Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter:

NAV-leder har ansvar for tildeling av myndighet. Ved NAV Rauma har identansvarlig for socio fått myndighet til å vedlikeholde brukerrettigheter. NAV Leder skal gi beskjed til identansvarlig socio ved endringer av brukerrettigheter.

Bruksanvisning for vedlikehold av brukerrettigheter ligger i Socio. Gjøres gjennom driftsverktøyet (Roller og Sikkerhet).

Enkle endringer, opprettelse av nye ansatte/brukere, nytt passord og tildeling av roller gjøres i ansattkartotek (ikke driftsverktøy).

Saker som godkjennes blir påført godkjent dato, og det autentiserer at saken er godkjent.

Det legges inn tekst på alle vedtak at disse er godkjent elektronisk og sendes ut uten signatur.  Dokumenter som krever signatur og stempel (for eksempel garantier og bekreftelser), må skannes i Socio.

Ansatte logger seg på med egen bruker/passord i sikker sone

Systemet har loggfunksjon

Registering av inngående dokumenter

All inngående dokumentasjon som NAV Rauma mottar fra klient og samarbeidsinstanser skal skannes og arkivers elektronisk.

Skanning

NAV-leder har delegert myndighet til de ansatte som skanner dokumenter og journalfører til/i Socio. Før skanning

Dokumentet stemples med mottattdato, Det må fremgår tydelig hvem dokumentet tilhører, med navn og fødselsnummer. Det skal sjekkes at klienten er registret i systemet før skanning. Følg rutine for registering av ny klient dersom ikke.

Etter skanning legges dokumentene i midlertidig arkiv etter at de er journalført i Socio.

Dokumentene skal oppbevares i midlertidig arkiv i 3 måneder før de makuleres.

Kvalitetskontroll innskannede dokumenter

Følgende kontrolleres

• At antall sider stemmer med originalen
• Kvaliteten på det skannede dokumentet: lesbarhet skjevheter, mørke partier etc.
• At dokumentet er knyttet opp til riktig klient og sak

Journalføring/Håndtering av dokumenter

All innkommen dokumentasjon skal journalføres og slik få et journalnummer.

Det må fylles ut nå dokumentet ble mottatt, all dokumentasjon skal ha stempel på mottattdato.

Klient, hvilken type dokument det er og hvilken saksbehandler som skal følge opp må også registreres.

Inngående journaltyper per 17.01.19:

Søknad, Inngående brev, Husleiekontrakt, Klage, Skattemelding/oppgjør

Det er viktig at riktig saksbehandler velges da vedkommende vil få opp en journalføringsoppgave på sin tavle (arbeidsverktøy)

Er dokumentet en ny søknad skal det opprettes sak.

Kvalitetssikring av registrering/arkivering

Del to av journalføringen er å låse journalen.

-Sjekk at dokumentet er knyttet til riktig bruker og eventuelt sak. Dersom det er nødvendig å opprette sak, trykk på Tilhørighet og Ny.

-Sjekk at dokumentet er knyttet til riktig instans under fanen instans: Hvem har sendt inn dokumentet?

Dersom dokumentet er knyttet til feil Klient, må dokumentet skannes på nytt. Gi beskjed til systemansvarlig, som har tilgang til å endre/slette feilskanning / feil journalføring.

Arkivering

NoArkivering gjennomføres ukentlig av leder.  Alle dokumenter som oppfyller kravene til NoArkiv arkiveres.

Leder følger opp evt. dokumenter som ikke blir NoArkivert og tar kontakt med saksbehandler for å ferdigstille dokumentet til NoArkiv.

Tre veiledere har ansvaret for å  fordele dokumentene. De fordeles til veileder/saksbehandler etter dato.

Journaler kan rettes helt til de blir låst av alle med saksbehandler tilgang.

En NoArkivert journal kan ikke rettes eller slettes. Er journalen låst kan kun systemansvarlig eller leder låse det opp. En journal kan kun rettes dersom det er feil eller mangler.

Det er kun systemansvarlig eller leder som kan slette dokumenter/journaler helt fra socio.

Vilkår for sletting.

• Det er opprettet journal på feil klient
• Klienter som har blitt opprettet ved en feil eller i opplæringssammenheng.
• Sletting kan ikke skje dersom det ikke strider mot arkivlovens bestemmelser i §9 og §10, §18

Det er hver veileders ansvar å ferdigstille dokumentet.

Journalposter låses når arbeidet med disse er ferdigstilt. Når postene er låst, arkiveres de tilhørende dokumentene i pdf/a format, og data kan etter dette ikke endres. Etter at en journalpost er låst, kan man ikke endre noe utover klientens stamopplysninger

All dokumentasjon som arkiveres i Socio er unntatt offentlighet, jfr. Sosialtjenesteloven. Det er kun part i saken som etter vurdering har krav på innsyn.

Dokumentene legges klar og avventer at systemet kommer i drift igjen. Dokumentene stemples med rett mottaksdato.

Lagringsmedier og arkivformat

Word og pdf.

Kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk

Arkivering hos NAV Rauma er kun elektronisk.

Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder

Konvertering til pdf/a format skjer når et inngående eller utgående dokument eller et notat, arkiveres/låses.

Plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot

Systemet periodiseres ved ev. organisatoriske endringer eller utfasing til annet system. Ved utfasing skal en elektronisk kopi (uttrekk) deponeres til arkivinstitusjon (IKAMR).