Bevarings- og kassasjonsplan gjeld alle papirarkiv og elektronisk arkiv skapt i perioden frå 1964 til 2019 i Rauma kommune.

Arbeidet med BK-plan byrja oktober 2018 og vart ferdigstilt februar 2019.  Prosjektgruppa tok stilling til kva sakstypar/dokument som skal meirbevarast og satt  kassasjonsfristar for dei sakstypar/dokument som ikkje skal bevarast. Prosjektgruppa valde  å hovudsakleg berre bevaringsvurdera dokument som normalt  vil vere innom arkivtenesta til bevaringsvurdering.

BK-plan følgjer funksjonsinndeling frå bevarings- og kassasjonsreglane, og er ikkje knytt opp til kven som utfører oppgåva

 Parallellt med arbeidet med BK-plan har vi køyrt eit prosjekt for å lage rutiner for dokumentasjon av tjenestene og ny arkivplan.  Dokumentasjonen er arkivobjektet som BK-vurderast.  Lovtekst er referert på bokmål, elles  er planen på nynorsk.

På kontaktkonferansen til Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal i  mai 2018 var BK-plan tema for fleire av postane på programmet og denne plana bygger på planer frå andre kommunar.

BK planen er ein del av  ein arkivplan, -  som er eit levande dokument. Funksjonar/oppgåver er i stadig endring og utvikling, og det vil vere behov for å oppdatere bk-planen jamleg.

Den administrative organiseringa av kommunane har endra seg kraftig sidan kommunane  fekk sjølvstyre i 1837. I starten var det gjerne ikkje noko fast kommunehus og arkiva vart halde heime hos ordføraren og andre nemndformenn. Lenge bestod gjerne ikkje den kommunale administrasjonen av meir enn ordføraren, ein formannskapssekretær og ein kasserer. Den enkelte nemndformannen førde gjerne sjølv møteprotokollen, postjournalen og handterte korrespondansen.

Det var ikkje før i etterkrigstida at storleiken på det kommunale administrasjonsapparatet verkeleg skøyt fart. Kommunalt tilsette tok seg i aukande grad av saksarbeidet og hadde på mange område delegert fullmakt til å fatta vedtak. Kommunane jobba i den aktuelle perioden ut frå kommunestyreloven av 1954. Denne loven gjaldt fram til kommuneloven vart innført i 1992.

Kommunestyreloven, saman med ei rekkje særlovar, sørgde for ei standardisert oppbygging av landkommunane der alle dei hadde ein tilnærma lik organisering. Det var ingen sentral arkivordning i kommunane. Det var vanleg at kvart av dei store fagområda hadde sin eigen administrasjon. Sosialkontoret førde til dømes ein eigen postjournal for sosialstyret og andre utval knytt til sosialtenesta og arkiverte i sitt eige sakarkiv skilt frå dei andre funksjonane i kommunane.

Kommunane hadde i perioden ei stort mengd nemnder og utval. Lovverket sørgde for at det var tilnærma like mange politiske utval som mengd kommunale oppgåver. På 1980-talet byrja mange kommunar å ta i bruk hovudutval der oppgåvene til fleire utval vart samla, men lovverket gjorde det vanskeleg å gjera for store endringar i nemndstrukturen.

I etterkrigstida vart det vanleg at dei kommunale arkiva vart organisert etter arkivnøklar. Den veksande kommunale administrasjonen og den aukande dokumentasjonsmengda gjorde at behovet for at arkiva vart organisert på ein oversikteleg og føreseieleg måte auka. Tidlegare fanst det ikkje nokon standard for korleis arkiva skulle byggjast opp og det var opp til den enkelte kommunen eller den enkelte arkivaren å avgjera korleis arkiva skulle organiserast. Noregs Heradforbund lanserte i 1951 arkivnøkkelen sin. Denne vart revidert i 1975 (Frå då kjent som NKS-nøkkelen). Arkivnøkkelen vart ein standard og dei fleste kommunar tok etterkvart nøkkelen i bruk på alle kommunale kontor unntatt landbrukskontoret som hadde eigne arkivnøklar spesialtilpassa fagfeltet sitt. Hovudprinsippet i nøkkelen var at sakene skulle klassifiserast på tal etter emne.

