Fagsystemet familia
1) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir
Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»
Elektroniske arkiv
Alle dokumenter skannes inn i aktuell klientmappe, og makuleres etter minimum 3 mnd.
2) Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter
Merkantil har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter.
Etter at dagens post er sortert, skannes og etterbehandles de arkivverdige dokumentene i skanner programmet PixEdit og lagres i PDF format i postregistreringsbildet i familia før dokumentene registreres inn på den enkelte klient i familia.
Under registrering i familia kvalitetssikres skanningen:
- er alle mottatte dokumenter skannet og arkivert?
- er alle sider kommet med i hvert dokument?
- er skanningen lesbar og kvalitetsmessig god nok?
- er det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger?