Bevarings- og kassasjonsplanen (BK-planen) gjeld alle analoge og digitale arkiv skapt i kommunen i perioden frå 1964 fram til i dag.

Arbeidet med Raumas BK-plan byrja oktober 2018 og vart ferdigstilt februar 2019. Prosjektgruppa tok stilling til kva sakstypar/dokument som skal meirbevarast og satt kassasjonsfristar for dei sakstypar/dokument som ikkje skal bevarast. Prosjektgruppa valde å hovudsakleg berre bevaringsvurdera dokument som normalt vil vere innom arkivtenesta til bevaringsvurdering.

BK-plan følgjer funksjonsinndeling frå bevarings- og kassasjonsreglane, og er ikkje knytt opp til kven som utfører oppgåva.

På kontaktkonferansen til Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal i mai 2018 var BK-plan tema for fleire av postane på programmet. Rauma kommunes plan bygger på planer frå andre kommunar.

BK-planen er del av ein dokumentasjonsplan - som er eit levande dokument. Funksjonar/oppgåver er i stadig endring og utvikling, og det vil vere behov for å oppdatere BK-planen jamnleg.

Etter arkivlova § 5 skal kommunen forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv. Dokumentasjonen skal sikrast slik at informasjonen ikkje går tapt, og bli forvalta forsvarleg. Samstundes har kommunen høve til å kassere dokumentasjon som ikkje skal bevarast, men berre etter å ha gjort ei konkret vurdering som også skal dokumenterast for ettertida.

Å slette, makulere eller øydelegge dokumentasjon kallas arkivfagleg for å kassere. Slik er definisjonen i arkivlova § 2 Definisjonar første ledd bokstav a:

kassere: å gjere til inkjes dokumentasjon slik at han ikkje lenger finst

Bevarings- og kassasjonsplanen gjev oversikt over kva materiale som skal kasserast, og eventuelt kor lenge det vert bevart før kassasjon.

All kassasjon skal gå føre seg som sletting, makulering eller brenning - altså øydelegging av arkivmaterialet.

Kassasjon skal og dokumenterast. Dette for å unngå tvil om arkivmateriale har blitt borte av andre årsaker. Kassasjonsrapport med liste over kva som er kassert, når det vart utført og av kven. Rapport må journalførast i kommunens sakssystem.

Papirarkiv krev ein fysisk handling ved kassasjon. Utfordring for framtida er dei elektronisk skapte arkiva. Om dei ikkje vert vedlikehald ved migrasjon eller konvertering, vert innhaldet uleseleg og kassert av seg sjølv.

Hovudformål med å gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon er å redusere omfanget av arkiva. Det er ikkje mogleg å bevare all dokumentasjon som vert skapt i offentleg verksemd. Ein ganske stor del av arkivinformasjonen har liten eller ingen verdi for ettertida. Samfunnet har begrensa ressursar til arkivbevaring og det vert då nødvendig å kassere arkivmateriale utan bevaringsverdi.

Me treng difor ei plan for kva me skal bevare og kva me kan kassere.

Formål med bevaring er å sikre tilstrekkeleg dokumentasjon for forvaltninga, sikre juridiske rettar for innbyggjarane og sikre tilstrekkeleg og representativt kjeldemateriale.

I bevaringsforskrifta vert formål med bevaring og kassasjonsbestemmelsene skildra slik:

§ 1. Kva forskrifta gjeld, og verkeområdet til dei ulike reglane

Forskrifta gjeld dokumentasjon frå organ som er omfatta av arkivlova, og fastset kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida. Forskrifta pålegg ikkje organa å skape dokumentasjon.

Dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida, skal avleverast eller overførast til langtidsbevaring i tråd med arkivlova § 14. Dokumentasjon kan kasserast berre dersom anna lov gir heimel til å kassere han, eller dersom Nasjonalarkivet har gitt løyve til å kassere han, jf. arkivlova § 13.

Reglane om kva som skal takast vare på for ettertida av dokumentasjon frå kommunar, fylkeskommunar og staten gjeld òg for dokumentasjon som er blitt til i eit system for felles oppgåveløysing, og som organa skal inngå avtale om etter arkivforskrifta § 8.

Reglane om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida når staten, fylkeskommunen eller kommunen gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, gjeld òg for dokumentasjon frå private rettssubjekt i saker der dei gjer tilsvarande enkeltvedtak eller utferdar tilsvarande forskrift, jf. arkivlova § 3 første ledd bokstav b.

