Utlysing av stilling og søknader behandles i Easycruit og P360. Når ansettelsesutvalget har innstilt en person til stillingen, sendes det ut en epost fra Easycruit med forespørsel om vedkommende ønsker å tiltre stillingen. Dersom vedkommende takker ja, fyller arbeidsleder ut arbeidsavtale i P360. Skjemaet ligger som standardtekst i P360.

Fremgangsmåte:

Arbeidsleder finner/oppretter personalmappa til den innstilte søkeren i P360. Hvis søker ikke har personalmappe, må ny mappe opprettes. Hopp ned til punkt 2 hvis du skal bruke en mappe som allerede eksisterer.

1) Ny mappe opprettes ved å klikke på menyknappen øverst til høyre i bildet og deretter på "Personal" som type sak:
 

Så skal informasjon om mappen fylles inn. Du må bare fylle ut de feltene som er markert med en liten rød stjerne. Gule innramminger på bildet under viser feltene som skal fylles ut likedan, uansett personalmappe. I de røde feltene må det legges inn informasjon som er spesifikk for den enkelte personalmappa.

Rekkefølge:

Tilgangskode (gul ramme) - velg "UO - Unntatt offentlighet"
Paragraf (gul ramme) - velg den øverste paragrafen "Offl § 13 jf. fvl  13 pkt 1"
Tilgangsgruppe (rød ramme) - I feltet tilgangsgruppe skal det på personalmapper alltid velges en tilgangsgruppe som starter med ordet "Personaltilgang" og også inneholder tjenesteområde og avdeling/enhet. Dersom for eksempel en person med ansvar for personalmapper på avdelingen for service og kommunikasjon, blir riktig tilgangsgruppe "Personaltilgang service og kommunikasjon". Disse tilgangsgruppene begrenser tilgangen til mappa, slik at bare mappeeier og andre relevante personer i organisasjonen har tilgang til informasjonen. Hvis du ikke finner noen tilgangsgruppe som starter med “Personaltilgang”, meld straks fra på adressa servicetorget@rauma.kommune.no 
Tittel (rød ramme) - skriv inn tittel i rekkefølge som vist på bildet under,
Offentlig tittel (gul ramme) - velg “Skriv inn offentlig tittel manuelt” og skriv “Personalmappe” (alle personalmapper i kommunen skal ha lik offentlig tittel).

Etter at disse obligatoriske feltene er fylt ut, klikk på den blå knappen “Fullfør”.

Den nye mappa opprettes automatisk, og du får se følgende bilde. Her oppretter du arbeidsavtale ved å klikke på "Nytt dokument".

2) Arbeidsleder oppretter et nytt dokument fra aktuell personalmappe. Det gjøres ved å klikke på "Nytt dokument" og holde musepekeren over "Dokument", og klikke på "Velg mal" fra listen som vises (siste steg er ikke med på bildet under):

I neste bilde klikker du på "Felles". Da får du opp en liste som inkluderer "Mal til arbeidsavtaler". Klikk på den og huk av foran "Dokument ut, Persondokument"*, klikk på "OK":

OBS: Nå oppretter du først en mal, deretter settes arbeidsavtalen inn i malen i form av en standardtekst. Så ikke fortvil fordi du får opp en tom mal.

I neste bilde skal det fylles inn metadata på saksdokumentet. Innholdet i de gule rammene fylles ut automatisk når dokumentet opprettes direkte fra personalmappa. Men husk på å huke av på "Avskjerm kontakter"! (dette er relevant for hva som kommer ut på den offentlige postjournalen).

Innholdet i de røde rammene må fylles ut spesifikt for hver arbeidsavtale. Tilgangsgruppen skal alltid starte med "Personaltilgang" og ellers inneholde navnet på enhet/avdeling (i eksempelet under er dette "Service og kommunikasjon"). Alle ledere skal ha tilgang til minst én tilgangsgruppe som starter med “Personaltilgang” - har du ikke det, gi beskjed til servicetorget@rauma.kommune.no. 

I tittelfeltet kan det fylles inn hvilken stilling avtalen gjelder (det er ikke nødvendig å skrive inn personens navn). Velg deretter "Skriv inn offentlig tittel manuelt". I feltet "Offentlig tittel" kan det kun stå "Arbeidsavtale" (den offentlige tittelen vises på postlista).

I mottakerfeltet søkes riktig mottaker opp. Hvis vedkommende ikke finnes i kontaktregisteret i P360, må kontakten opprettes via knappen "Ny kontakt".

Ansvarlig enhet og ansvarlig person opprettes automatisk.

Når alt det obligatoriske (merket med *) er fylt ut, kan du klikke på "Fullfør". 

Nå åpner det seg en Microsoft Word-mal. På menylinja øverst i dokumentet klikker du på 360-knappen og deretter på «Sett inn standardtekst»:

3) Til høyre på skjermen åpner det seg et panel hvor du kan se mappene som inneholder standardtekster. Rauma kommunes arbeidsavtaler (inkl. databehandleravtale og taushetserklæring) finnes i mappa som heter «Personalsaker». Mappa åpner du ved å dobbeltklikke på den, eller klikke på det lille plusstegnet foran den:

Du setter en standardtekst inn i dokumentet ved å dobbeltklikke på fila eller ved å markere fila (f. eks "Arbeidsavtale Rauma kommune") og klikke på «Sett inn standardtekst» (se bilde over). Pass på at tekstfeltet i dokumentet er markert når du skal sette inn standardteksten, slik at den kommer inn på rett sted (se bilde under):

4) Nå kan arbeidsavtalen fylles ut. Lukk dokumentet på vanlig måte ved å klikke på krysset øverst i høyre hjørne når du er ferdig med det.  

5) Avtalen sendes så til saksbehandler lønn for fastsettelse av lønn, kontroll og godkjenning. Det gjøres ved å klikke på "Arbeidsflyt" og "Godkjenning":

Søk opp navnet til saksbehandler lønn (f. eks Edel Hoem), tast Enter og klikk på "Fullfør":

6) Når saksbehandler lønn har godkjent avtalen, skal arbeidsleder sende den til søkeren for elektronisk signering. Først må fila bli konvertert til PDF-format. Det gjør du ved å klikke på den lille boksen med de tre prikkene inni, og deretter på «Send til PDF-konvertering»: 

Det tar normalt litt tid før fila er konvertert til PDF. Du ser at konverteringen er ferdig når det lille Word-symbolet foran filtittelen har endret seg til rødt og hvitt PDF-symbol:

7) Etter konvertering til pdf-format kan fila sendes til elektronisk signering. Klikk på knappen «Send til signering»:

I neste bilde skal det settes en signeringsfrist, med dato og klokkeslett. Du ser hvem som er mottaker og hvilken fil som sendes til signering. Klikk på «Send» når du skal sende fila (etter dette ekspederes fila, og du kan ikke stoppe ekspederingen):
 

Mottakeren får etter kort tid beskjed (vanligvis på SMS eller e-post, alt etter hvordan mottaker selv har valgt å motta varsel fra det offentlige) om at vedkommende har en fil fra Rauma kommune til signering i Postens signeringstjeneste. Hvis mottaker melder fra om at vedkommende ikke har fått noe varsel, kan personen selv gå inn på nettsiden Posten signering og logge seg inn med BankID der. Mottaker logger seg inn og signerer dokumentet. Signaturen blir gyldig iht. krav i «Lov om elektronisk signatur».
Så snart fila er signert, kommer den automatisk tilbake som et innkommende dokument i samme personalmappe i P360 som den ble sendt ut fra.

8) Noen mottakere vil ikke/kan ikke motta digital post. Dersom mottaker har signert dokumentet på papir, må leder skanne signert avtale og registrere den som et innkommende dokument i personalmappen.

9) Leder oppretter personalmelding på arbeidstakeren i Visma HRM web, og avskriver signert avtale i P360.

10) Dersom den som har fått stillingen skal forevise politiattest, må leder legge inn varsel på 2 uker før tenkt tiltredelse, for å sikre at politiattesten blir forevist leder før tiltredelse.

Leder legger inn personalmelding i Visma HRM for ansettelser/endring av stilling/opphør av stilling.

Når saksbehandler lønn får personalmelding i Visma:

• Velge "Skriv ut til pdf" og legg inn pdf-filene som skal arkiveres til personalmappe i P360 
• For påskrift/kommentarer brukes "Saksbehandlingmerknader" i feltet "Merknader" i P360.
  • Disse merknadene følger dokumentet med dato, sbh-navn og innlagt kommentar.
  • Det kan legges inn flere merknader.

I utgangspunktet skal alle stillinger i kommunen lyses ut, også vikariat.

Overtallighet krever at ansatte skal vurderes inn i ledige stillinger før utlysning.

Alle som skal ansettes i kommunen må søke digitalt via Easycruit.

Dette gjelder også tilkallingsvikarer/midlertidige vikarer ved første gangs registrering.

Utlysning for tilkallingsvikar legges ut 1-2 ganger pr år etter virksomhetens årshjul og søknader behandles fortløpende.

Tilkallingsvikar/ringevikar

• Avtale inntil 1 år. Mulighet for fornyelse av avtale uten krav om ny søknad.
• Krav om  medarbeidersamtale med avklaringer om videre arbeidsforhold, kompetanseheving, rettigheter før ny avtale inngås.
• Skal dokumenteres (bruk standardteksten Evalueringssamtale tilkallingsvikarer i vedkommendes personalmappe i P360).

Midlertidig vikariat inntil 3 mnd.

• Det er anledning til å tilsette vikar inntil 3 mnd. etter drøfting med HTV. Det er ikke anledning til å forlenge perioden.

Ansatte med redusert stilling

• Avtale om ekstravakter/tilkallingsvikar inngås i ett år, med krav om avklaring gjennom medarbeidersamtale og evaluering på samme måte som øvrige tilkallingsvikarer. Dokumenteres.

Egen kontrakt/arbeidsavtale mal for tilkallingsvikar/midlertidig vikar benyttes i P360, hvor leder legger inn varsel for påminnelse innen utgangen av kontrakt, slik at vurderingene gjennomføres i god tid før utløp og evt. fornyelse.

Evt. unntak fra prosedyren skal drøftes med assisterende kommunedirektør.

Åndalsnes mai 2022

Skjema for permisjonssøknad ligger på kommunens hjemmesider under "Interne skjema" samt på intranett.

Ansatt logger seg på skjema med MinID, fyller det ut og sender det inn.

• Dokumentasjonssenteret legger innsendt skjema i korrekt personalmappe
• Leder får skjemaet som et inngående dokument
• Leder sjekker om søknaden kan innvilges i forhold til personalhåndboken
• Leder besvarer innkommet søknad med utgående brev til avsender (privatadresse) med kopi til saksbehandler lønn. 
  
  Start med å klikke på "Besvar" og "Med dokument" (i det innkommende saksdokumentet):

I neste bilde er flere av feltene forhåndsutfylt. Men du skal huke av på "Avskjerm kontakter", skrive "Svar på søknad om permisjon" (og gjerne permisjonsdato) og velge "Sett offentlig tittel lik tittel".
VIKTIG: Legg til saksbehandler lønn som kopimottaker i feltet "Kopi til". Det gjøres ved å søke opp vedkommende i feltet "Kopi til" og taste Enter - når saksbehandler lønn er lagt til som kopimottaker står navnet med blå bokstaver (Edel Hoem i bildet under) i feltet "Valgt kopi til":

Når du har klikket på "Fullfør", opprettes det automatisk et nytt saksdokument. I dette saksdokumentet klikker du på "Ny fil" og velger malen "Brev". Klikk på "Produser":

Nå åpner det seg en tom mal i Microsoft Word. På menylinja øverst i dokumentet klikker du på 360-knappen. Da dukker det til venstre opp noen nye knapper. Klikk på «Sett inn standardtekst»:

Til høyre på skjermen åpner det seg et panel hvor du kan se mappene med standardtekster.

Pass på at tekstfeltet i selve malen er markert:

Dobbeltklikk så på mappa som heter "Personalsaker" i panelet til høyre. Dobbeltklikk deretter på fila som heter "Svar på søknad om permisjon":

Nå settes standardteksten inn i malen (se bildet under).
- Leder krysser først av for hvilken type permisjon det er snakk om,
- fyller deretter ut aktuell dato og klokkeslett, og huker av for enten med eller uten lønn,
- huker så av for om søknaden er innvilget eller ikke, og
- krysser til sist av for hvilket punkt i personalhåndboka som er aktuell for permisjonen:

 
Lukk fila på vanlig måte når du er ferdig med den, altså klikk på krysset helt øverst i høyre hjørne (fila lagrer seg selv når den lukkes, du skal ikke lagre den).

Etter at fila er lukket, kan brevet ekspederes. Bilde 1 under: Start ekspedering til mottaker (og kopimottaker) ved å klikke på "Ekspeder". Bilde 2 under: Her får du se hvem som er mottaker (saksbehandler lønn vises ikke, siden interne kontakter ikke vises ved ekspedering i P360) og du kan velge hvordan du vil ekspedere brevet. Velg SvarUt hvis det er tilgjengelig. Klikk deretter på den blå "Ekspeder"-knappen for å sende brevet:

Bilde 1:

Bilde 2:

• For fravær som skal trekkes i lønn, må leder registrere personalmelding i Visma HRM med fravær, gyldig årsak, dato og klokkeslett for fravær.   
• Saksbehandler i lønnsavdelingen registrerer fraværet i Visma HRM.

Ansatt i Rauma kommune sender varsel så tidlig som mulig via skjema på Rauma kommunes hjemmesider samt på intranett.

Ansatt logger seg på skjema med MinID.

• Dokumentasjonssenteret legger innsendt skjema i korrekt personalmappe med forfall
• Leder får skjemaet som et inngående dokument
• Leder besvarer innkommet varsel med utgående brev til avsender (privatadresse) med kopi til saksbehandler lønn.  Bruk standardmal "Svar på permisjonsvarsel"
• Leder registrerer personalmelding i Visma  HRM med fravær, gyldig årsak, dato for foreldrepermisjon eventuelt endring i stillingsprosent ved 80% dekningsgrad
• Saksbehandler i lønnsavdelingen registrerer fraværet i Visma HRM

.

• Arbeidstaker sender/leverer kopi av brev fra NAV til arbeidsleder
• Leder legger brevet som inngående dokument i den ansattes personalmappe med kopi til saksbehandler lønn og med NAV som avsender
• Leder registrerer informasjonen inn i personalmelding dersom nytt vedtak medfører endring i permisjonen

I samsvar med Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-26 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "Ansatte i kommune og fylkeskommune "

a) Planlegging, ledelse, styring og evaluering av organets personalfunksjon, herunder utarbeidelse og fastsettelse av strategiske planer, lokal personalpolitikk, lokale avtaler mellom arbeidsgiver og arbeidstakere, interne instrukser og retningslinjer og andre styringsdokumenter, evalueringer

b) Behandlingen av saker i administrasjonsutvalget

c) Kommunens og fylkeskommunens arbeid med rekruttering og tilsetting, herunder kunngjøring, utvidet søkeliste og innstilling, protokoller og møtereferater fra innstillings- og tilsettingsmyndighet, eventuelle klager på tilsetting

d) Kommunens og fylkeskommunens organisering av arbeidet med helse-, miljø og sikkerhet. Saker som viser utarbeidelse og utvikling av organets instrukser og retningslinjer for HMS-arbeidet, evalueringer

e) Kommunens og fylkeskommunens handtering av konflikter og varsling

f) Kommunens og fylkeskommunens planlegging, ledelse, styring og evaluering av kompetanseutvikling og opplæring, herunder enhetens egne opplæringsplaner, referater fra kompetanseutvalg

g) Om den enkelte ansatte bevares følgende dokumentasjon:

• Stillingssøknad, tilsettingsbrev, arbeidsavtale, klage på tilsetting
• Kompetanseutvikling med betydning for den ansattes lønns- og ansettelsesforhold
• Lønn, godtgjeringar og permisjoner med betydning for den ansattes pensjonsforhold
• Oppfølging i forbindelse med sykemelding dersom saken har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold
• Dokumentasjon på og oppfølging av yrkesskadar
• Omplassering, beordring, fortrinnsrett
• Ordensstraff der saken fører til rettsleg prøving eller får konsekvensar for den tilsette tilsetjingsforhold
• Avslutning av arbeidsforhold.

I samsvar med  Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-26 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "folkevalde "

I samsvar med  Riksarkivarens forskrift, Kapittel 7 del III, §7-26 skal følgjande materiale bevarast for alle oppgåver innan området "folkevalde ";

2) Folkevalgte

a) Satsar for godtgjøring

b) Pensjonsordninger

c) Avtaler med folkevalgte

d) Forhold som får betydning for folkevalde pensjonsrettigheter

e) Fritak eller suspensjon fra verv.