Arkivlova § 5. Arkivplikta

Arkivforskrifta § 5. Krav til informasjonssystem

Arkivforskrifta § 7. Vedlikehald av digitale arkiv

Eit organ skal halde dokumentasjonen i digitale arkiv ved like, slik at informasjonen er sikra og forvalta i tråd med arkivlova § 5.

Dersom det er påkravd å flytte dokumentasjon til nye lagringsmedium, konvertere dokumentasjon til nye digitale format, ta i bruk nye applikasjonar og standardar for strukturering og utveksling av informasjon eller liknande, skal organet syte for at informasjonen ikkje tapar seg. Organet skal mellom anna sikre at

1. informasjon som i utgangspunktet var leseleg for menneske, framleis er leseleg for menneske etter vedlikehaldet
2. informasjon som i utgangspunktet var maskinleseleg, framleis er maskinleseleg etter vedlikehaldet
3. metadata som viser opphavet til informasjonen, og korleis sakshandsaminga og oppgåveløysinga har foregått, ikkje blir borte eller forringa
4. eigenskapar ved dokumentasjonen som gjer søk, kopling og samanstilling mogleg, blir oppretthaldne.
    

§ 10. Krav til sikring av lagringsmedium for arkiv:

Lagringsmedium for arkiv skal oppbevarast slik at dei alltid er verna mot

1. vatn og fukt
2. brann, spreiing av brann og skadeleg varme
3. skadeleg klima- og miljøpåverknad som mugg, skadedyr og liknande
4. skadeverk, innbrot og ikkje-autorisert tilgang.
    

For analoge arkiv som skal takast vare på for ettertida, gjeld i tillegg desse krava:

1. Lysnivå, temperaturar og verdiar for luftfukt i lokalet skal vere såleis tilpassa at lagringsmedium og dokumentasjon held seg best mogleg.
2. Lokalet skal ikkje ha vindauge dersom det kan setje tryggleiken til arkiva i fare.
3. Lokalet skal vere særleg utrusta for å hindre at brann oppstår og spreier seg der inne, og for å hindre at brann på utsida spreier seg til lokalet.
4. Arkiva skal plasserast på reolar, minimum 10 cm frå golv og yttervegg.
5. Golv og reolar skal vere laga for å tole vekta av arkiva.
6. Lokalet skal ha fast tilsyn og reinhald.
    

Det skal setjast i verk tiltak med det same dersom det oppstår risiko for at arkiv kan bli skadde. Oppståtte skadar på arkiv skal utbetrast så langt det er mogleg.

Gjelder for all elektronisk dokumentasjon og journalførte data i virksomhetens informasjonssystemer, samt digitaliserte papirdokumenter.

Gjelder alle lagringsmedier som benyttes (lokal server, nettsky, arkivsystem). All dokumentasjon skal lagres i godkjente arkivformater. Produksjons- og arkivformat for ulike dokumenttyper skal dokumenteres. Ved langtidsbevaring benyttes formater som er godkjent for formålet.

• Fagansvarlig for dokumentasjon har overordnet ansvar for arkivplanen og for at rutiner følges
• Systemeier/IT har ansvar for drift, sikkerhetskopiering, tilgangsstyring og teknisk dokumentasjon
• Saksbehandler har ansvar for riktig registrering og merking av dokumenter i systemet

Tiltak for beskyttelse og informasjonssikkerhet:

Rauma kommune skal ha rutiner for tilgangsstyring, autentisering, tildeling og ajourhold av brukerrettigheter, skjerming/gradering, kryptering og sikkerhetskopiering.

Rutinene skal beskrive hvem som har ansvar for tilgang og for endringer, og hvordan dokumentenes integritet og tilgjengelighet ivaretas.