Tilgangsstyring og loggføring skal sikre dokumentene mot ikke-autoriserte tilføyinger, slettinger og endringer. Tilgang til saks- og arkivsystemet P360 for den enkelte ansatte opprettes automatisk basert på integrasjon med kommunens HRM-system via IDWeb. Det er systemadministrator som kontrollerer at rett tilgang blir gitt til den ansatte basert på tjenstlige behov. Dersom den automatiske tildelingen av tilgang og rettigheter ikke fungerer etter hensikten, må den ansattes nærmeste leder gi service- og dokumentavdelinga beskjed, for å overstyre automatikken. Beskjed gis skriftlig på servicekontoret@rauma.kommune.no 

Når den ansatte har fått tilgang, logger vedkommende inn i P360 med sin brukerkonto via EntraID.

Tilganger til saker og saksdokumenter i saks- og arkivsystemet P360 styres via tilgangskoder (offentlig / unntatt offentlighet) og tilgangsgrupper (som regel knyttet til en virksomhet eller avdeling, men kan også skreddersys ved behov, f. eks hvis personer fra forskjellige virksomheter / avdelinger trenger det for å samarbeide). 

Alle saksbehandlere har lesetilgang til alle saker og saksdokumenter som ikke er unntatt offentlighet. Det gjelder likevel ikke for dokumenter som er under arbeid av en annen saksbehandler og har status “Reservert”, hvis ikke den ansvarlige saksbehandleren selv gir tilgang til saksdokumentet.

Tilgang til saker og saksdokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger jf. forvaltningsloven § 13 eller særlover, styres etter tjenstlig behov. Kun ledere med personalansvar skal for eksempel ha tilgang til personalmapper for sine ansatte, og det skal være egne tilgangsgrupper som gir personaltilgang. Mens i skolene har både rektorer og lærere tilgang til elevmappene på sin skole, gjennom en felles tilgangsgruppe. Tjenstlig behov skal alltid vurderes ved tilgang til arkivmateriale som er unntatt offentlighet.

Et unntak fra den vanlige tilgangsstyringen gjelder for sakstypen sensitiv sak. Her er det ikke mulig å benytte tilgangsgrupper, dermed er det kun den saksansvarlige selv som i utgangspunktet har tilgang, og som selv må gi andre saksbehandlere tilgang spesifikt. Dette reduserer risikoen for at uvedkommende uten tjenstlig behov har tilgang til sensitive saker og saksdokumenter. Den saksansvarlige kan overføre ansvaret for saken til en annen saksbehandler.

Alle digital systemer skal være satt opp med tilgangsstyring for roller og rettigheter som er knyttet til disse, samt med loggføring av all aktivitet jf. arkivlova § 9 d og arkivforskriften § 12. Loggen i saker og saksdokumenter viser hvilken saksbehandler / arkivar som har opprettet og registrert dem, og er med på å sikre at bare ansatte med rett autorisasjon kan gjøre dette. I Rauma kommunes dokumentasjonsstrategi skal beskrivelser av tilgangsstyring finnes for hvert fagområde.

Arkivarene har tilgang til alle saker, for å kunne kvalitetssikre innholdet og avslutte sakene.

