• Kommunen plikter som offentlig organ å ha arkiv, etter paragraf 5 i arkivlova.
• Det øverste ansvaret for kommunens arkiv ligger hos kommunedirektøren, etter kommuneloven paragraf 25-1. Det innebærer å sikre at arkivet skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid, og at arkivarbeidet omfattes av organets internkontroll (arkivforskriftas paragraf 13 andre ledd).
• Kommunedirektøren delegerer det operative ansvaret for arkivtjenesten til fagansvarlig for dokumentasjon. Fagansvarlig for dokumentasjon har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen, og er faglig overordnet i arkivarbeidet. Arkivleder rapporterer til nærmeste leder.

Hver enkelt kommunalsjef/virksomhetsleder/avdelingsleder har ansvaret for at saksbehandlingen og dokumenthåndteringen i deres virksomhet/stab skjer etter gjeldende lover, forskrifter og rutiner.

Den saksbehandler/virksomhet/stab som er ansvarlig for behandlingen av en sak, har ansvaret for å ta vare på arkivmateriell under hele saksbehandlingen, og videre sørge for at de til enhver til gjeldende rutiner for arkivlegging/avslutning av en sak blir fulgt.

Lederansvar

• Ansvar for de aktive objektarkivene (særarkiv ordnet etter objekt, f. eks. gårds- og bruksnummer, fødselsnummer) ligger til hver enkelt kommunalsjef/virksomhetsleder/avdelingsleder.
• kommunalsjef/virksomhetsleder/avdelingsleder har ansvar for at saksbehandlere har nødvendig kompetanse og kunnskap om lover og forskrifter, spesielt offentleglova.
• Det skal utpekes en arkivansvarlig/systemansvarlig for hvert enkelt objektarkiv (særarkiv). Vedkommende skal se til at virksomheten / avdelingen følger de retningslinjer og rutiner som er nedfelt i kommunenes arkivplan.
• Ifølge personregisterloven er kommunalsjefer/virksomhetsledere/avdelingsledere ansvarlige for sine personarkiv (klientarkiv og elevarkiv) som kommer inn under regelverket i denne loven, såkalt konsesjonspliktige personregister, dvs. arkiv som en trenger konsesjon fra Datatilsynet for å oppbevare.

Fagansvarlig arkiv skal veilede og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

Den fagansvarlige har rett og plikt til:

• Rapportere til kommunedirektøren og foreslå tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• Uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen
• Utarbeide planer for arkivtjenesten
• Påse at arkivarbeidet skjer i samsvar med arkivplanen
• Kontrollere at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og siket
• Ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen
• Å bli tatt med på råd når kommunen skal velge nye elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap
• Å være kontaktperson for interkommunalt arkiv
• Å melde avsluttede informasjonssystem inn til depotet interkommunalt arkiv med systemnavn og start- og sluttperiode

Fagansvarlig arkiv skal også legge vekt på disse oppgavene:

• Holde seg oppdatert innen faglig og teknologisk utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lov og regelverk for offentlige arkiv
• Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse
• Tilby nyansatte nødvendig opplæring

Arkivtjenesten er organisert i et sentralisert dokumentsenter. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er knyttet til dokumentsenteret. Fagansvarlig for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning er leder for arkivtjenesten og faglig overordnet for arkivpersonalet.

En av dokumentsenterets hovedoppgaver er å kvalitetssikre innholdet i kommunens dokumentflyt.

Dokumentsenteret skal arbeide etter denne målsetningen:

• Dokumentsenteret registrerer inngående brev og andre forespørsler utenfra, og kvalitetssikrer disse ved journalføring og restansekontroll
• Dokumentsenteret sikrer at arkivene dokumenterer opphavet til sakene (inngående dokumenter), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, saksinnspill, utredninger) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging)
• Dokumentsenteret sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at disse fungerer som informasjonskilde for administrasjonen og allmennheten. Og som rettslig, forvaltningsmessig og historisk dokumentasjon for ettertida
• Dokumentsenteret tar vare på dokumentasjon av digitale informasjonssystemer

Kommunen er etter paragraf 14 i arkivlova forpliktet til å ha en ordning for langtidsbevaring av arkivene sine. Rauma kommune har en avtale med Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKAMR) om langtidsbevaring (kommunen har fortsatt råderetten over arkivene etter overføring til IKAMR).

Rauma kommune kjøper depottjenester både for papirarkiver og digitale arkiver hos IKAMR.

IKAMRs oppgaver:

Kommunen er tilsluttet Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal og har delegert følgende oppgaver til det interkommunale selskapet:

• Ta vare på og tilgjengeliggjøre avlevert arkivmateriale for offentlig bruk, forsking og andre kulturelle formål i samsvar med arkivlova.
• Være depotinstitusjon for Rauma kommunes melde- og konsesjonspliktige arkiv i tråd med Personopplysningsloven.
• Digitalisering av kommunens byggesakarkiv.
• Bevare alle avleverte papirarkiv for Rauma kommune.
• Ta imot og bevare uttrekk av alle arkivverdige digitale arkiv for Rauma kommune.

Interkommunale selskap

Arkivansvar for et interkommunalt selskap må avklares i etableringsavtalen. Hvem som har arkivansvaret avhenger av selskapsform, og om selskapet er et eget rettssubjekt. Et interkommunalt selskap vil normalt være et eget rettssubjekt. Dersom samarbeidet er et eget rettssubjekt, gjelder arkivloven for det organet selv.

Rauma kommune er deltaker i følgende interkommunale selskap / råd:

Vertskommunesamarbeid

Ved vertskommunearbeid følger arkivplikten av vertskommunens ansvar. 

Rauma kommune deltar i følgende vertskommunesamarbeid:

Oppgavefellesskap

I et kommunalt oppgavefellesskap skal samarbeidsavtalen avklare om oppgavefellesskapet er eget rettssubjekt. Hvis ikke, ligger arkivansvaret hos de deltagende kommunene (som er underlagt arkivlovens bestemmelser). Kommunene kan delegere konkrete arkivoppgaver (for eksempel journalføring eller drift av fagsystem) til en deltaker eller ekstern leverandør, men kan aldri delegere det overordnede arkivansvaret bort fra sin egen virksomhet. Ansvarsforhold og delegerte oppgaver skal være tydelig avklart i avtale og dokumentert i arkivplanen.

Rauma kommune deltar i følgende oppgavefellesskap: