For metodene som er beskrevet ovenfor, er det enkelt å få samlet all dokumentasjonen pr. barn ved hjelp av søk. Om en søker på barnets fødselsnummer (primærnøkkel), får en opp all dokumentasjon om barnet. Søker en på fødselsnummer pluss en bestemt emnekode/K-kode (sekundærkode), får en opp all informasjon om det bestemte emnet for barnet. Det er også mulig å søke opp alle barn på en bestemt K-kode, slik kan en kan få oversikt over for eksempel alle barn som mottar kontantstøtte.

For metoden beskrevet under punkt 2 er det ikke mulig å avslutte saken når saksbehandlingen for en forespørsel er avsluttet. Når det gjelder tilgangsstyring her, kan det være nødvendig å styre saksbehandleres tilgang til de enkelte journalposter – noen ganger også til bestemte dokumenter.

Det blir gitt ulike tilganger for brukerne slik at enhetsleder får tilgang til alle saker i enheten - mens saksbehandler kun får tilgang til de sakene han/hun er ansvarlig for. Arkivarene skal ha tilgang til alle saker i barnehagene, slik at de har mulighet til å kvalitetssikre og avslutte saker. Tilgang gis pr. enhet og igjen ned til gruppe og ved særskilt behov - til en person.

Deler av barnets dokumentasjon må ligge i sikret sone – i forhold til Personopplysningslovens bestemmelser. Om datasystemet ikke har sikret sone, kan dette løses ved at hoveddokumentet er elektronisk – og dokumentet som inneholder taushetsbelagte opplysninger, blir vedlegg på papir.

Rauma kommune bruker fagsystemet Visma Flyt Barnehage som er integrert med sak-/arkivsystemet i kommunen (P360). Arkivverdig informasjon overføres fra fagsystemet til arkivdel Barn i 360.