Rutine for arkivering av saksdokumenter for Husbankens virkemidler i kommunenAlle dokumenter som omhandler saker om Husbankens virkemidler skal arkivers etter følgende rutiner. Det er ulik rutiner for søknader som blir levert elektronisk og søknader som kommer inn på papir. Det er også noen forskjeller på søknadene om startlån/tilskudd og søknader om bostøtte. Arkivering saksdokumenter Husbankens virkemidler Elektronisk innkommende dokumenter for Startlån og tilskudd Saksbehandler må manuelt skrive ut dokumenter fra saksbehandlingsverktøyet for så å arkiveres dokumentene i papirform i egen saksmappe. Se rutine for innkommende dokumenter på papir for videre rutine. Papirbaserte innkommende dokumenter for Startlån og tilskudd Ved nye søknader skal saksbehandler kontrollere dokumentene, opprette ny sak isaksbehandlingsverktøyet til Husbanken, dokumentene skal så arkiveres i egne saksmapper knyttet til saken. Saksmappene oppbevares inne på arkivrom på NAV Rauma. Innkommende dokumenter knyttet til eksisterende saker skal arkiveres i saksmappe og registreres i saksbehandlingsverktøy. Bostøtte - elektronisk innkommende dokumenter Dersom søknad/vedlegg er kommet inn elektronisk blir de automatisk lagret i godkjent arkivløsning hos Husbanken. Saksbehandler tar ikke ut papirkopier og trenger ikke foreta en aktiv handling. Bostøtte - dokumenter på papir Dersom søknad/vedlegg er kommet inn elektronisk blir de automatisk lagret i godkjent arkivløsning hos Husbanken. Saksbehandler tar ikke ut papirkopier og trenger ikke foreta en aktiv handling. Utgående dokumenter Startlån og tilskudd Alle dokumenter som skal sendes ut må manuelt kopieres opp og arkiveres i egen saksmappe. Informasjonsbrev kan sendes ut med kun saksbehandlers signatur. Vedtak skal alltid signeres av saksbehandler og beslutningstaker før utsendelse. Utgående dokumenter Bostøtte Alle dokumenter som skal sendes ut må manuelt kopieres opp og arkiveres i egen saksmappe. Informasjonsbrev kan sendes ut med kun saksbehandlers signatur. Vedtak skal alltid signeres av saksbehandler og beslutningstaker før utsendelse. Journalføring og andre opplysninger Alle opplysninger som kan regnes som saksdokumenter skal journalføres. Både i saksbehandlingsverktøyet for startlån/tilskudd og bostøtte er det lagt opp til at saksbehandler skal journalføre inne i systemene. Postliste Alle dokumenter som behandles etter Husbankens ordninger er undergitt taushetsplikt og skal ikke fremkomme på offentlig tilgjengelig postliste. Startskudd Alle dokument er elektronisk Sist endret 18.03.2021 08.08