Starten av 1990-talet markerte starten på ei endring i korleis kommunane vart organisert. Det vart innført ein ny kommunelov som ikkje stilte like strenge krav til korleis kommunane skulle organiserast, kva for stillingar kommunen måtte ha utover rådmann og rekneskapsjef, og kva for politiske utval kommunane skulle ha utover kommunestyre og formannskap. Loven opna opp for at kommunane sjølv kunne velje kva for oppgåver som låg under dei ulike utvala og kva for oppgåver som låg under dei ulike etatane og endra dette etter eige behov. Dette har ført kommunane vekk frå ein modell der alle kommunane var tilnærma lik organisert til eit kommunalt landskap der kvar enkelt kommune har sin eiga individuelle organisering. Der det tidlegare var vanleg med standardnamn som skulekontor og skulestyre vil ein no til dømes finna avdeling for oppvekst og kultur og hovudutval for oppvekst og kultur. I enkelte kommunar har det òg ført til hyppige namneskifte på avdelingar og politiske utval.

Den kommunale arkivnøkkelen vart òg totalrevidert og lansert som K-kodane. Det nye i nøkkelen var at bokstavklasser vart innførd i tillegg til talkodane. Mange kommunar tok raskt i bruk den nye nøkkelen, men enno er det kommunar i Hordaland som enno brukar NKS-nøkkelen.

I 1964 blei ein kommuneinndelingskomité nedsett av Stortinget, under leiing av Nikolai Schei, fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Komiteen blei populært kalt Schei-komiteen, og den la fram tre innstillingar: Den første i 1948 om oppheving av sognekommunen, som opphavlig var basert på kyrkjesogna som geografiske einingar og var eit vanleg administrativt nivå i Noreg i tida 1837-1947. Den andre innstillinga kom i 1951 og gav prinsipielle retningslinjer for komiteens forslag til ny kommuneinndeling, og den tredje innstillinga i 1962 gav konkrete forslag til kommunereguleringa.

Dei viktigaste prinsipielle retningslinjene som følgde av komiteens arbeid kan samanfattas på denne måten: Ein minstestørrelse på 2500-3000 innbyggjarar skulle sikre kommunane eit tilstrekkeleg befolkningsgrunnlag for forsvarleg og tidsmessig administrasjon og tenesteapparat. Eit meir allsidig næringsliv skulle sikre lokalsamfunna eit betre økonomisk grunnlag og demme opp for fråflytting, det same skulle utvikling av eit kraftig og levedyktig kommunesentrum syte for. Og det var eit mål å bygge ut den niårige grunnskolen.

I kjølvatnet av Schei-komiteens anbefalingar kom det betydelege endringar i kommunestrukturen, med ein rekkje kommunesamanslåingar på 1960-talet. Hovudtyngda av samanslåingane fant sted i tida 1962-1965. Rauma kommune vart eit resultat av desse samanslåingane.    

Rauma kommune blei oppretta 1. januar 1964 ved samanslåing av herada Eid, Grytten, Hen, Voll og deler av Veøy (unntatt Nesjestranda og øyene Sekken og Veøy). Herada var administrative einingar som vart oppretta ved innføringa av formannskapslovane i 1837.  I eit tradisjonelt norsk samfunn der transporten stort sett hadde vært basert på båttrafikk, var det vanleg at inndelingar av herad var basert på ideen om at fjorden knyta saman land på begge sider. Grytten, Hen, Veøy og Voll er dømer på dette. Men utbygging av vegarr og aukande vegtrafikk bidrog til strukturelle endringar. Rauma kommune blei oppretta med tanke på at Åndalsnes skulle være kommunesentrum, blant anna fordi staden var endestasjon for toglina Raumabanen (opna i 1924). Kommunestyret vedtok at Åndalsnes skulle få bystatus i 1996.

Ved samanslåinga hadde Eid 381 innbyggjarar, Grytten hadde 3 683 innbyggjarar, Hen hadde 1 663 innbyggjarar, Veøy hadde 2 156 innbyggjarar, og Voll hadde 1 163 innbyggjarar. Innbyggjartalet i nye Rauma kommune vart såleis 8 290 (756 av Veøys innbyggjarar blei del av Molde kommune). Sidan har talet gått noko ned og halde seg stabilt omkring 7 500 innbyggjarar dei siste åra.

Kommunevåpenet blei godkjent i 1983. Symbolikken skal gjenspegle dei topografiske forholda i Rauma og viser tre stiliserte fjell, som tre oppovervendte spissar, på ein blå bakgrunn.

