Dokumentfangst

Å identifisere, ta vare på og sikre dokumentasjon som skal inngå i virksomhetens arkiv. Hensikten er at dokumentasjonen blir tilgjengelig, pålitelig og anvendelig både i nåtid og for ettertiden.

Journalføring

En journal er en kronologisk oversikt over dokumenter som brukes i saksbehandling (brev, e‑post, notater mv.). Journalføring er registrering av disse dokumentene i arkivet. Journalen gir oversikt over når og hvordan henvendelser er mottatt og fulgt opp, og er viktig for innsyn og etterrettelighet.

Tilgangsstyring

Tilgangsstyring betyr å kontrollere hvem som har tilgang til arkivdokumenter og hvilke handlinger de kan utføre i et arkiv- eller saksbehandlingssystem. Formålet er å beskytte dokumentasjonens konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet, og sikre at bare autoriserte personer kan lese, endre, slette eller administrere arkivmateriale.

Kvalitetssikring

Kvalitetssikring av arkiv handler om å sikre at arkivene er komplette, korrekte, pålitelige og anvendbare over tid. 

Kilde: nasjonalarkivet.no

Tilgangsstyring betyr å kontrollere hvem som har tilgang til arkivdokumenter og hvilke handlinger de kan utføre i et informasjonssystem. Formålet er å beskytte konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet til dokumentasjonen, og sikre at bare autoriserte personer kan lese, endre, slette eller administrere arkivmateriale.

Alle digitale informasjonssystemer skal være satt opp med tilgangsstyring for roller og rettigheter som er knyttet til disse, samt med loggføring av all aktivitet jf. arkivforskrifta § 5 andre ledd bokstav b og c. Loggen i saker og saksdokumenter viser hvilken person som har opprettet og registrert dem, og er med på å sikre at bare ansatte med rett autorisasjon kan gjøre dette. I Rauma kommunes dokumentasjonsstrategi skal beskrivelser av tilgangsstyring finnes for hvert fagområde.

Ansvar: Systemeier skal sørge for funksjonalitet for tilgangsstyring, og det må være dokumentert hvem som kan utføre hvilke oppgaver (for eksempel hvem som oppretter brukere, tildeler roller og endrer rettigheter).

Roller og rettigheter: Det skal beskrives hvilke spesifikke rettigheter som gis brukere med ulike roller (for eksempel arkivar, saksbehandler, leder), og hvem som har rett til å tildele disse rollene.

Livssyklus for tilgang: Rutiner må finnes for tildeling, ajourhold og avslutning av brukertilganger (f.eks. ved nyansettelse, endring i stilling eller ved fratredelse). Dette skal være beskrevet i organets instruks for arkivsystemet.

Logging og sporbarhet: Tilgangsstyring skal sørge for at handlinger og endringer kan spores slik at dokumentenes autentisitet og bevisverdi kan dokumenteres. Dette er viktig for å sikre at dokumentasjonen er autentisk og pålitelig. 

Kilde: nasjonalarkivet.no

• Alle utgående brev og andre saksdokumenter som produseres internt, skal opprettes i sak-/arkivsystemet eller et fagsystem
• Brev og saksdokumenter fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, dokumentnummer og øvrige kjennetegn. Standard brevmal skal benyttes i sak- og arkivsystemet / fagsystemer ved utgående post
• Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes per e-post, som ikke er en god nok løsning for å ivareta informasjonssikkerhet
• Alle saksdokumenter (brev ut, interne notater, saksframlegg) som produseres skal ekspederes av ansvarlig saksbehandler for å ferdigstilles. Hvis et saksdokument av noen årsak ikke skal ferdigstilles, sørger saksbehandler for at saksdokumentet utgår (det kan være nødvendig å ta kontakt med systemadministrator) 

Et utgående dokument er ferdigstilt fra saksbehandlerens side så snart det er ekspedert til mottaker(e) og evt. kopimottaker(e).

Et internt notat er også ferdigstilt fra saksbehandlerens side så snart det er ekspedert. Internt notat med oppfølging skal følges opp (besvares eller avskrives) av mottaker. Internt notat uten oppfølging krever ikke oppfølging av mottaker, og skal også ekspederes dersom det ikke er mottakere overhodet.

Politiske saksframlegg er ferdigstilt fra saksbehandlers side når det er godkjent av kommunedirektøren i P360. Politisk sekretariat behandler sakene videre frem til møteinnkalling sendes. I fagsystemet Plan & Build må politiske saksframlegg ekspederes etter godkjenning for at sakene skal bli tilgjengelig i P360, og kunne legges inn på sakslista til politisk behandling. Etter ekspedering tar politisk sekretariat seg av resten av behandlingen.

Ekspederte dokumenter går til arkivarene for kontroll, før de kan journalføres. Eventuelle mangler ved dokumentene meldes tilbake til saksbehandler.

Etter ekspedering har kun arkivarer rettigheter til å utføre tilføyinger, slettinger og endringer i journalførte dokumenter. All aktivitet i den enkelte saksmappe og det enkelte saksdokument loggføres automatisk.

Rauma kommune har et sentralt postmottak, i service- og dokumentsenteret på rådhuset. Postmottaket har ansvar for mottak og håndtering av både fysisk post og digital post til kommunen.

• Fysisk post sorteres og fordeles til adressatene. I henhold til interne rutiner blir fysisk post enten digitalisert før den sendes videre til mottaker i saks- og arkivsystem eller fagsystemer, eller videresendes på papir i internposten. Ikke-arkivverdig post, f. eks. aviser og blader legges i virksomhetens posthylle.
• Digital post mottas av postmottaket via SvarInn, e-post, Altinn og Digipost.
• Dokumenter som mottas via SvarInn registreres til aktuell saksbehandler i saks- og arkivsystemet P360. Unntak er dokumenter som enten skrives ut og videresendes på papir eller skannes inn i andre fagsystemer.
• E-poster som er arkivverdige, registreres inn til saksbehandler i saks- og arkivsystemet fra Outlook. Andre e-poster videresendes til aktuelle mottakere, med kopi til innsenderen. Mappene søppelpost / useriøs post sjekkes jevnlig i tilfelle arkivverdige e-poster havner der.
• Arkivverdige dokumenter som mottas i Altinn mellomlagres på egen PC, og enten registreres i saks- og arkivsystemet eller overføres til korrekt filområde (ved behandling i annet fagsystem). Når dokumentene er overført til sakssystem/fagsystem skal dokumentet umiddelbart legges i mappen "Arkivert", eller "Slettet" i Altinn. Innboksen skal kun bestå av ubehandlede dokumenter slik at vi til enhver tid har oversikt over innkommet post. Ikke-arkivverdige dokumenter videresendes direkte fra Altinn, og slettes umiddelbart etter at de er videresendt.
• Arkivverdige dokumenter som mottas i Digipost mellomlagres på egen PC, og registreres deretter i saks- og arkivsystemet, overføres til korrekt filområde (ved behandling i annet fagsystem) eller videresendes til rett mottaker. 

• Ofte tar service- og dokumentsenteret imot innkommende post. Men saksbehandlere kan også motta saksdokumenter direkte, for eksempel på e-post eller i Teams, eller levert i papir på kontoret.
• Det er innholdet som bestemmer om noe er et saksdokument, ikke formatet. Et bilde, en lydfil eller en SMS kan også være et saksdokument.
• For å vurdere noe som et saksdokument, må disse tre kriteriene være oppfylt
  1) Dokumentet må være et saksdokument for organet i henhold til offentlighetsloven § 4,
  2) Dokumentet må enten ha blitt sendt inn til eller ut fra organet,
  3) Dokumentet må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.
• Har saksbehandler mottatt noe som må vurderes som et saksdokument, skal det arkiveres/journalføres i saks- og arkivsystemet eller i et fagsystem

Det er nødvendig med gode og utfyllende saks– og dokumenttitler, da det gir presis og korrekt informasjon om saksbehandlers arbeid på den offentlige postjournalen, og for at dokumentene skal være søkbare og identifiserbare både i nåtiden og i ettertid.

Skriveregler

1. Tittelen skal inneholde ord og uttrykk som gir en god og presis beskrivelse av sakens eller dokumentets innhold
2. Tittelen skal ikke inneholde for eksempel «SV», «VS» «FWD» m.m. som følger med fra emnefelt i e-poster
3. Tittelen skal ikke inneholde filekstensjoner (for eksempel "*.pdf", "*.docx", "*.jpg", "*.doc")
4. Alle begreper skal som hovedregel skrives helt ut. Forkortelser kan eventuelt komme i tillegg. Allment kjente forkortelser/akronym er tillatt.
5. Fremmedspråklige tekster skal av hensyn til søkbarhet også oversettes til bokmål i tillegg til original tekst
6. Fødselsdatoer skal skrives med åtte siffer med formatet DD.MM.ÅÅÅÅ. Det anbefales at andre datoer også skrives på denne måten.
7. I saker eller dokumenter som er unntatt offentlighet kan deler av tittelen skjermes, men den offentlige tittelen må likevel gi et godt bilde av sakens eller dokumentets innhold, og bør i så stor grad som mulig være lik den unntatte tittelen

Ta kontakt med service- og dokumentasjonssenteret dersom din enhet ønsker å utarbeide spesifikke skriveregler.

Kvalitetssikring av arkiv handler om å sikre at arkivene er komplette, korrekte, pålitelige og anvendbare over tid, jf. arkivlova § 5. 

Hovedområder for kvalitetssikring (fra arkivverket.no):

• Rutiner for dokumentfangst og journalføring: Sørg for klare rutiner for hva som skal arkiveres, hvem som journalfører og hvordan dokumentenes metadata registreres og kvalitetssikres. 
• Periodisk kvalitetssikring: Gjennomfør både løpende og periodiske kontroller (for eksempel tellemapper/saker mot kildesystem) for å avdekke manglende overføringer, feil i status eller mangelfulle metadata. 
• Avvikshåndtering: Ha rutiner for å fange opp og følge opp avvik (fra enkle registreringsfeil til alvorlige publiseringsfeil med sensitiv informasjon). Alvorlige avvik skal rapporteres og følges opp.
• Kvalitetssikring ved konvertering og skanning (mediekonvertering): Dokumenter og kontroller hele konverteringsprosessen (skanning, OCR, tilknytning av metadata, formatkrav).
• Metadata og klassifikasjon: Sikre at titler, datoer, klassifikasjon og andre metadata er korrekte og tilstrekkelige, slik at dokumentene kan gjenfinnes og at bevarings-/kassasjonsregler fungerer. 
• Langtidsbevaring og dokumentasjon: Ha planer for langtidsbevaring av elektronisk materiale, og dokumenter prosesser, ansvar og tekniske løsninger slik at autentisitet og integritet bevares.

Formål med kvalitetssikring av innholdet i arkivet:

• Sikre at dokumentene kan gjenfinnes i dag og i fremtiden
• Kvalitetssikre at taushetsbelagte opplysninger er skjermet internt i kommunen og for offentligheten
• Kvalitetssikre at alle dokumenter (filer) har innhold og er lesbare
• Kvalitetssikre at registreringsopplysninger (metadata) er korrekte og utfyllende på saksmappe-, dokument- og filnivå

Systemadministrator og leverandør/systemeier har det overordnede ansvaret for drift og vedlikehold av saks- og arkivsystemet. Arkivarer i kommunens sak- og arkivsystem har ansvar for løpende kvalitetssikring i henhold til egne rutiner.

Arkivlova § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres, dvs. slettes eller destrueres, med mindre det er bestemt at det ikke skal tas vare på, i medhold av forskrift gitt av Nasjonalarkivet (hjemlet i arkivlova § 12 andre ledd, eller Nasjonalarkivet har gitt tillatelse til å kassere.

Uhjemlet kassasjon innebærer at arkiv makuleres, ødelegges eller slettes uten at det er hjemlet i lov eller forskrift eller godkjent av Riksarkivaren. Uhjemlet kassasjon kan føre til at det mangler dokumentasjon på gjennomførte saksbehandlingsprosesser, og at fremtidig forsking kan bli skadelidende. I verste fall kan enkeltpersoner bli ute av stand til å dokumentere sine rettigheter. 

Rauma kommunes bevarings- og kassasjonsplan bygger på bestemmelsene i bevaringsforskrifta (og kapittel 7 i riksarkivarens forskrift, som nå er opphevet).

Lenke til Rauma kommunes bevarings- og kassasjonsplan

Kommunen oppbevarer både digitale dokumenter og eldre dokumenter på papir. 

Det arbeides kontinuerlig med å overføre papirdokumenter til interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKAMR) i Ålesund. Rauma kommune har fortsatt en del papirdokumenter oppbevart i egne lokaler. Fordi dokumentene er oppbevart forskjellige steder, kan det være varierende leveringstid ved innsynsbegjæringer i eldre saker.

Nyere dokumenter er lagret i digitale informasjonssystemer. Eldre digitale dokumenter, er deponert hos IKAMR. Dette kan for eksempel være innhold fra utgåtte fagsystemer og lignende.

Arkivforskrifta § 6 slår fast at kommunen skal ha skildringer av sine informasjonssystemer med arkivverdig dokumentasjon. Skildringene skal blant annet vise hva slags dokumentasjon som er lagret i det enkelte systemet. 

Aktuelt lovverk

Arkivlova § 14. Avlevering, overføring og deponering av arkiv til langtidsbevaring, andre ledd
Arkivforskriften § 12.Kva dokumentasjonsplanen skal innehalde, bokstav j

Det skal alltid tas arkivuttrekk

• hvis et elektronisk arkivsystem periodiseres eller avsluttes
• hvis en arkivdel periodiseres eller avsluttes

Definisjoner

Periodisering: Å dele opp et arkiv i tidsperioder, slik at de eldste og minst aktuelle dokumentene kan tas ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklere å finne fram i det nyeste og viktigste materialet. Journalperiodene skal være på minst 4-5 år. For kommuner kan det ofte være gunstig å sette et skille hvert fjerde år, i takt med kommunevalgene.  Overgang til et annet system eller ny leverandør, eller til en ny generasjon av Noark-standarden, krever ikke periodisering, men det kan være praktisk å gjøre større endringer og lage et skille ved slike tilfeller. Det skal uansett gjøres periodeskille når: 1) det blir tatt i bruk et nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel), 2) det gjøres store omorganiseringer (Jf. Arkivforskriften § 17 – Overføring av arkiv mellom organ) og 3) en går over til elektronisk arkiv. Kilde: Nasjonalarkivet

Avslutning: Alle dokumenter som ble registrert i den avsluttede perioden ferdigstilles. Saker avsluttes og settes bort samlet eller arkivdelen stenges for nye innføringer. Hvis det kommer nye dokumenter til en avsluttet sak, skal disse registreres i den nye periodens journal og dermed tildeles nytt saksnummer. Det lages koblinger eller henvisning mellom gammel og ny sak. Grunner til at arkiv avsluttes: 1) overgang til nytt arkivsystem (informasjonssystem), 2) ved store omorganiseringer som nedleggelse eller overføring av funksjonsområder til et annet organ (for eksempel interkommunale samarbeid), 3) når en kommune går ut av et interkommunalt samarbeid.

Rutine for avlevering / overføring av arkiv til langtidsbevaring

Avlevering / overføring av elektroniske informasjonssystemer

Arkivskaper må selv ta initiativ til å avtale tidspunkt for avlevering/deponering. Hvis arkivskaper har systemer som skal deponeres periodevis (systemer basert på Noark-4 og historiske baser) plikter organet å melde fra til IKA Møre og Romsdal ved innføring av slike periodiseringsrutiner. Organet skal i god tid før periodens slutt avtale tidspunkt for periodisk avlevering.

Når arkivuttrekket er kommet IKA Møre og Romsdal i hende, vil arkivskaper motta en mottakskvittering. IKA Møre og Romsdal vil gjennomføre en kvalitetskontroll av det aktuelle arkivuttrekket så raskt som mulig etter mottak. Etter gjennomført kvalitetskontroll vil organet få tilbakemelding om deponeringen. Hvis det kan påvises avvik i arkivuttrekket, dette kan være avvik fra spesifikasjonene i Noark-4.1 kap. 15 for arkivuttrekk fra Noark-4 system, eller avvik fra metadatastandarden ADDMML og IKA Møre og Romsdals retningslinjer for dokumentasjon av metadata, kan IKA Møre og Romsdal returnere arkivuttrekket til arkivskaper. IKA Møre og Romsdal vil så langt som mulig rette opp eventuelle avvik i mottatte arkivuttrekk.

Når arkivuttrekket er kvalitetssikret, og deponert vil arkivskaper få tilsendt en deponeringskvittering. Arkivuttrekket vil da bli oppbevart som en ”arkivkopi”. Etter at deponeringen er gjennomført kan materialet avleveres, dvs. at IKA Møre og Romsdal overtar ansvar over materialet, herunder ansvaret for alt videre teknisk vedlikehold og de tekniske konverteringer. Arkivskaper må da kontakte IKA Møre og Romsdal for å få en bekreftelse på avleveringen.

Avlevering av analog dokumentasjon

Rauma kommune har avtale med Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKAMR) om at IKAMR skal hente og ordne kommunens analoge dokumentasjon. I forbindelse med konkrete avleveringer gjøres avtale med IKAMR om hvordan kommunen på forhånd skal forberede avleveringen. 

Mer informasjon på nettsidene til IKAMR:

Elektroniske informasjonssystemer - Instruks avlevering | IKA Møre og Romsdal
Analog dokumentasjon - Avlevere arkiv | IKA Møre og Romsdal