Åpenhet er et generelt krav til forvaltningens saksbehandling. Offentlighetens rett til innsyn, og til å bli informert om saker som forvaltningen arbeider med, har gjennom årene blitt gradvis mer omfattende. Likevel må åpenhet ha visse grenser, noe som kommer tydeligst til uttrykk gjennom reglene for taushetsplikt.

Det er utfordrende å beskrive kort nøyaktig hvilke opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Men forvaltningsloven § 13 slår fast at:

Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

1. noens personlige forhold, eller
2. tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår

Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. 

Personer som har offentlige stillinger og verv plikter å sørge for at taushetsbelagte opplysninger ikke kommer ut, dvs. verken fortelle om dem eller overlate opplysningene til andre. De alminnelige reglene om dette er samlet i forvaltningsloven kapittel 3, og dessuten finnes det bestemmelser i særlover.

Forvaltningsloven § 13 slår fast at ”enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan” er bundet av reglene om taushetsplikt. Også de som iblant gjør tjeneste, f. eks som sakkyndige, går inn under dette begrepet. Taushetsplikten gjelder både i arbeid og fritid, og etter at personen har avsluttet arbeidet eller tjenesten. Det er heller ikke tillatt å utnytte opplysningene i egen virksomhet eller i tjeneste for andre. Taushetsplikten omfatter for det første ”personlige forhold” (§ 13 første ledd nr. 2).

Ansatte som har taushetsplikt, skal gjøres kjent med det. De skal også få kunnskap om betryggende oppbevaring av dokumenter og annet materiale som er belagt med taushetsplikt (forvaltningsloven § 13 c).

Også instruksjonsmyndighet kan gi grunnlag for å pålegge personer som arbeider for det offentlige å bevare taushet om det de får kjennskap til i tjenesten. Men som vanlig går lov foran instruks ved motstrid, dvs. at det ikke kan gis instruks om å bevare taushet om noe som f. eks offentlighetsloven gir krav på innsyn i. I forhold til innsynsretten etter offentleglova er gradering eller annen form for taushetsplikt etter instruks derfor bare gyldig når dokumentet går inn under en av de andre unntaksreglene i loven (f. eks i § 21 om nasjonale forsvars- og tryggingsinteresser).  

Også Grunnlovens § 100 (og EMK art. 10) setter grenser for hvor sterkt ytringsfriheten for offentlig ansatte kan innskrenkes. 

Overfor personer som opplysningene direkte gjelder, har man ikke plikt til å bevare tausheten (men det kan likevel være adgang til det). Hvis det foreligger samtykke fra personen som har krav på hemmelighold, kan opplysningene også gis til andre, i første rekke personen(e) som opplysningene gjelder, men også f. eks foreldre for opplysninger om små barn. Det samme gjelder hvis opplysningene gis i statistisk form e.l. (anonymisert), eller er alminnelig kjent.

I en sak der opplysningene er kommet inn, kan de også gjøres kjent for sakens parter og deres representanter. Partenes rett til innsyn etter forvaltningsloven § 18 går dermed foran reglene om taushetsplikt. Men parter og andre som får kjennskap til opplysninger som er undergitt taushetsplikt, får selv taushetsplikt overfor utenforstående (forvaltningsloven § 13 b andre ledd).

Offentlige organer/etater har ikke adgang til å gi opplysninger videre til andre organer/etater, unntatt i enkelte tilfeller (forvaltningsloven § 13 b nr. 4-7) som bl. a. gir adgang til å anmelde straffbare handlinger. Det finnes også lignende unntak i andre lover. Dessuten kan unntak være gjort ved at et organ har krav på taushetsbelagte opplysninger fra andre organer. Men dette gjelder bare om vedkommende lov uttrykkelig sier, eller klart forutsetter, at opplysningene skal kunne kreves uten hinder av taushetsplikt. Gjør den ikke det, må opplysningsplikten vike for taushetsplikten.

Forvaltningen mottar mange opplysninger om bl.a. personlige forhold, inntekt og formue, forretnings- og driftshemmeligheter. Dels gis opplysningene frivillig, f. eks av de som søker tillatelser eller bidrag, dels skaffer forvaltningen seg opplysningene selv. Mange forvaltningsorganer har dessuten lovhjemmel til å kreve opplysninger, foreta bokettersyn osv.

Rimelighetshensyn tilsier at private som er nødt til å gi opplysninger for å kunne ivareta sine interesser eller fordi de har plikt til det, beskyttes av regler om taushetsplikt.

Taushetsplikt kan også være i forvaltningens egen interesse, fordi den gjør folk mer villig til å gi korrekte og fullstendige opplysninger når de vet at det de forteller, ikke kommer videre. Dessuten kan virkelige interesser lide skade hvis de som må bringe et forhold til noens kjennskap, unnlater å gjøre det fordi de frykter problemer med organer i forvaltningen. Avveiningen mellom behovet for taushetsplikt og for åpenhet (eller for opplysningsplikt) kan være vanskelig.

Taushetsplikt skal ikke brukes av forvaltningen til å skjule kritikkverdige forhold hos den selv.

Taushetsplikten setter visse grenser for forvaltningens adgang til å koordinere sin virksomhet, f. eks mellom skole-, helse- og sosialsektorene. Uten taushetsplikt kunne opplysninger om f. eks mulig mishandling av barn ”flyte” fritt mellom personalet i de forskjellige etatene. Dette vil gjøre det vanskelig å ivareta hensynene som reglene om taushetsplikt til vern om private interesser hviler på.

Mye lagarbeid kan imidlertid skje på grunnlag av opplysninger i anonymisert form. Reglene i forvaltningsloven § 13 om unntak fra taushetsplikt gir dessuten visse muligheter for å bringe opplysninger under taushetsplikt videre til andre, og unntaksbestemmelser finnes flere steder i særlovgivningen. I noen tilfeller kan man ha plikt til å gi opplysninger videre, f. eks for å hindre at barn lider skade.

Etter offentleglova § 13 er det forbudt å gi ut opplysninger undergitt taushetsplikt ”i lov eller medhold av lov”. Det er ikke rom for meroffentlighet når det gjelder denne typen opplysninger.

Forvaltningsloven sier lite om straff for brudd på taushetsplikt. Straffeloven § 209 rammer imidlertid brudd på all slags taushetsplikt som følger av noens ”tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ”, uten hensyn til om plikten verner private eller offentlige interesser.

Straff kan ilegges uten hensyn til om taushetsplikten er pålagt i, eller i medhold av, lov eller ved instruks. Men straff for brudd på en instruks forutsetter at den er ”gyldig”, dvs. at den ikke påbyr taushet om noe en lov gir plikt til å gjøre kjent. Særlig offentlighetsloven begrenser adgangen til å pålegge taushetsplikt ved instruks.

Straffeloven § 209 tredje ledd sier uttrykkelig at taushetsplikten vedvarer etter at tjenesten eller arbeidet er avsluttet.

Medvirkning er ikke straffbart (§ 209 siste ledd). Derfor kan en avisredaktør eller et forlag som offentliggjør taushetspliktbelagt materiale, bare straffes hvis det er tale om opplysninger som det er straffbart å publisere etter andre bestemmelser. Den som har ansvaret for lekkasjen kan rammes av § 209, hvis vedkommendes identitet blir kjent.