Arkivlova med forskrifter dannar det rettslege grunnlag for arbeid med bevaring og kassasjon i offentleg forvaltning.

• Lov om arkiv § 9 Kassasjon m.m.
• Forskrift om offentlege arkiv § 14 Arkivavgrensing
• Forskrift om offentlege arkiv § 15 Bevaringspåbod
• Forskrift om offentlege arkiv § 16 Kassasjon
• Riksarkivarens forskrift §1-1 Arkivplan. Kva  skal ein arkivplan innehalda;  §1-1, nr.2 bokstav f,  bevarings-og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene jf. Arkivforskriften § 16.
• Riksarkivarens forskrift kapittel 7, del I Innledende bestemmelser og del III Generelle bevarings og kassasjonsbestemmelser.
• Nye regler for bevaring og kassasjon for kommunal forvaltning trådde i kraft 1. februar 2014.  Dei nye reglane er funksjonsbaserte og tar utgangspunkt i bevaringsføremåla F1-F4 frå Riksarkivaren (Bevaringsutvalet sin rapport frå år 2002).
  
  F1: Å dokumentera offentlege organ sine funksjonar i samfunnet, deira utøving av mynde, deira rolle i forhold til det øvrige samfunn og deira rolle i samfunnsutviklinga.
  
  F2: Å halde tilgjengeleg materiale som gjev informasjon om forhold i samfunnet på et gjeve tidspunkt, og som gjer greie for samfunnsutviklinga.
  
  F3: Å dokumentera personar og verksemda sine rettar og plikter i forhold til det offentlege, og i forhold til kvarandre.
  
  F4: Å dokumentera dei arkivskapande organa sine rettar og plikter i forhold til andre instansar.

Bevaringskriteriane;

Bevaringskriteriene  

Rettleiar til b/k- reglane for kommunar og fylkeskommunar ble utgitt i april 2015.

Dei nye bevarings og kassasjonsreglene utgjer eit minimumskrav og angjev kva sakstyper som ikkje kan kasserast. All dokumentasjon som ikkje er nemnd  kan kasserast, men må bevaringsvurderast.  Kommunen har ansvar for å vurdera kva som er tilstrekkeleg oppbevaringstid for kassabelt materiale i samsvar  til juridisk og administrativt behov. BK-reglene er medieuavhengig  og uavhengig av arkivnøklar,- og omfattar alt arkivmateriale; sak-og arkivsystem, fagsystem, papirarkiv, e-post system m.m.

Begrepa arkivavgrensning, kassasjon og bevaringspåbod er nærmare definert i forskrift om offentlege arkiv, kapittel II Arkivprosessar.

Bevaring – arkivmateriale vert tatt vare på for all framtid.

 § 15 Bevaringspåbod
Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna gjennom enkeltvedtak eller forskrift, skal følgjande materiale alltid bevarast:

1. arkivmateriale frå 1950 eller før, etter at arkivavgrensing er utført
2.  presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper som kan eller skal kasserast
3. journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister
4. arkivplanar.

Bevaringsverdi –  arkivmateriale som har ein forvaltningsmessig verdi, rettsleg verdi eller historisk verdi

Meirbevaring – bevaring av arkivmateriale som det i medhald til regelverket er tillat å kassere.

Kassasjon – arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, vert tilintetgjort.

§ 16.Kassasjon
Organet skal utarbeide kassasjonsreglar for materiale som ikkje er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbodet i § 15. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast, og kva som kan eller skal kasserast. Det kan òg fastsetjast kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon.

 Statlege organ skal utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar for fagsakene. Riksarkivaren kan krevje at det overordna organet samordnar arbeidet med slike reglar. Reglane gjeld ikkje før dei er godkjende av Riksarkivaren.

 Dersom eit statleg organ ikkje har godkjende kassasjonsreglar eller ikkje har gjennomført kassasjon før avlevering til Arkivverket, kan Arkivverket nekte å ta imot materialet.

 Riksarkivaren skal gi forskrift om kassasjonsreglar for saker som gjeld eigenforvaltning i statlege organ, og om kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar.

Arkivavgrensning –  å halde utanfor eller fjerne frå arkivet dokumenter som ikkje førar til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Hindre at overflødig arkivmateriale oppstår, og at unødvendig materiale vert lagra i arkivet.

§ 14.Arkivavgrensing

Dokument som verken har inngått i saksbehandlinga til organet eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet ved arkivavgrensing.

