Det er noen grunnleggende begreper du må ha kjennskap til for å forstå hvordan du kan bruke P360 på en god måte. Først og fremst begrepene saksmappe, saksdokument og fil.

Saksmappe: Det mest grunnleggende elementet er en saksmappe. Dette er den digitale versjonen av det gamle gulfargede mappeomslaget i papir, og inneholder saksdokumenter som er knyttet til samme sak. Det finnes forskjellige typer saksmapper - f. eks Sak, Barn, Elev, Personal - som alle stort sett fungerer på samme måte. 

Saksdokument: I en saksmappe ligger saksdokumentene. Et saksdokument i P360 kan være et innkommende dokument (som du skal besvare eller avskrive), et utgående dokument (som du har sendt til eksterne mottakere utenfor kommuneorganisasjonen), et internt notat (som du sender til en kollega eller flere, eller arkiverer uten mottaker), eller et saksframlegg (et dokument som skal til politisk behandling). Alle disse ulike typene saksdokumenter kan ligge i en og samme mappe, så lenge de tilhører den samme saken.

Fil: I et saksdokument ligger det en fil som er hoveddokumentet, og det kan i tillegg ligge ett eller flere vedlegg ved hoveddokumentet.