Arkivlova med forskrifter dannar det rettslege grunnlag for arbeid med bevaring og kassasjon i offentleg forvaltning.

• Lov om dokumentasjon og arkiv § 13 Kassasjon av dokumentasjon som ikkje skal takast vare på
• Forskrift om dokumentasjon og arkiv § 3 Oppbevaringstider for dokumentasjon
• Bevaringsforskrifta

Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene i arkivlova med forskrift utgjer eit minimumskrav, og angjev kva sakstyper som ikkje kan kasserast. All dokumentasjon som ikkje er nemnd kan kasserast, men berre etter ei bevaringsvurdering. Kommunen har ansvar for å vurdera kva som er tilstrekkeleg oppbevaringstid for kassabelt materiale, i samsvar med juridisk og administrativt behov.

BK-reglene er medieuavhengig og uavhengig av arkivnøklar- og omfattar alt arkivmateriale; digitale informasjonssystem, papirarkiv, e-post, sms, sosiale media m.m.

Den administrative organiseringa av kommunane har endra seg kraftig sidan kommunane  fekk sjølvstyre i 1837. I starten var det gjerne ikkje noko fast kommunehus og arkiva vart halde heime hos ordføraren og andre nemndformenn. Lenge bestod gjerne ikkje den kommunale administrasjonen av meir enn ordføraren, ein formannskapssekretær og ein kasserer. Den enkelte nemndformannen førde gjerne sjølv møteprotokollen, postjournalen og handterte korrespondansen.

Det var ikkje før i etterkrigstida at storleiken på det kommunale administrasjonsapparatet verkeleg skøyt fart. Kommunalt tilsette tok seg i aukande grad av saksarbeidet og hadde på mange område delegert fullmakt til å fatta vedtak. Kommunane jobba i den aktuelle perioden ut frå kommunestyreloven av 1954. Denne loven gjaldt fram til kommuneloven vart innført i 1992.

Kommunestyreloven, saman med ei rekkje særlovar, sørgde for ei standardisert oppbygging av landkommunane der alle dei hadde ein tilnærma lik organisering. Det var ingen sentral arkivordning i kommunane. Det var vanleg at kvart av dei store fagområda hadde sin eigen administrasjon. Sosialkontoret førde til dømes ein eigen postjournal for sosialstyret og andre utval knytt til sosialtenesta og arkiverte i sitt eige sakarkiv skilt frå dei andre funksjonane i kommunane.

Kommunane hadde i perioden ei stort mengd nemnder og utval. Lovverket sørgde for at det var tilnærma like mange politiske utval som mengd kommunale oppgåver. På 1980-talet byrja mange kommunar å ta i bruk hovudutval der oppgåvene til fleire utval vart samla, men lovverket gjorde det vanskeleg å gjera for store endringar i nemndstrukturen.

I etterkrigstida vart det vanleg at dei kommunale arkiva vart organisert etter arkivnøklar. Den veksande kommunale administrasjonen og den aukande dokumentasjonsmengda gjorde at behovet for at arkiva vart organisert på ein oversikteleg og føreseieleg måte auka. Tidlegare fanst det ikkje nokon standard for korleis arkiva skulle byggjast opp og det var opp til den enkelte kommunen eller den enkelte arkivaren å avgjera korleis arkiva skulle organiserast. Noregs Heradforbund lanserte i 1951 arkivnøkkelen sin. Denne vart revidert i 1975 (Frå då kjent som NKS-nøkkelen). Arkivnøkkelen vart ein standard og dei fleste kommunar tok etterkvart nøkkelen i bruk på alle kommunale kontor unntatt landbrukskontoret som hadde eigne arkivnøklar spesialtilpassa fagfeltet sitt. Hovudprinsippet i nøkkelen var at sakene skulle klassifiserast på tal etter emne.

Starten av 1990-talet markerte starten på ei endring i korleis kommunane vart organisert. Det vart innført ein ny kommunelov som ikkje stilte like strenge krav til korleis kommunane skulle organiserast, kva for stillingar kommunen måtte ha utover rådmann og rekneskapsjef, og kva for politiske utval kommunane skulle ha utover kommunestyre og formannskap. Loven opna opp for at kommunane sjølv kunne velje kva for oppgåver som låg under dei ulike utvala og kva for oppgåver som låg under dei ulike etatane og endra dette etter eige behov. Dette har ført kommunane vekk frå ein modell der alle kommunane var tilnærma lik organisert til eit kommunalt landskap der kvar enkelt kommune har sin eiga individuelle organisering. Der det tidlegare var vanleg med standardnamn som skulekontor og skulestyre vil ein no til dømes finna avdeling for oppvekst og kultur og hovudutval for oppvekst og kultur. I enkelte kommunar har det òg ført til hyppige namneskifte på avdelingar og politiske utval.

Den kommunale arkivnøkkelen vart òg totalrevidert og lansert som K-kodane. Det nye i nøkkelen var at bokstavklasser vart innførd i tillegg til talkodane. Mange kommunar tok raskt i bruk den nye nøkkelen, men enno er det kommunar i Hordaland som enno brukar NKS-nøkkelen.

I 1964 blei ein kommuneinndelingskomité nedsett av Stortinget, under leiing av Nikolai Schei, fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Komiteen blei populært kalt Schei-komiteen, og den la fram tre innstillingar: Den første i 1948 om oppheving av sognekommunen, som opphavlig var basert på kyrkjesogna som geografiske einingar og var eit vanleg administrativt nivå i Noreg i tida 1837-1947. Den andre innstillinga kom i 1951 og gav prinsipielle retningslinjer for komiteens forslag til ny kommuneinndeling, og den tredje innstillinga i 1962 gav konkrete forslag til kommunereguleringa.

Dei viktigaste prinsipielle retningslinjene som følgde av komiteens arbeid kan samanfattas på denne måten: Ein minstestørrelse på 2500-3000 innbyggjarar skulle sikre kommunane eit tilstrekkeleg befolkningsgrunnlag for forsvarleg og tidsmessig administrasjon og tenesteapparat. Eit meir allsidig næringsliv skulle sikre lokalsamfunna eit betre økonomisk grunnlag og demme opp for fråflytting, det same skulle utvikling av eit kraftig og levedyktig kommunesentrum syte for. Og det var eit mål å bygge ut den niårige grunnskolen.

I kjølvatnet av Schei-komiteens anbefalingar kom det betydelege endringar i kommunestrukturen, med ein rekkje kommunesamanslåingar på 1960-talet. Hovudtyngda av samanslåingane fant sted i tida 1962-1965. Rauma kommune vart eit resultat av desse samanslåingane.    

Rauma kommune blei oppretta 1. januar 1964 ved samanslåing av herada Eid, Grytten, Hen, Voll og deler av Veøy (unntatt Nesjestranda og øyene Sekken og Veøy). Herada var administrative einingar som vart oppretta ved innføringa av formannskapslovane i 1837. I eit tradisjonelt norsk samfunn der transporten stort sett hadde vært basert på båttrafikk, var det vanleg at inndelingar av herad var basert på ideen om at fjorden knyta saman land på begge sider. Grytten, Hen, Veøy og Voll er dømer på dette. Men utbygging av vegar og aukande vegtrafikk bidrog til strukturelle endringar. Rauma kommune blei oppretta med tanke på at Åndalsnes skulle være kommunesentrum, blant anna fordi staden var endestasjon for toglina Raumabanen (opna i 1924). Kommunestyret vedtok at Åndalsnes skulle få bystatus i 1996.

Ved samanslåinga hadde Eid 381 innbyggjarar, Grytten hadde 3 683 innbyggjarar, Hen hadde 1 663 innbyggjarar, Veøy hadde 2 156 innbyggjarar, og Voll hadde 1 163 innbyggjarar. Innbyggjartalet i nye Rauma kommune vart såleis 8 290 (756 av Veøys innbyggjarar blei del av Molde kommune). Sidan stabiliserte talet seg omkring 7 500, før det gjekk ned til omlag 7 000 då Vågstranda blei del av Vestnes kommune etter ei grensejustering som trådte i kraft i 2021.

Følgjande dokumentasjon om barnehagar skal takast vare på for ettertida:

§ 37

a. planar for etablering, drift og tilsyn

b. retningsliner for godkjenning og etablering av barnehagar, retningsliner for tildeling av tilskot til barnehagar og retningsliner for inntak og opphald i barnehagar

c. saker som gjeld godkjenning av barnehagar, oppfølging av avvik som har noko å seie for godkjenninga og dispensasjon frå krav

d. årsplanar, årsmeldingar og dokumentasjon som gjeld avviksrapportering og kriseberedskap

Følgjande dokumentasjon om barn i barnehagar skal takast vare på for ettertida:

§ 38

a. register over barnehagebarn

b. skademeldingar

§ 57.Helse- og omsorgstenester i heimen og på institusjon

Følgjande dokumentasjon om helse- og omsorgstenester i heimen og på institusjon skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld internt og eksternt samarbeid, kompetansekrav og stillingsinstrukser, dokumentasjonsrutinar, tilsyns- og evalueringsaktivitetar, avtaler med eksterne aktørar, helseberedskap og annan dokumentasjon som gjeld organisering og planlegging av tenestene

b. dokumentasjon som gjeld planlegging, gjennomføring og evaluering av faglege prosjekt

c. dokumentasjon som gjeld planlegging og årsrapporteringar, lokale forskrifter og rutinebeskrivingar ved tenestestadene

§ 58.Enkeltpersonar i helse- og omsorgstenester i heimen og på institusjon

Pasient- og journalopplysningar om enkeltpersonar innanfor rusomsorg og psykososial omsorg skal takast vare på for ettertida.

Rauma kommune er deltakar i Krisesenteret for Molde og omegn IKS.

§ 51

Følgjande dokumentasjon om barnevernstenesta skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld prosedyrar, rutinar og sakshandsamingsprosessar for barneverntenesta og handtering av bekymringsmeldingar

b. dokumentasjon som gjeld retningsliner og rutinar for det førebyggjande arbeidet i kommunen

c. dokumentasjon som gjeld samarbeid med andre sektorar og forvaltningsnivå

d. dokumentasjon om oppgåver som gjeld omplassering, etablering og drift av fosterheimar og opplæring og rettleiing av fosterheimar

§ 52

Følgjande dokumentasjon om det enkelte barn i saker som barnevernstenesta handterer, skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld bekymringsmeldingar hos barnevernstenesta anten meldingane har ført til sak eller ikkje

b. saker som gjeld førebyggande verksemd

c. dokumentasjon som gjeld samarbeid med andre delar av forvaltninga, individuelle planar og rapportar som er grunnlag for avgjerder om eit visst barn

d. dokumentasjon som gjeld særlege tiltak etter barnevernsloven, undersøkingar av bekymringsmeldingar, utgreiingar, sakshandsaming, tiltak og oppfølging av tiltak

e. dokumentasjon om tilsynssaker der kommunen har medansvar

§ 53. Folkehelse, friskliv, helsestasjonsteneste og tannhelseteneste

Følgjande dokumentasjon om arbeid med folkehelse, frisklivssentralar, svangerskaps- og barselomsorgstenester, helsestasjonsteneste, skolehelseteneste og tannhelseteneste skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld fylkeskommunens og kommunens planlegging, organisering og evaluering av folkehelsearbeid, frisklivssentralar, svangerskaps- og barselomsorgsteneste, helsestasjon for barn, skolehelseteneste og tannhelseteneste

b. dokumentasjon som gjeld samarbeid mellom og beredskap for tenestene

c. dokumentasjon som gjeld kartleggingar av helsetilstand og folkehelseutfordringar

d. dokumentasjon som gjeld miljøretta helsevern og smittevern

e. dokumentasjon som gjeld førebyggjande barne- og ungdomsarbeid

f. dokumentasjon som gjeld planlegging, gjennomføring og evaluering av prosjekt

g. dokumentasjon som gjeld tilsyn med eigne tenestestader, pålegg og godkjenning

h. dokumentasjon som gjeld årsrapportering frå tenestestadene

i. lokale forskrifter

§ 54. Pasientar i helsestasjonsteneste, skolehelseteneste og tannhelseteneste

Dokumentasjon med pasient- og journalopplysningar om pasientar i helsestasjonsteneste, skolehelseteneste og tannhelseteneste skal takast vare på for ettertida. Bevaringsplikta omfattar ikkje dokumentasjon om vaksinar som er melde til Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK).

Fotografi av tanntekniske gipsmodellar kan erstatte originalen i journal.

Følgjande dokumentasjon om allmennmedisinske tenester skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld planlegging, organisering og evaluering av fastlegeordninga, fengselshelseteneste og flyktninghelseteneste

b. avtaler med privatpraktiserande helsepersonell

c. dokumentasjon som gjeld årsplanlegging og årsrapportering frå tenestestadene

a. dokumentasjon som gjeld planlegging, organisering og evaluering av ordning for legevakt, kommunal akutt døgneining, overgrepsmottak og psykososial beredskap

b. dokumentasjon som gjeld rutinar og prosedyrar for prioritering mellom pasientar og oppfølging av pasientar med ulike skadar og sjukdommar

c. dokumentasjon som gjeld rutinar og prosedyrar for samhandling og kommunikasjon mellom dei akuttmedisinske tenestene, akuttmedisinsk kommunikasjonssentral, legevaktsentral og sjukehus

d. dokumentasjon som gjeld rutinar og prosedyrar for medisinsk naudmeldeteneste

§ 61

Følgjande dokumentasjon om sosiale tenester skal takast vare på for ettertida:

a. sosialberedskapsplan og annan dokumentasjon som gjeld planar og prosjekt for sosial- og velferdstenestene

b. årsplanar, årsmeldingar, lokale forskrifter og rutinar

c. samarbeidsavtala med staten om oppgåvefordelinga

d. dokumentasjon om satsar for utbetaling av økonomisk stønad

§ 62

Følgjande dokumentasjon om sosiale tenester skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon om saker som gjeld rettar og plikter etter helse- og omsorgstenesteloven eller lov om sosiale tenester eller forskrifter gitt med heimel i desse lovene, og som kan vere grunnlag for erstatning

b. dokumentasjon om saker som involverer umyndige barn av sosialhjelpsmottakarar

a. saker om bustønad til enkeltpersonar for kvar femte årgang, det vil seie saker som er ferdigstilte i årstal som endar på 0 eller 5

b. saker om startlån, tilskot og grunnlån og tilhøyrande grunnlagsmateriale som klagesaker og tilbakekravssaker, for kvar femte årgang, det vil seie saker som er ferdigstilte i årstal som endar på 0 eller 5

§ 63

Følgjande dokumentasjon om kommunen sitt arbeid med flyktningar og innvandrarar skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld verksemdsplanar, rutinar og årsmeldingar og dokumentasjon av metodar og testverktøy

b. driftsavtaler, dokumentasjon om handtering av retningsliner frå Utlendingsdirektoratet og annan dokumentasjon som gjeld asylmottak

§ 64

Følgjande dokumentasjon om kvar enkelt flyktning og innvandrar skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld etablering, kvalifisering og arbeid

b. kursbevis og annan dokumentasjon som gjeld rettar og plikter etter integreringsloven

Følgjande dokumentasjon om kulturskolen skal takast vare på for ettertida:

a. planane til kommunen, meldingar og rapportar

b. oversikt over tilbod

Følgjande dokumentasjon om kulturminnevern skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld saker der fylkeskommunen gjer vedtak eller gir fråsegn med heimel i kulturminneloven

b. dokumentasjon som gjeld saker der fylkeskommunen eller kommunen med heimel i plan- og bygningsloven gjer vedtak eller gir fråsegn som vedkjem kulturminnevern

c. dokumentasjon som gjeld kommunen eller fylkeskommunen sine planar for kulturminnevern og museum

d. dokumentasjon om retningsliner og prioriteringar for tildeling av tilskot til freda bygningar, anlegg, andre kulturminneformål og museum

e. dokumentasjon om kommunen eller fylkeskommunen sine eigne prosjekt som har til formål å vareta, synleggjere og informere om fornminne, kulturminne frå nyare tid, freda og verna bygg og anlegg, gamle vegar og vegfar og kulturmiljø i kulturlandskapet

Følgjande dokumentasjon om kunst- og kulturformidling skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon om korleis fylkeskommunen koordinerer, administrerer og bidrar til ordninga Den kulturelle skolesekken

b. dokumentasjon som gjeld kommunen sine retningsliner og prioriteringar for bruken av midla frå ordninga Den kulturelle skolesekken og turnéprogram for grunnskolen i kvart enkelt fylke

c. dokumentasjon som gjeld retningsliner og prioriteringar for tildeling av tilskot til kulturbygg (spelemidlar) frå fylkeskommunen

d. dokumentasjon som gjeld vedtak frå kommunen om etablering av kulturhus, fleirbrukslokale eller spesiallokale for kunst og kultur

e. dokumentasjon som gjeld prioriteringar og retningsliner for tildeling av tilskot, prisar og stipend frå kommunen eller fylkeskommunen

f. dokumentasjon om kven som har motteke prisar og stipend

g. dokumentasjon om kva foreiningar og organisasjonar som har fått tildelt stønad gjennom tilskotsordningane til kommunen eller fylkeskommunen

h. dokumentasjon om stønad til prosjekt og arrangement som har noko å seie for utviklinga av kunst- og kulturlivet i kommunen eller regionen

i. dokumentasjon som gjeld kunst- og kulturarrangement heilt eller delvis i regi av kommunen, program og annan relevant informasjon om arrangementa og annan dokumentasjon som gjeld kommunen si eiga kunst- og kulturformidlinga

j. dokumentasjon om kva prioriteringar kommunen har gjort ved innkjøp av kunst, og korleis kommunen forvalta kunstsamlinga

Følgjande dokumentasjon om bibliotek skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld kommunen og fylkeskommunen sine reglement for folkebibliotek og fylkesbibliotek

b. dokumentasjon som gjeld årsplanar, langtidsplanar og årsmeldingar for kvart enkelt bibliotek

c. dokumentasjon om prosjekt og anna formalisert samarbeid som har til formål å fremje opplysning, utdanning og anna kulturell verksemd gjennom informasjonsformidling

Følgjande dokumentasjon om idrett og friluftsliv skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld overordna planlegging innanfor idrett og friluftsliv i kommunen eller fylkeskommunen

b. dokumentasjon som gjeld retningsliner og prioriteringar for tildeling av tilskot frå kommunen eller fylkeskommunen til idrettsanlegg, idrettsforeiningar og idrettstiltak

c. dokumentasjon som gjeld retningsliner og prioriteringar for tildeling av midlar frå kommunen eller fylkeskommunen til fysisk tilrettelegging, vedlikehald og skjøtsel av friluftsområde og friluftstiltak

d. dokumentasjon om kva foreiningar og organisasjonar som har fått tildelt stønad gjennom tilskotsordningane til kommunen eller fylkeskommunen

e. dokumentasjon om kven som har motteke prisar og stipend

f. dokumentasjon om stønad til prosjekt og arrangement som har noko å seie for utviklinga av idretts- og friluftslivet i kommunen eller regionen

g. dokumentasjon som gjeld kommunen eller fylkeskommunen sine eigne prosjekt innanfor idrett og friluftsliv

Følgjande dokumentasjon om Den norske kyrkja og andre trus- og livssynssamfunn skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon om korleis kommunen har handsama budsjettframlegg frå kyrkja

b. dokumentasjon om berekningsnøkkelen som kommunen har brukt ved tildeling av tilskot til andre trus- og livssynssamfunn før 2021

Dokumentasjon som gjeld planar og retningsliner for drift av kino og ungdomsklubbar, skal takast vare på for ettertida

Følgjande dokumentasjon om planlegging, byggesak og oppmåling skal takast vare på for ettertida:

a. regionale og kommunale planstrategiar, regionale planar, kommuneplanar, områdeplanar og reguleringsplanar og annan dokumentasjon som gjeld kommunal og regional planlegging
b. byggesaker
c. saker som gjeld bruksendring, omregulering og dispensasjon frå tekniske krav og vedtekne planar
d. kommunen sine planar for tilsyn, kontroll og oppfølging av ulovlege handlingar
e. enkeltsaker og klagesaker som gjeld oppfølging av ulovlege handlingar
f. saker som gjeld grensepåvising, grensejustering, arealoverføring, deling og samanføying av grunneigedom og annan dokumentasjon som gjeld oppmålingsforretningar.

Følgjande dokumentasjon om landbruk og skogbruk skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld landbruks- og skogbruksstrategiane til kommunen og fylkeskommunen

b. dokumentasjon som gjeld kommunen si registrering i Miljøregistreringar i skog (MiS)

c. dokumentasjon som gjeld strategiar og retningsliner for bruk av midlar til rekruttering, likestilling og kompetanseheving i landbruket, og fylkeskommunen sine eigne prosjekt og tiltak

d. saker om løyve til nydyrking, omdisponering av dyrka og dyrkbar mark, deling av landbrukseigedom, bu- og driveplikt og annan dokumentasjon som gjeld konsesjon eller endra bruk av landbrukseigedom

e. saker som gjeld bygging av landbruksveg og skogsbilveg

f. saker som gjeld hogst i verneskogar

Følgjande dokumentasjon om akvakultur, marin forvaltning, fiskeforvaltning og viltforvaltning skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld kommunen eller fylkeskommunen sine overordna planar, prioriteringar og tiltak

b. dokumentasjon som gjeld eigeninitierte prosjekt innanfor marinforvaltning, fiskeforvaltning og viltforvaltning

c. dokumentasjon som gjeld kartlegging av bestandane

d. dokumentasjon om avtaler for samarbeid og referat frå møte mellom partane i tilfelle der kommunen har overlate delar av administrasjonen av fiskeforvaltninga til ein organisasjon

e. saker som gjeld regulering, utbygging eller anna verksemd med heimel i plan- og bygningsloven, der kommunen eller fylkeskommunen har gitt fråsegn om omsynet til fiskeinteressene og leveområda til fisken eller viltinteressene og leveområda til viltet

f. saker som gjeld tildeling av løyve etter akvakulturloven

g. dokumentasjon som gjeld fastsetjing av vald, fellingsløyve og bestandsplanar

Følgjande dokumentasjon om naturforvaltning, miljø og forureining skal takast vare på for ettertida:

a. forvaltningsplanar og annan dokumentasjon som gjeld planar for naturforvaltning, miljø og forureining

b. dokumentasjon som gjeld lokale forskrifter, rutinar og retningsliner for utslippsløyver for kloakk, testing og handtering av lekkasjar frå forureina avfallsdeponi, skjøtsel og ferdsel i naturvernområde og løyve til motorferdsel i utmark og vassdrag

c. saker som gjeld handsaming av tilhøvet mellom natur, miljø og næringsinteresser

d. saker som etter naturmangfoldloven skal registrerast i Miljøvedtaksregisteret

e. dokumentasjon som gjeld handtering av forureina grunn og påviste lekkasjar, opplysningar om forureina grunn i matrikkelen og pålegg om opprydding og oppfølging av pålegg

Følgjande dokumentasjon om nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld handlingsprogram, regionale planar, handlingsplanar og strategiar for lokal og regional utvikling, næringsutvikling, samfunnsutvikling og reiselivsutvikling og annan dokumentasjon som gjeld dei overordna planane til kommunen eller fylkeskommunen

b. dokumentasjon som gjeld retningsliner for korleis regionråd og andre samarbeidsorgan skal bruke midlane dei får tildelt

c. dokumentasjon om korleis fylkeskommunen forvaltar regionale utviklingsmidlar

d. dokumentasjon som gjeld kommunen eller fylkeskommunen sine eigne prosjekt og samarbeidsprosjekt og EU-finansierte prosjekt som dei deltek i

Følgjande dokumentasjon om eigendomsforvaltning skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld rutinar for sal, kjøp, feste og utleige av eigedom

b. dokumentasjon om saker som gjeld bygging, drift og forvaltning av kommunal eller fylkeskommunal eigedom, og som ikkje blir teke vare på som del av byggesaker etter § 35

c. dokumentasjon om saker som gjeld eigedomstransaksjonar og eigedomspolitikk

Følgjande dokumentasjon om vatn og avløp skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon om rutinar og kontroll med leidningsnett, beredskapsplanar og saker som gjeld handtering av avvik og utslepp

b. dokumentasjon som gjeld utgreiings- og prosjekteringsarbeid

c. dokumentasjon som gjeld planar for vedlikehald av leidningsnettet

d. dokumentasjon om leidningsnettet, medrekna årsversjonar, tekniske teikningar og kart

e. dokumentasjon som gjeld private vassleidningar og tilkopling til leidningsnettet på kvar enkelt eigedom

a. dokumentasjon som gjeld oppretting eller endring av ordningar for renovasjon og avfallshandtering og fastsetjing av avgifter

b. dokumentasjon som gjeld oppretting av kommunale avfallsdeponi

Følgjande dokumentasjon om hamnevesen skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld planar, prosedyrar og rutinar for tilsyn med kaianlegg og sjøområde, og beredskapsplanar

b. dokumentasjon som gjeld vassleidningar og kloakkrøyr som går ut i sjø, og kaianlegg

c. dokumentasjon som gjeld fastsetjing av hamneavgift og hamnevederlag

Følgjande dokumentasjon om samferdsel skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld overordna planar og strategiar for samferdsel, trafikktryggleik og transportberedskap i kommunen eller fylkeskommunen

b. dokumentasjon om saker som gjeld utbygging, omgjering, nedlegging eller omdisponering av fylkesvegar eller kommunale vegar, eller overføring av vedlikehaldsansvaret for fylkesveg og kommunal veg

c. dokumentasjon om saker som gjeld nedlegging av byggeforbod i område for planlagd veg, forlenging av byggeforbod eller råderettsavgrensingar for grunn innafor byggegrensa

d. dokumentasjon om saker som gjeld eigedomsinngrep mot vederlag etter skjøn (ekspropriasjon)

e. dokumentasjon som gjeld økonomiske rammer for kollektivtilbod og sakshandsaminga ved fastsetjing av rutenettet

f. retningsliner for skoleskyssordninga, dispensasjonssøknader og klagesaker

g. retningsliner for transportordning for personar med nedsett funksjonsevne, og klagesaker

h. dokumentasjon som gjeld tildeling av behovsprøvde løyve og retningsliner for alle typar løyve

Følgjande dokumentasjon om brann- og redningsvesen skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld organiseringa av brann- og redningstenesta i kommunen

b. dokumentasjon som gjeld planar, prosedyrar og arbeidsinstruksar for tilsyn og handtering av naudoppkall

c. risikoanalysar og beredskapsplanar

d. dokumentasjon som gjeld planar for evaluering av interne øvingar og fellesøvingar

e. dokumentasjon som gjeld eigenutvikla brannførebyggjande prosjekt og opplæringsopplegg

f. dokumentasjon som gjeld tilsynsrapportar for særskilte brannobjekt

g. dokumentasjon som gjeld statistikk over talet på utrykkingar og ulike typar utrykkingar, og rapportar og evalueringar frå brann- og redningsaksjonar som ikkje blir generte automatisk frå logg

§ 39. Grunnskoleopplæringa

Følgjande dokumentasjon om grunnskoleopplæring skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld innhaldet i og organiseringa av grunnskoleopplæringa i kommunen

b. kommunen og skolen sine retningsliner, prosedyrar, planar og evalueringar

c. verksemdsplanane og tilstandsrapportane til kommunen

d. dokumentasjon som gjeld tilsyn med heimeundervisning

e. oppgåvetekst til lokale eksamenar og dokumentasjon som gjeld nasjonale prøver

f. saker som er handsama i det øvste samarbeidsorganet til skolen

g. dokumentasjon som gjeld grunnskoleopplæring i barnevernsinstitusjonar, helseinstitusjonar og fengsel

§ 40. Elevar i grunnskoleopplæringa

a. dokumentasjon om kva elevar som har gått på kva skolar

b. dokumentasjon av fråvær

c. undervegsvurdering inkludert halvårsvurdering med karakter

d. sluttvurdering med standpunktkarakter og eksamenskarakter

e. dokumentasjon av opplæringa når det er gitt fritak frå vurdering med karakter

f. saker som gjeld rettar og plikter knytt til innhaldet i og organiseringa av opplæringa

g. utgreiing, enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med vurdering og annan dokumentasjon som gjeld individuelt tilrettelagd opplæring

h. dokumentasjon om saker som gjeld fysiske og psykososiale skolemiljøet

i. skademeldingar

Følgjande dokumentasjon om skolefritidsordning skal takast vare på for ettertida:

a. vedtektene og planane til kommunen, meldingar og rapportar

b. dokumentasjon som gjeld lokale planar, tilbod og satsingsområde

c. skademeldingar

a. årsplanar og årsmeldingar

b. dokumentasjon som gjeld systemarbeid, testverktøy, metodar og malar

c. utgreiingar og sakkunnige vurderingar som trengst for at kommunen, fylkeskommunen eller skolen kan gjere vedtak etter opplæringslova

I samsvar med bevaringsforskrifta § 21, skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området “administrativ og politisk organisering”:

a. dokumentasjon som gjeld administrativ organisering, organisasjonskart og skildringar av ansvarsområde og oppgåver

b. dokumentasjon som gjeld politiske og administrative prosessar i samband med forvaltningsreform, endringar av kommunegrenser og fylkesgrenser og etablering av ny politisk styringsform

c. dokumentasjon som gjeld delegering av myndigheit til administrasjonssjef og andre nivå i kommune- og fylkesadministrasjonen

d. dokumentasjon som gjeld oppretting av, delegering av myndigheit til og val av formannskap, fylkesutval, kommuneråd (byråd), fylkesråd og andre politiske råd, utval, komitear og interkommunale samarbeid

e. dokumentasjon som gjeld delegering av vedtaksmakt frå kommunestyret eller fylkestinget til andre rettssubjekt

f. dokumentasjon som gjeld administrativ og politisk handsaming av saker som blir lagde fram for eller handsama i formannskap, fylkesutval, kommuneråd (byråd) eller fylkesråd

I samsvar med bevaringsforskrifta § 22, skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området “Val og medråderett”:

a. dokumentasjon som gjeld retningsliner og oppgåver ved val, folkerøystingar og andre tiltak for medråderett

b. dokumentasjon om oppnemning av valstyre, valmanntal, organisering av førehandsrøysting og valoppgjer

c. dokumentasjon om folkerøystingar, innbyggjarinitiativ, folkemøte og høyringar i spørsmål som har noko å seie for innbyggjarane