 Arkivavgrensing skal gjennomførast seinast før avlevering.

 Følgjande dokument skal alltid haldast utanfor arkivet:

a) trykksaker, rundskriv og anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale. Det organet som har utferda slikt materiale, skal likevel arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida. 

b) konsept, kladdar, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi som dokumentasjon. Konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast. Det same gjeld kopi av alle utgåande dokument.
 

Hovudformål med å gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon er å redusere omfanget av papirarkiva.  Det er Ikkje mogleg å bevare all dokumentasjon som vert skapt i offentleg verksemd. Ein ganske stor del av arkivinformasjonen har liten eller ingen verdi for ettertida. Samfunnet har begrensa ressursar til arkivbevaring og det vert  då nødvendig å kassere arkivmateriale utan bevaringsverdi.

Me treng då ein plan for kva med skal bevare og kva me kan kassere.

Formål med bevaring er å sikre tilstrekkeleg dokumentasjon for forvaltninga, sikre juridiske rettar for innbyggjarane og sikre tilstrekkeleg og representativt kjeldemateriale.

I riksarkivaren si forskrift vert formål med bevaring og kassasjonsbestemmelsene skildra slik;

§ 7-1.Formål

Formålet med bestemmelsene i dette kapittelet er å:

 a) sikre at bevaringsverdig arkiv blir tatt vare på for ettertiden, jf. arkivloven § 1.

 b) legge til rette for kassasjon av arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning.

 c) sikre at arkiv ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov er bortfalt.

Ein felles Bk-plan for Fjell, Sund og Øygarden kommunar vil bety lik praksis for kommunane,- og lette framfinning og vedlikehald for den nye kommunen. Kartlegging av alle arkiv i dei 3 kommunane viste ulik arkivpraksis innad i kommunen. Spesielt for skulearkiv og barnehagearkiv. Ein bk-plan gjev kommunen ei god oversikt og kontroll med kva type dokumentasjon som vert skapt i kommunen.

• Kartlegging av arkiv i kommunen gjer at arbeid med attfinning vert enklare og raskare
• Kartlegging av kva sakstyper som skal meirbevarast og sette kassasjonsfristar for dei som ikkje skal bevarast
• Verksemdkritisk dokumentasjon vert ikkje tapt
• Viktige rettferdsdokumentasjon for einskildpersoner og organisasjonar vert dokumentert
• Kulturhistorisk, historisk og forskningsmessig dokumentasjon vert bevart for ettertida
• Forbetre  arkivhald
• Kommunane trenger ikkje nytta ressursar på oppbevaring og vedlikehald av dokumentasjon som ikkje lenger er naudsynt
• Ikkje naudsynt å migrere data til nye system etter et bestemt tidspunkt (kassasjonsfrist er utgått)

• I ein digital verden må det leggas til rette for bevaring og kassasjon før system vert tatt i bruk og saksbehandling startar, og då må kommunen ha ein bk-plan.

BK-plan gjev oversikt over kva materiale som skal kasserast, og eventuelt kor lenge det  vert bevart før kassasjon.

All kassasjon skal gå føre seg som makulering eller brenning, - fysisk øydelegging av arkivmaterialet.

Kassasjon skal og dokumenterast. Dette for å unngå tvil om arkivmateriale har blitt borte av andre årsaker. Kassasjonsrapport med liste over kva som er kassert, når det vart utført og av kven. Rapport må journalførast i sakarkiv.

Papirarkiv krev ein fysisk handling ved kassasjon. Utfordring for framtida er dei elektronisk skapte arkiva. Om dei ikkje vert vedlikehaldt ved migrasjon eller konvertering, vert innhaldet uleseleg og kassert av seg sjølv.

Rauma kommune har avtale med IKA Møre og Romsdal om at alle papirarkiva skal avleverast til IKA. Størstedelen av arkiva som ikkje alt er avlevert  er ordna og listeført og står klar til avhenting i 1. etasje i Rauma rådhus, og delvis i kjellaren. Det som ikke er ordna i kjellaren skal ordnast og listeførast av IKA MR. Sjå oversikt i Dokumentasjonsstrategien. Det er og eit arkivlokale i Raumahallen. Vi veit at det er materiale som kan vere av historisk interesse her.

