Dokumentasjonssenteret skal bistå tjenesteområdene med å fange og forvalte den dokumentasjonen tjenestene trenger for å etterleve lover, regler og forventninger.

Dokumentsjonssenteret skal bistå tjenestene i å nå målene gjennom målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og å overholde lover og regler.

Dokumentasjonssenteret har det overordnede ansvaret for å sørge for at Dokumentsjonsstrategien er kontinuerlig oppdatert på

• Lovverk
• Dokumentsjonskrav
• Bevaring og kassasjon (sletting)
• Beskrivelse av rutiner for dokumentsjon (prosesser og hvilken dokumentsjon som skal fanges og hvordan det skal lagres) for hvert fagområde
• Avviksrutiner når dokumentsjonsforvaltningen ikke fungerer som planlagt/er for dårlig
• Årshjul for internkontroll for de forskjellige tjenesteområdene
• Regelmessig oppfølging av systemadministratorene for de forskjellige systmene
• Foreta dokumentasjonstilsyn
• Oppdatering av informasjon i Rauma kommunes Dokumentasjonsstrategi

Økt digitalisering og endring i arbeidsprosessene gjør at mer av korrespondansen foregår utenom postmottaket. På bakgrunn av dette har det skjedd en endring i rollen som arkivtjenesten/dokumentasjonssenteret må ha for ivaretakelse av arkivfaglige behov. Dokumentasjonstjenesten har fått en mer proaktiv rolle som premissleverandør i utviklingen av digitale arbeidsverktøy for å sørge for at arbeidsprosessene avføder dokumentasjon som blir en del av virksomhetens arkiv. På bakgrunn av dette blir også samarbeidet mellom it-tjenestene og dokumentasjonsenteret i kommunen også stadig viktigere.

Dokumentasjon er et lederansvar.