• Saksbehandler -  Opprette saker, opprette prosjekter, opprette saksdokumenter i alle åpne saker og prosjekter som ikke er tilgangsstyrt, redigere dokumenter og saker du selv er ansvarlig for, gi rettigheter til dokumenter og saker hvor du selv har redigeringsrettigheter, redigere, omnummerer og flytte filer fra eller til egne dokumenter, starte eller avslutte en arbeidsflyt på et dokument, besvare et dokument med dokument eller e-post, avskrive eller omfordele et innkommende dokument, ekspedere et dokument, opprette og redigere kontakter, avslutte egne saker, sende dokument som vedlegg på epost, se loggen til alle elementer du har tilgang til, dele alle elementer du har tilgang til, registrere merknader, registrere behandlingsplan for politisk utvalgsbehandling av en sak.
• Leder - Samme rettigheter som saksbehandlere, inkludert rettigheter til handlinger som redigering og ekspedering. Kan i tillegg fordele dokumenter i sin virksomhet / avdeling.
• Utvalgssekretær - opprette saker, journalposter og dokumenter, registrere merknader, registrere behandlingsplan for politisk utvalgsbehandling av en sak, opprette / administrere utvalg, opprette møter i den politiske møtekalenderen, legge inn saker på saksliste.
• Arkivar - Flytte dokumenter mellom saker, redigere alle saker og dokumenter i alle statuser (så lenge de ikke er begrenset med en tilgangsgruppe arkivaren ikke har), redigere og avslutte arbeidsflyt, masseoppdatere, skrive ut skannerark, opprette og redigere kontakter, sjekke inn filer på vegne av andre og søke opp hva andre har sjekket ut, oppheve avskrivning, endre alle statuser for sak, dokument og fil (inkludert status utgår), ekspedere alle dokumenter, ta ut rapporter.
• Brukeradministrator - Administrere brukerrettigheter
• Administrator - Administrere oppsettet i saks- og arkivsysteme
• Technical Administrator - Administrere det tekniske oppsettet 

• Alle utgående brev og andre saksdokumenter som produseres internt, skal opprettes i sak-/arkivsystemet eller et fagsystem
• Saksbehandler/leder kan opprette utgående dokumenter, innkommende dokumenter, interne notater og politiske saksframlegg
• Brev og saksdokumenter fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, dokumentnummer og øvrige kjennetegn. Standard brevmal skal benyttes i sak- og arkivsystemet / fagsystemer ved utgående post
• Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes per e-post, som ikke er en god nok løsning for å ivareta informasjonssikkerhet
• Alle saksdokumenter (brev ut, interne notater, saksframlegg) som produseres skal ekspederes av ansvarlig saksbehandler for å ferdigstilles. Hvis et saksdokument av noen årsak ikke skal ferdigstilles, tar saksbehandler kontakt med service- og dokumentsenteret for å gi saksdokumentet status “Utgår”

Det er nødvendig med gode og utfyllende saks– og dokumenttitler, da det gir presis og korrekt informasjon om saksbehandlers arbeid på den offentlige postjournalen, og for at dokumentene skal være søkbare og identifiserbare både i nåtiden og i ettertid.

Skriveregler

1. Tittelen skal inneholde ord og uttrykk som gir en god og presis beskrivelse av sakens eller dokumentets innhold
2. Tittelen skal ikke inneholde for eksempel «SV», «VS» «FWD» m.m. som følger med fra emnefelt i e-poster
3. Tittelen skal ikke inneholde filekstensjoner (for eksempel "*.pdf", "*.docx", "*.jpg", "*.doc")
4. Alle begreper skal som hovedregel skrives helt ut. Forkortelser kan eventuelt komme i tillegg. Allment kjente forkortelser/akronym er tillatt.
5. Fremmedspråklige tekster skal av hensyn til søkbarhet også oversettes til bokmål i tillegg til original tekst
6. Fødselsdatoer skal skrives med åtte siffer med formatet DD.MM.ÅÅÅÅ. Det anbefales at andre datoer også skrives på denne måten.
7. I saker eller dokumenter som er unntatt offentlighet kan deler av tittelen skjermes, men den offentlige tittelen må likevel gi et godt bilde av sakens eller dokumentets innhold, og bør i så stor grad som mulig være lik den unntatte tittelen

Ta kontakt med service- og dokumentasjonssenteret dersom din enhet ønsker å utarbeide spesifikke skriveregler.

Et utgående dokument er ferdigstilt fra saksbehandlerens side så snart det er ekspedert til mottaker(e) og evt. kopimottaker(e).

Et internt notat er også ferdigstilt fra saksbehandlerens side så snart det er ekspedert. Internt notat med oppfølging skal følges opp (besvares eller avskrives) av mottaker(ne). Internt notat uten oppfølging krever ikke oppfølging av mottaker, og skal også ekspederes dersom det ikke er mottakere overhodet.

Politiske saksframlegg er ferdigstilt fra saksbehandlers side når det er godkjent av kommunedirektøren i P360. Politisk sekretariat behandler sakene videre frem til møteinnkalling sendes. I fagsystemet Plan & Build må politiske saksframlegg ekspederes etter godkjenning for at sakene skal bli tilgjengelig i P360, og kunne legges inn på sakslista til politisk behandling. Etter ekspedering tar politisk sekretariat seg av resten av behandlingen.

Ekspederte dokumenter går til arkivarene for kontroll, før de journalføres. Eventuelle mangler ved dokumentene meldes tilbake til saksbehandler.

Etter ekspedering har kun arkivarer rettigheter til å utføre tilføyinger, slettinger og endringer i journalførte dokumenter. All aktivitet i den enkelte saksmappe og det enkelte saksdokument loggføres automatisk.

Dokumentasjon som kommer til dokumentasjonssenteret

Rauma kommune har et sentralt postmottak, i service- og dokumentsenteret på rådhuset. Postmottakets fem ansatte har alle et ansvar for mottak og håndtering av både fysisk post og digital post til kommunen.

• Fysisk post sorteres og fordeles til adressatene. I henhold til interne rutiner blir fysisk post enten digitalisert før den sendes videre til mottaker i saks- og arkivsystem eller fagsystemer, eller videresendes på papir i internposten. Ikke-arkivverdig post, f. eks. aviser og blader legges i virksomhetens posthylle.
• Digital post mottas av postmottaket via SvarInn, e-post, Altinn og Digipost.
• Dokumenter som mottas via SvarInn registreres til aktuell saksbehandler i saks- og arkivsystemet P360. Unntak er dokumenter som enten skrives ut og videresendes på papir eller skannes inn i andre fagsystemer.
• E-poster som er arkivverdige, registreres inn til saksbehandler i saks- og arkivsystemet fra Outlook. Andre e-poster videresendes til aktuelle mottakere, med kopi til innsenderen. Mappene søppelpost / useriøs post sjekkes jevnlig i tilfelle arkivverdige e-poster havner der.
• Arkivverdige dokumenter som mottas i Altinn mellomlagres på egen PC, og enten registreres i saks- og arkivsystemet eller overføres til korrekt filområde (ved behandling i annet fagsystem). Når dokumentene er overført til sakssystem/fagsystem skal dokumentet umiddelbart legges i mappen "Arkivert", eller "Slettet" i Altinn. Innboksen skal kun bestå av ubehandlede dokumenter slik at vi til enhver tid har oversikt over innkommet post. Ikke-arkivverdige dokumenter videresendes direkte fra Altinn, og slettes umiddelbart etter at de er videresendt.
• Arkivverdige dokumenter som mottas i Digipost mellomlagres på egen PC, og registreres deretter i saks- og arkivsystemet, overføres til korrekt filområde (ved behandling i annet fagsystem) eller videresendes til rett mottaker. 

Rutiner for registrering av dokumentasjon som kommer direkte til saksbehandler

• Ofte tar service- og dokumentsenteret imot innkommende post. Men saksbehandlere kan også motta saksdokumenter direkte, for eksempel på e-post eller i Teams, eller levert i papir på kontoret. Saksbehandler er da selv ansvarlig for å registrere saksdokumentet inn i aktuelt saks- og arkivsystem / system
• Det er innholdet som bestemmer om noe er et saksdokument, ikke formatet. Et bilde, en lydfil eller en SMS kan også være et saksdokument.
• For å vurdere noe som et saksdokument, må disse tre kriteriene være oppfylt
  1) Dokumentet må være et saksdokument for organet i henhold til offentlighetsloven § 4,
  2) Dokumentet må enten ha blitt sendt inn til eller ut fra organet,
  3) Dokumentet må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.
• Har saksbehandler mottatt noe som må vurderes som et saksdokument, skal det arkiveres/journalføres i saks- og arkivsystemet eller i et fagsystem
• I P360 importerer man e-post inn i korrekt sak, enten ved å dra e-posten direkte inn i saken eller registrere e-posten inn via sidepanelet i Outlook. Det er svært viktig at saksbehandler foretar en vurdering av e-postkorrespondanse, slik at kommunen ikke mister arkivverdig informasjon. 
• Dokumentasjon på papir må skannes og registreres inn, eller saksbehandler kan be dokumentasjonssenteret om å registrere det. 
• Får saksbehandler inn en SMS som må regnes for å være et saksdokument, tar saksbehandler bilde av meldingen, sender den til egen e-post og registreres inn i korrekt sak.