Når ein overfører arkivmateriale til interkommunalt arkiv, vert det kalla  avlevering.  Ofte vert og begrepet "avlevering" nytta når ytre einingar, som skular, barnehagar, sjukeheim osv. overfører eldre arkiv til bortsettingsarkiv i kommunen (ofte rådhuset).  Rett begrep her er "bortsetting". Kommunar deponerer arkiv hos arkivdepot ,  det vil sei at eigarforholdet til arkiva ikkje vert overført til arkivdepot, men vert tatt vare på av kommunen. Rauma kommune har ikkje godkjente arkivlokaler og har derfor som mål å deponere alt papirarkiv hos IKA Møre og Romsdal.

Avleveringstidspunkt

Tidspunkt for avlevering av arkivmateriale skal avtalast med IKA Møre og Romsdal. Dette vart utsett pga Covid-19 pandemien.

Klargjering 

Materialet som skal avleverast skal behandlast på følgjande måte:

• Møtebøker og vedtaksbøker som er produsert som lausblad, skal bindast inn. Møtebøker der referata er limt inn i protokollar er ikkje arkivhaldbare, og ein skal ta kopi av desse før overføring. Kopien skal avleverast saman med originalen.
• Kopibøker og utskrifter av journalar skal bindast saman og leggjast i arkivboksar.
• Saksdokument skal leggjast i omslag eller mapper i samsvar med strukturen i arkivet. Omslag og mapper skal vere påført informasjon om innhaldet: arkivkode, saksnummer, sakstittel e.l.
• Omslag/mapper skal vere av syrefritt papir. Eit omslag kan vere eit A3-ark som er bretta på midten og lagt rundt dokumenta.
• Personmapper leggjast i arkivboksar alfabetisk eller etter fødselsdato, det vil seie i same orden som den arkivet var ordna etter før avleveringa. Boksane må ikkje vere for fulle. Mapper etter døde personar bør merkast særskilt. Dersom ein har større mengder slike mapper kan desse leggjast i eigne arkivboksar som ein eigen serie.
• Arkivmaterialet skal vere kassasjonsbehandla.
• Materialet skal reingjerast for smuss og støv, plast, plastomslag, merkelappar med lim (t.d. ”post-it”), tape og binders skal fjernast.
• Dersom materiale er skada, skal ein ta kontakt med IKA Møre og Romsdal for å få råd om korleis det kan reparerast. Materialet skal vere reparert før avlevering.

Pakking og merking

Arkivmateriale som ikkje skal bindast inn, skal handsamast på følgjande måte:

• Materialet skal leggjast i arkivboksar som er godkjent av arkivdepotet.
• Materiale som ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal pakkast på forsvarleg måte i samråd med arkivdepotet.
• Alt arkivmateriale skal vere reingjort før overføring.
• Materialet skal merkast med etikettar av arkivhaldbart papir. Etikettane skal limast på med lim som er godkjent av Riksarkivaren.
• Etikettane skal innehalde informasjon om kommune, arkivskapar, arkivserie, innhald, ytterår og arkivstykkenummer.

Avleveringslister

Arkivdepotet har utarbeida standardiserte avleveringsskjema. Arkiv som skal avleverast skal vere registrert på desse listene på denne måten:

• Kvar arkivserie skal førast på ei eiga liste, med opplysningar om arkivskapar, arkivserie og ytterår. Listene skal vidare gje oversyn over arkivstykka i serien, med informasjon om nummerering og innhald.
• Dersom delar av materialet er unntatt frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av arkivlistene.
• Personregistermappene skal registrerast alfabetisk med namn og fødselsdato på avleveringslista. Denne skal gje oversyn over kva mapper som ligg i kvar einskild arkivboks. Kontroller nøye at avleveringslistene samsvarer med innhaldet i arkivboksane.
• Avleveringslistene er grunnlaget for den bestandsoversikten som IKAMR til ein kvar tid skal ha over materialet som oppbevarast hos IKAMR.

Gjennomføring og godkjenning

Arkivleiar samordnar arbeidet med å klargjere arkivmateriale frå ulike avdelingar/einingar for avlevering. Kommunen er ansvarleg for gjennomføringa av avleveringa og dekker kostnadane. Kommunen får ei kvittering frå IKA Møre og Romsdal når materialet er avlevert til depotet.

Materiale som ikkje er ordna etter dei retningsliner som er skildra over kan bli nekta godkjent for avlevering til IKA Møre og Romsdal sitt depot. Materialet må i så fall tilbake til kommunen for ny ordning og merking for kommunen sin rekning.