Rapporten «Kartlegging av oppgave- og ansvarsfordelingen på arkivfeltet», Rapport 2018-15 - Oslo Economics i samarbeid med Anneli Sundqvist (PhD) og Lars-Erik Hansen (PhD) fra Institutt for arkiv-, bibliotek-, og informasjonsfag ved OsloMet var ment å kunne brukes som bakgrunnsmateriale for Arkivutvalget i deres arbeid. Utredningen var i hovedsak basert på kvalitative metoder for informasjonsinnhenting, herunder gjennomgang av sentrale dokumenter og relevant lovverk, samt gjennomføring av dybdeintervjuer og workshop med en rekke berørte aktører. Her kom det blant annet fram at digitalisenringen fordrer at arkiv- og kulturinstistusjonene nå har behov for nye og endrete kompetansekrav. Eksempler på kompetanseområder som flere av intervjuobjektene trakk fram som viktige og ønskelige er:
- Kunnskap om prosesser tilknyttet hvordan informasjon skapes i digitale systemer i forvaltningen
- Kompetanse på tilpassing av digitale systemer til ulike formål
- Prosjektkompetanse
- Kompetanse på prosesser
- Ledelseskompetanse
- Endringsledelse
- Tilsyns- og veiledningskompetanse
- Kompetanse på mottak, ordning og håndtering av digital informasjon
- Nytenking i forhold til tilgjengeliggjøring av analogt materiale
- Formidlings- og tilgjengleiggjøringskompetanse
- Kompetanse på å skape en «digital kultur»
- Regelverkskompetanse
- Kompetanse på å drive helhetlig informasjonsforvaltning
- Samhandling på tvers av avdelinger internt
Kompetanse i Service- og dokumentsenteret i Rauma kommune:
Arkivleder/ Serviceleder i Rauma kommune har bachelor i Arkivvitenskap fra OsloMet 2019, IT-fag fra Høgskolen i Hedmark 25 stp, Europrise (grunderutdanning) 30 stp M&R Fylkeskommune, Høgskolen i Molde, Høgskolen i Bodø, Handelshøgskolen i Bodø, Statsvitenskap 60 stp Høgskolen i Molde, Postverkets 4-årige etatsutdanning.
100% stilling har master i Statsvitenskap og Ped. Har jobbet med avlevering av papirarkiv, herunder hatt ansvaret for arkivbeskrivelser i perioden november 2018 – 31.12. 2019. Har videre engasjement i 100% stilling i service- og dokumentsenteret fra xx.xx.20 med hovedvekt på innføring av sak-/arkivsystemet P360, systemadministrasjon av P360, politisk sekretariat, diverse saksbehandlingsoppgaver mm.
100% stilling har xx års realkompetanse fra dokumentsjonssenteret jobber med registrering/journalføring i P360 og Profil
100% stilling har xx års realkompetanse fra dokumentsjonssenteret jobber med registrering/journalføring i P360, Profil og innregistrering til filområder for resterende systemer
50% stilling har xx års realkompetanse fra dokumentssjonssenteret jobber med registrering/journalføring i P360
50% stilling har xx års realkompetanse fra dokumentasjonssenteret, har jobbet med avlevering av papirarkiv siden 2011? og har hatt praktisk ansvar for avlevering av papirakriv fram til årsskiftet 2019/2020. Jobber 50% på en skole og har her delvis systemansvar for Visma Flyt Skole.
Behov for oppdatering av kompetanse
Den interne organiseringen og kompetansen vil påvirke hvor vidt organisasjonen når sine mål og etterlever lovkrav. For at Rauma kommune skal kunne etterleve lovkravene må de som jobber med dokumentasjonsforvaltning ha oppdatert kunnskap.
Arkivleder har søkt opptak på studiet «Personvern – en studie i personvernregelverk» 15 stp ved høgskolen i Lillehammer høsten 2020. Dette studiet vil være relevant i forhold til GDPR og krav til personvernkompetanse innen både juridiske aspekter, internkontroll og informasjonssikkerhet.
Service- og dokumentsenterets ansatte deltar på den årlige kontaktkonferansen i regi av IKA Møre og Romsdal.
Arkivleder/relevant arkivmedarbeider deltar på relevante konferanser/ seminarer / webinarer for å holde seg oppdatert på viktige og relevante arkivfaglige temaer. (Eksempel Norsk arkivfaglig møte, Seminar i regi av Norsk arkivråd, fagkonferanser fra leverandører av diverse programvare til Rauma kommune mm.)
Kompetanse i tjenesteområdene
Kompetanse i tjenesteområdene kartlegges av personalsjef og vil bli registrert i Dokumentasjonsstrategien når data er innhentet. Behov for faglig oppdatering vil være ett av punktene i internkontrollen.
Barnehage
Skole
PPT
Barnevern
Helsesatasjon
Psykiatritjenesten
osv