifta § 10. Krav til sikring av lagringsmedium for arkiv:
Lagringsmedium for arkiv skal oppbevarast slik at dei alltid er verna mot
a. vatn og fukt
b. brann, spreiing av brann og skadeleg varme
c. skadeleg klima- og miljøpåverknad som mugg, skadedyr og liknande
d. skadeverk, innbrot og ikkje-autorisert tilgang.
For analoge arkiv som skal takast vare på for ettertida, gjeld i tillegg desse krava:
a. Lysnivå, temperaturar og verdiar for luftfukt i lokalet skal vere såleis tilpassa at lagringsmedium og dokumentasjon held seg best mogleg.
b. Lokalet skal ikkje ha vindauge dersom det kan setje tryggleiken til arkiva i fare.
c. Lokalet skal vere særleg utrusta for å hindre at brann oppstår og spreier seg der inne, og for å hindre at brann på utsida spreier seg til lokalet.
d. Arkiva skal plasserast på reolar, minimum 10 cm frå golv og yttervegg.
e. Golv og reolar skal vere laga for å tole vekta av arkiva.
f. Lokalet skal ha fast tilsyn og reinhald.
Det skal setjast i verk tiltak med det same dersom det oppstår risiko for at arkiv kan bli skadde. Oppståtte skadar på arkiv skal utbetrast så langt det er mogleg.
Gjelder all digital og analog dokumentasjon i kommunen.
- Fagansvarlig for dokumentasjon har overordnet ansvar for arkivplanen og for at rutiner følges.
- Systemeier/IT har ansvar for drift, sikkerhetskopiering, tilgangstyring og teknisk dokumentasjon.
- Saksbehandler har ansvar for riktig registrering og merking av dokumenter i systemet.
Tiltak for beskyttelse og informasjonssikkerhet:
Rauma kommune skal ha rutiner for tilgangsstyring, autentisering, tildeling og ajourhold av brukerrettigheter, skjerming/gradering, kryptering og sikkerhetskopiering.
Rutinene skal beskrive hvem som har ansvar for tilgang og for endringer, og hvordan dokumentenes integritet og tilgjengelighet ivaretas.
Rauma kommune har avtale med Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKAMR) om deponering av arkivmateriale. Ved deponering beholdes råderett hos arkiveier (kommunen), mens depotet overtar ansvar for bevaring ved avlevering.
Følg veileder for overføring av elektroniske arkiver og krav til pakking/arkivuttrekk.