I henhold til riksarkivarens forskrift § 1-1 nr. 2 bokstav c, skal arkivplanen inneholde rutiner for oppbevaring og sikring for arkivene.

Riksarkivarens forskrift § 3-4 sier videre at rutinene skal beskrive:

1. hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes,
2. hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir,
3. ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder
   - tidspunkt for konvertering
   - retningslinjer for destruksjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk,
4. en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot, og
5. iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.

Formålet med rutinene er å sikre langtidsbevaring, integritet, tilgjengelighet og autentisitet for digitale arkivdokumenter i henhold til gjeldende arkivregelverk.

Rutinene skal gjelde for alle elektroniske arkivdokumenter og journalførte data i virksomhetens sak-/fagsystemer, samt digitaliserte papirdokumenter.

Arkivansvarlig har overordnet ansvar for arkivplanen og for at rutiner følges.

Systemeier/IT har ansvar for drift, sikkerhetskopiering, tilgangsstyring og teknisk dokumentasjon.

Saksbehandler har ansvar for riktig registrering og merking av dokumenter i systemet.

Rutinene skal beskrive hvilke lagringsmedier som benyttes (lokal server, nettsky, arkivsystem) og at materialet skal lagres i godkjente arkivformater.

Produksjons- og arkivformat for ulike dokumenttyper skal dokumenteres. Ved langtidsbevaring benyttes formater som er godkjent i riksarkivarens forskrift § 5-17.

Angi tidspunkt og ansvar for konvertering fra produksjonsformat til arkivformat (for eksempel ved journalføring eller avslutning av sak).

Før kassasjon av papirdokumenter etter skanning skal full kvalitetssikring være gjennomført og dokumentert; papiroriginaler må ikke destrueres før digital versjon er godkjent. Følg krav i § 3-6.

Forskrift om offentlege arkiv § 18. Avlevering og depot:

Offentlege organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Riksarkivaren gir forskrift om når avlevering skal skje. For elektronisk arkivmateriale og arkivmateriale på andre optiske og magnetiske lagringsmedium som film, lydband, video m.m. kan Riksarkivaren gi forskrift om eller fastsetje i særskilde vedtak at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt.

Kommunar og fylkeskommunar kan treffe vedtak om lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Dette må ikkje gå ut over tryggleiken til arkivmaterialet. Kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine.

I arkivdepotet skal arkiva bevarast for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk. Arkivdepotet skal føre register over arkiva og tilvekst, og halde oversyn og kontroll med arkivbestanden.

Dersom eit offentleg arkiv har opphav i både statleg og kommunal sektor, kan Riksarkivaren fastsetje kvar arkivet skal avleverast.

Forskrift om offentlege arkiv § 20. Krav til arkiv som skal avleverast:

Arkiv som blir avleverte til arkivdepot, skal vere ordna etter opphav. Den opphavlege ordenen og indre samanhengen i kvart enkelt arkiv skal så langt som mogleg haldast ved lag.

Arkivavgrensing og kassasjon etter § 14 og § 16 skal vere gjennomført før avleveringa.

Arkivdepotet skal gi råd og rettleiing under arbeidet og sjå til at dei krava som er fastsette, blir oppfylte.

Dersom statlege arkiv som skal avleverast ikkje oppfyller krava, kan Arkivverket nekte å ta imot materialet eller krevje refusjon etter arkivlova § 11 første ledd.

Riksarkivaren kan gi forskrift om klargjering av arkiv før avlevering.

Forskrift om offentlege arkiv § 13. Periodisering:

Delar av arkiv som ikkje lenger er i bruk skal periodiserast. Ved periodisering blir dokument for ein avgrensa periode skilt ut frå eit arkiv og tatt vare på som ei arkiveining i ei ordna og tilgjengeleg form.

Ein kopi av periodisert elektronisk arkiv skal klargjerast for overføring til depot.

Riksarkivaren kan gi forskrift om periodisering.

Riksarkivarens forskrift kapittel 4 har bestemmelser om periodisering. Sakarkiv med tilhørende journal skal inndeles i perioder, og det skal være samsvar mellom periodeinndelingen i journalen og arkivet. Deler av arkivet kan holdes utenfor periodiseringen eller følge særskilte prinsipper for periodisering (slike unntak skal spesifiseres i arkivplanen). Når en arkivperiode blir avsluttet, skal arkivmaterialet fra den avsluttede perioden skilles ut fra det aktive arkivet.

Kommunen skal ha en plan for når periodisering utføres og hvilken metode (skarpt/mykt periodeskille) som skal brukes.

Ta arkivuttrekk for alle bevaringsverdige data ved behov (nedleggelse, systembytte, periodisering) og klargjør for avlevering/deponering til arkivdepot. Bruk veiledning for uttrekk og overføring.

Sørg for autentisering, tilgangsroller og logging som hindrer uautorisert tilgang, endring eller sletting.

Sikre dokumentasjon av hendelseslogger og tilgangsregistrering.

Tiltak for beskyttelse og informasjonssikkerhet:

Rauma kommune skal ha rutiner for tilgangsstyring, autentisering, tildeling og ajourhold av brukerrettigheter, skjerming/gradering, kryptering og sikkerhetskopiering.

Rutinene skal beskrive hvem som har ansvar for tilgang og for endringer, og hvordan dokumentenes integritet og tilgjengelighet ivaretas.

Dokumenter struktur og metadatafelter for journal og dokumenter. Journalen og teknisk dokumentasjon skal følge avlevering/deponering (jf. krav om tekniske metadata ved journalavlevering).

Sørg for entydige, unike filnavn og koblinger mellom filer og journalposter.

Utfør løpende kvalitetskontroll av skanning/konvertering: komplett skanning, korrekt format, rotasjon/beskjæring, OCR der mulig, og kobling til riktige metadata.

Dokumenter produksjonslinje, utstyr og eventuelle krav til eksterne leverandører.

Beskriv rutiner for sikkerhetskopiering, versjonshåndtering, integritetskontroller og formatmigrering / vedlikehold inntil overføring til depot.

Revider planen jevnlig og ved systemendringer.

Avtal med arkivdepot (deponering/avlevering) i god tid. Ved deponering beholdes råderett hos arkiveier; ved avlevering overtar depotet ansvar for bevaring.

Følg veileder for overføring av elektroniske arkiver og krav til pakking/arkivuttrekk.