Når du får et innkommende dokument, får du et varsel på e-post. Der kan du klikke deg direkte inn på det aktuelle dokumentet via lenka i e-posten:

Du finner også en oversikt over dine innkommende dokumenter på fanen “Innkommende”. Den finner du alltid ved å klikke på Public 360-logoen i venstre hjørne:

Når du får et innkommende dokument, må du ta stilling til om du skal besvare eller avskrive det. Hvis du skal sende et svar til avsenderen, besvarer du dokumentet. Hvis du ikke trenger å besvare dokumentet, skal du avskrive det. Å avskrive betyr enkelt sagt at du bekrefter å ha lest dokumentet (dette blir automatisk loggført på dokumentet). Hvis du verken avskriver eller besvarer, blir dokumentet liggende på oversikten din.

Hvis du skal besvare et innkommende dokument, kan du gjøre det enten ved å sende et svardokument ut eller en e-post.

Du kan besvare et dokument direkte fra oversikten Mine ubesvarte dokumenter eller ved å klikke inn på saksdokumentet og klikke på knappen Besvar.

Trykk på dokumenttittelen for å åpne dokumentet. Etter å ha lest og vurdert dokumentfilen(e), trykk Besvar > Med dokument:

Det utgående dokumentet du oppretter, vil automatisk legge seg i samme mappe som dokumentet du besvarer. 

Dokumentet får automatisk samme tittel som det innkommende dokumentet, og avsender(ne) og evt. kopimottakere på det innkommende dokumentet vil automatisk stå som mottaker/kopimottaker. på det utgående dokumentet.

Det vil ofte være en god idé å lage en ny dokumenttittel, og du bør også vurdere om mottakere/kopimottakere er riktig. Kanskje skal du også legge til flere mottakere.

Husk å velge mal før du fullfører. Et utgående brev vil som regel være basert på malen Brev.

Når du har valgt mal, kan du klikke Fullfør:

Klikk for å se hvordan du kan besvare et dokument: Besvar dokument (PDF, 257 kB)

Du har mulighet til å besvare et innkommende dokument med en utgående e-post direkte fra P360. Merk at dette ikke gjelder for dokumenter som er unntatt offentlighet, da dokumenter med innhold som er unntatt offentlighet ikke skal sendes på e-post av hensyn til informasjonssikkerhet.

Svar med e-post bør dessuten forbeholdes til mer uformell korrespondanse. Bruk alltid nytt dokument med mal til å sende vedtak og andre formelle brev ut. 

For å besvare et innkommende dokument med en utgående e-post, klikk på Besvar og Med e-post:

Det vil da åpne seg en e-post i Outlook som du kan fylle ut på vanlig måte. Sjekk at mottaker(e) og tittel i emnefeltet er OK. Klikk på Send når e-posten er klar til å sendes:

I neste bilde kontrollerer du at informasjonen er riktig og klikker på Fullfør. Da sendes e-posten til mottaker(ne) og lagres samtidig automatisk i P360:

Hvis en kontakt ikke er registrert med e-postadresse, vil e-posten du oppretter ikke automatisk ha noen mottaker. Da kan du selv skrive inn mottakerens e-postadresse i Til-feltet. Sjekk også om tittelen i emnefeltet er god nok. Deretter skriver du teksten i e-posten på vanlig måte og klikker på Send:

På det innkommende dokumentet som du besvarer, kan du sjekke hvilken informasjon som ligger inne på en avsender. I webdelen Kontakter, klikk på den kontakten du ønsker å se. 

I webdelen Detaljer vil du se om det er registrert en e-postadresse på kontakten. Hvis du vil legge til en adresse, klikker du på Kontaktfunksjoner og Rediger egenskaper:

Klikk deretter på fanen Kommunikasjon, og legg til ønsket e-postadresse. Klikk på Fullfør:

Når e-postadressen er lagt til, ser du den i webdelen Detaljer:

Du kan avskrive et dokument enten fra oversikten Mine ubesvarte dokumenter eller ved å klikke inn på dokumentet og deretter på knappen Avskriv.