Generelt

• Det er saksbehandlers ansvar å kontrollere at innkommende og utgående korrespondanse avskjermes dersom det er hjemmel for dette. Ved avskjerming er det viktig at det registreres rett lovhjemmel
• Dersom et dokument kun tildeles en enhet (og ikke en konkret person) skal leder vurderer offentlighet på dokumentet før det viderefordeles til en saksbehandler
• Ekstern begrensning av tilgang - på offentlig journal (Tilgangskode, paragraf, avskjerming kontakter og valg av offentlig tittel)
• Intern begrensning av tilgang for brukere av Public 360 (Tilgangsgruppe, avskjerming kontakter og valg av offentlig tittel)

Tilgangskode 

• Styrer hvilken informasjon som framkommer i offentlig journal
• Som standard er ingenting unntatt offentlighet
• Saksbehandler kan overstyre dette ved å endre tilgangskoden fra U – Ugradert til UO – Unntatt offentlighet

Paragraf

• Sensitive og taushetsbelagte opplysninger skal skjermes, med henvisning til rett lovhjemmel
• Når tilgangskoden endres til UO - "Unntatt offentlighet", aktiveres paragraf-feltet. Det MÅ velges en paragraf (lovhjemmel) fra listen for å komme videre
• Hvis det mangler en lovhjemmel kontaktes service- og dokumentsenteret

Offentlig tittel

• Taushetsbelagte opplysninger i tittel både på sak og dokument skjermes
• Ved å velge kode "UO - unntatt offentlighet", vises nytt felt "Offentlig tittel" som må fylles ut
• Velg offentlig tittel som beskriver dokumentets innhold, men ikke røper sensitive opplysninger
• Teksten i feltet "Tittel" vises kun for medlemmer av tilgangsgruppen som saken/dokumentet er avskjermet med

Kontakter (Avsender/mottakers navn)

• Skjermes ved å hake av i eget felt (firkant til høyre) tilknyttet kontakten (forbudsskilt dukker opp i bildet)

Tilgangsgruppe

• Tilgangsgruppe begrenser tilgangen til journalpostopplysninger og dokumenter internt i kommunen
• Systemadministratoren har ansvar for å administrere og vedlikeholde tilgangsgrupper
• Som standard er gruppen "Alle" (dvs. at alle brukere av Public 360 har lesetilgang til alt)
• Dersom den interne tilgangen til et dokument eller en sak skal begrenses, må det manuelt velges en annen tilgangsgruppe
• Kun brukere som er definerte medlemmer av en tilgangsgruppe vil ha tilgang til opplysninger og dokumenter dersom en annen gruppe enn “Alle” velges
• Saksbehandler kan kun velge de gruppene vedkommende selv er medlem av

Rauma kommunes bevarings- og kassasjonsplan gir en oversikt over hvilke dokumenttyper som skal bevares, hvilke som bare skal oppbevares bare i en gitt periode, og hvilke som kan kasseres (slettes / makuleres).

Lenke til bevarings- og kassasjonsplanen

P360 fungerer som elevarkiv, barnehagearkiv, personalarkiv, eiendomsskattearkiv, byggesaksarkiv og generelt saksarkiv for Rauma kommune.  Av dette følger det at all arkivverdig dokumentasjon innen disse områdene blir lagret her. 

Rauma kommune har elektronisk godkjent signering som gjør at vi sender dokumentene til elektronisk signering i tjenesten Posten signering.

Rauma kommune skal benytte elektronisk signering (via P360) der det er mulig for å effektivisere og kvalitetssikre saksbehandlingen. Ved elektronisk signering kommer det digitalt signerte dokumentet automatisk tilbake i saken det ble ekspedert fra umiddelbart etter signering. Elektronisk signering skal benyttes ved inngåelse av arbeidsavtaler, og kan for eksempel også brukes for å få foresattes signatur på møtereferater i barnehager og skoler. 

Dokumentasjonssenteret har ansvaret for kvalitetssikring av registreringer i P360, i henhold til egne rutiner. Kvalitetssikring av arkiv handler om å sikre at arkivene er komplette, korrekte, pålitelige og anvendbare over tid.

Hovedområder for kvalitetssikring (fra arkivverket.no):

• Rutiner for dokumentfangst og journalføring: Sørg for klare rutiner for hva som skal arkiveres, hvem som journalfører og hvordan dokumentenes metadata registreres og kvalitetssikres. 
• Periodisk kvalitetssikring: Gjennomfør både løpende og periodiske kontroller (for eksempel tellemapper/saker mot kildesystem) for å avdekke manglende overføringer, feil i status eller mangelfulle metadata. 
• Avvikshåndtering: Ha rutiner for å fange opp og følge opp avvik (fra enkle registreringsfeil til alvorlige publiseringsfeil med sensitiv informasjon). Alvorlige avvik skal rapporteres og følges opp.
• Kvalitetssikring ved konvertering og skanning (mediekonvertering): Dokumenter og kontroller hele konverteringsprosessen (skanning, OCR, tilknytning av metadata, formatkrav).
• Metadata og klassifikasjon: Sikre at titler, datoer, klassifikasjon og andre metadata er korrekte og tilstrekkelige, slik at dokumentene kan gjenfinnes og at bevarings-/kassasjonsregler fungerer. 
• Langtidsbevaring og dokumentasjon: Ha planer for langtidsbevaring av elektronisk materiale, og dokumenter prosesser, ansvar og tekniske løsninger slik at autentisitet og integritet bevares.

Formål med kvalitetssikring av innholdet i arkivet:

• Sikre at dokumentene kan gjenfinnes i dag og i fremtiden
• Kvalitetssikre at taushetsbelagte opplysninger er skjermet internt i kommunen og for offentligheten
• Kvalitetssikre at alle dokumenter (filer) har innhold og er lesbare
• Kvalitetssikre at registreringsopplysninger (metadata) er korrekte og utfyllende på saksmappe-, dokument- og filnivå

Daglige kontrolloppgaver for service- og dokumentsenteret i saks- og arkivsystemet P360

• Dokumenter som er ekspedert av saksbehandlere (utgående dokumenter, interne notater)
• Innkommende dokumenter som er registrert av saksbehandlere (digitale filer, e-poster)
• Saker som er avsluttet av saksbehandlere 

Hva skal kontrolleres:

• Tittel er i henhold til skriveregler
• Skannet versjon skal være i orden (ikke mangle sider, være vanskelig å lese)
• Dokumentet skal tilhøre korrekt sak
• Er dokumentet avskrevet
• Offentligvurdering (også av avsenderinformasjon ved personssikkerhetshensyn)
• Tilgangsgrupper
• Arkivkode

Plan & Build er fagsystemet for behandling av byggesaker, plansaker, dele, oppmålings- og seksjoneringssaker.

PLan & Build er basert på P360, og saker med tilhørende saksdokumenter blir automatisk arkivert i Public 360. Politiske saksframlegg som gjelder de ovennevnte sakstypene opprettes også og skrives i Plan & Build, før de overføres til P360.

Dersom P360 er midlertidig ute av drift er det ikke mulig å foreta registrering og arkivering i systemet.

Ved kortere nedetid (1-2 dager) utsettes registreringen av inn- og utgående post. 

Ved lengre driftsstans skal man føre journal over inn- og utgående post samt interne notat i papirjournal.