For å avskrive direkte fra Mine ubesvarte dokumenter, huk av foran det aktuelle dokumentet og klikk på knappen Avskriv:

For å avskrive inne på selve dokumentet, klikk på tittelen:

Klikk på Avskriv

Velge en passende svartype og klikk på OK for å avskrive. Du har også mulighet til å skrive en merknad hvis det skulle være aktuelt:

Du kan opprette et utgående dokument fra hamburgermenyen i høyre hjørne, men det anbefales å heller gjøre det direkte fra en sak. Det betyr at du bruker en saksmappe som allerede er opprettet, eller oppretter en ny saksmappe.

I dette eksempel brukes en saksmappe med tittel Test av diverse i 360 og saksnummer 20/00140. 

For å opprette et nytt dokument, klikk på Nytt dokument og hold musepekeren over Dokument, klikk på Velg mal:

Klikk på kategorien Brev og velg enten Dokument ut, Saksdokument eller Dokument ut, Persondokument (persondokument skal kun brukes i sakstypene Barn, Elev, Personal):

I neste bilde er det obligatorisk å fylle ut feltene som har en rød stjerne.

Du må gjøre en vurdering av om dokumentet skal være offentlig og om tilgangsgruppen er riktig, og du må lage en god dokumenttittel og legge inn mottaker.

Et utgående dokument kan ha flere mottakere og kopimottakere, det er bare å legge dem til i riktig felt.

Kontaktregisteret i P360 inneholder nå nesten 8 000 kontakter, så det er en god sjanse for at kontakten du trenger allerede ligger i systemet. 

Men skulle det være behov for å registrere en ny kontakt, klikker du på knappen Ny kontakt. Deretter må du velge hvilken type kontakt du skal opprette. Du kan velge mellom kontaktperson, privatperson, virksomhet eller uregistrert kontakt:

I dette eksempelet har dokumentet fått tittelen Oversendelse av klagesak, og mottaker er Statsforvaltaren i Møre og Romsdal. Når tittel og mottaker(e) er lagt inn, klikk på Fullfør for å opprette brevmalen:

Nå produseres det en Word-mal, der relevante metadata automatisk er fylt inn, som dokumentnummer (vår ref.) og dokumentdato. I malen skriver du inn tekst (eller bruker funksjonen standardtekst). Malen kan lukkes og åpnes/redigeres igjen frem til den blir ekspedert.

Husk at denne malen aldri skal lagres, men du klikker på krysset i høyre hjørne for å lukke den. Malen blir automatisk lagret:

Når innholdet i dokumentet er ferdigskrevet, kan brevet ekspederes (som kort sagt betyr å sende det til mottaker). Klikk på knappen Ekspeder:

I neste bilde kontrollerer du ekspederingskanalen før endelig ekspedering. Som standard velges SvarUt når mottakeren er registrert med organisasjonsnummer/personnummer; det betyr at mottaker vil få brevet i sin digitale innboks (f. eks Digipost eller Altinn). 

Du kan selv manuelt endre til e-post eller utskrift. Husk at utskrift i denne sammenhengen betyr at du kun produserer en pdf-fil som du selv må skrive ut og sende i posten.

Når du klikker på den blå Ekspeder-knappen, sendes dokumentet til mottaker:

Når du har opprettet et nytt saksdokument og kommet så langt at du har fått produsert Word-malen, kan du sette en standardtekst inn i malen. Du kan skrive en egen tekst i brevet også før du setter inn en standardtekst. Pass på at du markerer feltet Klikk eller trykk her for å skrive inn tekst. På menylinjen øverst i malen, klikk på knappen 360:

Klikk deretter på knappen Sett inn standardtekst, og du får opp en mappestruktur til høyre i malen. Her ligger en rekke mapper som du kan velge fra. For å finne standardtekstene til arbeidsavtalene, dobbeltklikk på mappen Personal og dobbeltklikk på den filen du ønsker å bruke:

Nå settes standardteksten inn i Word-malen, og kan redigeres der:

Mange kontakter ligger allerede i kontaktregisteret i P360 og kan brukes når du oppretter et nytt dokument.

Når du oppretter et nytt dokument er det to måter å søke opp kontakter på:
1) Prøv å søke opp kontakten direkte i feltet “Mottaker”. Vær oppmerksom på at du her må skrive kontaktens navn helt fra fornavn for å få treff. Hvis du for eksempel søker på et etternavn, vil du ikke få treff.
2) Du kan kan klikke på lupe-symbolet og deretter bruke søkefeltet. Her kan du velge selv om du vil prøve å søke på kontaktens fornavn eller etternavn.

Det er viktig å velge riktig type kontakt. Som en hovedregel bruker du enten privatperson eller virksomhet når du skal sende et utgående dokument eller registrere et innkommende dokument, mens interne kontakter brukes på interne notater. Du kan enkelt se hvilken type en kontakt er på følgende måte:

Interne kontakter, dvs. andre ansatte i Rauma kommune, ser du ved at navnet deres er etterfulgt av avdelingstilhørighet. Eksempel - Sentral arkiv og post er avdelingstilhørighet:

Privatpersoner ser du ved at kun navnet deres står, med store forbokstaver og resten små bokstaver. Eksempel:

Virksomheter ser du ved at navnet står med store bokstaver. Merk at det kan finnes virksomheter som har navnet til en person, for eksempel har en del enkeltpersonforetak det:

Kontaktpersoner ser du ved at deres navn er etterfulgt av virksomhetens navn med store bokstaver. Eksempel:

Merk: Hvis du sender et brev til en kontaktperson, er det personens virksomhet du sender brevet til. Men brevet vil være adressert til kontaktpersonen i virksomheten. 

Mange privatpersoner ligger allerede inne i kontaktregisteret i P360. 

Når du oppretter et nytt saksdokument, er det obligatorisk å legge til minst én kontakt, enten mottaker (på dokument ut) eller avsender (på dokument inn).

Dersom du ikke finner kontakten du vil bruke, kan det hende at den ikke ligger i kontaktregisteret. Da må du opprette kontakten selv. Det gjør du enten fra menyen du finner oppe i høyre hjørne, eller du gjør det direkte fra dokumentkortet når du oppretter et nytt saksdokument. Fremgangsmåten er den samme.

Klikk på knappen Importer fra Folkeregisteret:

I søkefeltet kan du enten søke på fødselsnummer eller på personens navn. Det sikreste treffet får du ved å bruke fødselsnummeret, som er unikt for personen. Har du ikke fødselsnummeret, søk på navnet:

Når du har funnet riktig person, klikk på knappen Importer kontakt:

Bruk alltid knappen Importer fra Folkeregisteret (privatperson) når du oppretter en ny kontakt. På denne måten får du enkelt med all relevant informasjon om kontakten du skal opprette, f. eks fødselsnummer (som er nødvendig for å kunne sende digitale brev) og adresse:

I søkefeltet kan du enten søke på fødselsnummer eller på personens navn. Det sikreste treffet får du ved å bruke fødselsnummeret, som er unikt for personen. Har du ikke fødselsnummeret, søk på navnet:

Når du har funnet riktig person, klikk på knappen Importer kontakt:

Når du skal sende et utgående dokument til en virksomhet (f. eks en bedrift, organisasjon, eller annet offentlig organ osv.), bruker du kontakttypen Virksomhet.

Mange virksomheter ligger allerede i kontaktregisteret i P360. Kontakttypen virksomhet opprettes ved at den importeres fra Brønnøysundregistrene, og en virksomhets navn vil derfor stå med store bokstaver i kontaktregisteret. Skal du f. eks sende digital post til Statsforvaltaren i Møre og Romsdal, vil den kontakten se slik ut (det er normalt at det enten står Datterselskap eller Underenhet i parentes på noen offentlige organer):

Det er viktig at disse kontaktene importeres fra Brønnøysundregistrene, siden vi da automatisk får inn all relevant informasjon. Spesielt viktig er organisasjonsnummeret, som er nødvendig for å kunne sende digital post. Det er nemlig organisasjonsnummeret som er linken mellom P360 og virksomhetens digitale innboks.

Når du ikke finner kontakten i kontaktregisteret i P360, må du opprette ny kontakt. Slik går du frem:

Du kan sende digital post til en spesifikk kontaktperson i en annen virksomhet. Om du oppretter en kontaktperson må denne alltid knyttes til en virksomhet. Hvis du bruker SvarUt som ekspederingskanal sendes fortsatt posten til selve virksomheten, men adressert til kontaktpersonen.  Hvis du bruker kontaktpersonens e-postadresse, går e-posten direkte til den personen.

Du oppretter en ny kontaktperson enten fra menyen oppe i høyre hjørne, eller direkte fra dokumentkortet når du oppretter nytt dokument ut. Fremgangsmåten er den samme.

Her er det ikke viktig å skrive inn kontaktpersonens fødselsnummer. Fornavn og etternavn skriver du bare inn i feltene for det selv. Kontaktpersonens virksomhet er avgjørende. Du kan søke opp virksomheter som ligger inne i kontaktregisteret enten ved å skrive inn virksomhetens navn i feltet “Virksomhet”, eller ved å bruke søkefunksjonen som du finner ved å klikke på lupesymbolet. Du kan legge til kontaktpersonens e-postadresse ved å klikke på fanen “Kommunikasjon” og skrive inn e-postadressen i riktig felt:

Når du har skrevet inn kontaktpersonens navn og søkt opp riktig virksomhet, klikker du på fullfør for å opprette kontakten.

Uregistrert kontakt er en kontakttype som kun brukes på ett dokument, og som ikke lagres i kontaktregisteret i P360 etterpå. Vi anbefaler generelt ikke å bruke denne kontakttypen, med mindre du er ganske sikker på at kontakten ikke skal brukes flere ganger senere.

Du oppretter en uregistrert kontakt ved å klikke på “Ny kontakt” og velge “Uregistrert kontakt”:

I neste bilde skal du fylle ut relevant informasjon. Hva som er relevant her vil avhenge av hvilken måte du ønsker å sende post til kontakten. Du må fylle inn kontaktens navn. Er mottakeren en privatperson, skriver du personens navn i feltet “Navn”. Er mottakeren en kontaktperson, skriver du virksomhetens navn i feltet “Navn” og kontaktpersonens navn i feltet “Kontaktperson”. Skal du sende posten med SvarUt, må du fylle inn 1) kontaktens fødselsnummer hvis det er en privatperson eller 2) organisasjonsnummer dersom det er en kontaktperson eller virksomhet. Skal du sende e-post, trenger du kun å fylle inn kontaktens e-postadresse:

Internt notat med oppfølging er en dokumentkategori som egner seg godt til å sende internt notat til en kollega eller flere kollegaer.

Du må ha en sak å opprette notatet i, det vil si enten bruke en eksisterende sak eller opprette en ny sak.

I saken oppretter du notatet ved å klikke på Nytt dokument, holde musepekeren over Dokument og klikke på Velg mal. 

Klikk på Internt notat og på Internt notat med oppfølging, Saksdokument:

I neste bilde må du kontrollere om tilgangskoden er riktig; interne notater kommer ikke ut på postjournalen, så tilgangskode handler her om å begrense tilgang internt hvis notatet er unntatt offentlighet.

Ellers må du gi notatet en presist og beskrivende tittel, og søke opp ønsket mottaker (evt. mottakere). Når dette er gjort, kan du klikke på Fullfør for å opprette Word-malen:

Når Word-malen er produsert, kan du skrive inn teksten din i det egnede feltet:

Husk at du ikke skal lagre denne filen. Når du er ferdig med den, lukker du den ved å klikke på krysset i høyre hjørne. Fila lagrer seg selv i P360 når du lukker den. Filen kan åpnes og redigeres et ubegrenset antall ganger frem til du ekspederer den.

Hvis du skal legge inn ett eller flere vedlegg, kan du gjøre enten ved å klikke på Velg eller dra filer hit og søke opp den aktuelle filen, eller dra inn en fil enten fra filutforskeren på pc-en din eller fra en e-post.

Velg eller dra filer hit:

Dra inn fil fra filutforsker:

Dra inn en hel e-post fra Outlook:

Dra inn kun filvedlegg fra en e-post i Outlook:

Når notatet er klart for ekspedering, klikk på knappen Ekspeder:

Og bekreft ekspederingen ved å klikke på OK:

Internt notat uten oppfølging er en dokumentkategori som egner seg godt til å arkivere relevant informasjon i en sak, uten at det skal sendes til en kollega.

Du må ha en sak å opprette notatet i, det vil si enten bruke en eksisterende sak eller opprette en ny sak.

I saken oppretter du notatet ved å klikke på Nytt dokument, holde musepekeren over Dokument og klikke på Velg mal. 

Klikk deretter på Internt notat og Internt notat uten oppfølging, Saksdokument:

I neste bilde må du kontrollere om tilgangskoden er riktig; interne notater kommer ikke ut på postjournalen, så tilgangskode handler her om å begrense tilgang internt hvis notatet er unntatt offentlighet.

Ellers må du gi notatet en presis og beskrivende tittel. Du kan også legge inn mottakere, men det er ikke obligatorisk i interne notater uten oppfølging. Klikk på Fullfør for å opprette Word-malen:

Når Word-malen er produsert, kan du skrive inn teksten din i det egnede feltet:

Husk at du ikke skal lagre denne filen. Når du er ferdig med den, lukker du den ved å klikke på krysset i høyre hjørne. Fila lagrer seg selv i P360 når du lukker den. Filen kan åpnes og redigeres et ubegrenset antall ganger frem til du ekspederer den.

Hvis du skal legge inn ett eller flere vedlegg, kan du gjøre enten ved å klikke på Velg eller dra filer hit og søke opp den aktuelle filen, eller dra inn en fil enten fra filutforskeren på pc-en din eller fra en e-post.

Velg eller dra filer hit:

Dra inn fil fra filutforsker:

Dra inn en hel e-post fra Outlook:

Dra inn kun filvedlegg fra en e-post i Outlook:

Uansett om notatet har mottaker eller ikke, må du huske på å ekspedere det for å ferdigstille det.

Klikk på knappen Ekspeder:

Bekreft ekspederingen ved å klikke på OK:

For å opprette et saksdokument og melde det opp til politisk behandling, må du bruke dokumentkategorien Saksframlegg.

Du må ha en sak å opprette notatet i, det vil si enten bruke en eksisterende sak eller opprette en ny sak.

I saken oppretter du saksframlegget ved å klikke på Nytt dokument, holde musepekeren over Dokument og klikke på Velg mal. 

Klikk på kategorien Saksframlegg, og velg Saksframlegg/innstilling, Saksdokument:

I neste bilde gir du saksframlegget en god og beskrivende tittel - dette er tittelen saken får på sakslista i utvalget eller utvalgene der den skal behandles. Klikk på Ny behandling for å melde opp saken til politisk behandling:

I neste bilde søker du opp det aktuelle politisk utvalget i feltet Utvalg og velger om mulig riktig møtedato i feltet Møte. Klikk på OK. For å legge inn flere møtebehandlinger, gjenta dette steget (f. eks hvis saken skal til formannskapet og kommunestyret, legg i formannskapet som 1. behandling og kommunestyret som 2. behandling):

Når du er ferdig med å melde opp saken til politisk behandling, klikk på Fullfør for å opprette malen til saksframlegget:

I malen er det en rød hjelpetekst som kan bistå deg når du skriver innholdet i saksframlegget. Det viktigste for den videre behandlingen er at kommunedirektørens innstilling skrives i riktig felt øverst i saksframlegget. Ellers er det ikke sikkert alle punktene i malen er relevant for alle saker, og overflødige punkter kan du slette:

Saksframlegget skal du ikke lagre, men filen lukkes ved å klikke på krysset helt øverst til høyre. Filen lagrer da seg selv automatisk i P360. Filen kan åpnes og redigeres et ubegrenset antall ganger frem til det blir ekspedert.

Et saksframlegg skal som regel sendes til kommunedirektøren for godkjenning. Når du er ferdig med å skrive innholdet i saksframlegget og legger til eventuelle vedlegg, lukker du filen.

Klikk på knappen Arbeidsflyt og deretter på Godkjenning:

I neste bilde søker du opp kommunedirektøren i feltet Legg til mottakere:

Når kommunedirektøren er lagt inn som mottaker, klikk på Fullfør. Nå er dokumentet sendt til kommunedirektøren, som enten godkjenner eller sender saken tilbake for ytterligere behandling. Hvis saken godkjennes, tar politisk sekretariat seg av resten herfra: