Daglige rutiner for dokumentasjonssenteret

Altinn - rutiner for dokumentasjonssenteret

Altinn - tilganger - hensikt - avvikshåndtering

Tilganger

For å sikre en effektiv håndtering av post i Altinn - som ikke er personavhengig, skal alle ansatte ved dokumentsenteret ha rollen "Post/arkiv" for alle kommunens enheter i Altinn.

Hensikt

Rutinen skal sikre at digital post som kommunen mottar i Altinn, og som ikke fanges opp av systemer med SvarInn, blir hentet ut og distribuert til rett mottaker i kommunen.

Avvikshåndtering

Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem

Altinn - innlogging

Logg inn på www.altinn.no som deg selv, når postmottaket mottar e-post om ny melding i Altinn.

Velg den aktuelle enheten. Dette står vanligvis oppført i e-posten vi har mottatt.

Finn den aktuelle meldingen. Dersom du ikke finner meldingen, tyder dette på at rollen "Post/Arkiv" ikke gir tilgang til meldingen. Videresend da e-post med beskjed om ny melding i Altinn til lønn. Lønn håndterer meldingen videre.

Håndtering av posten i Altinn

Arkivverdig post

Mellomlagre dokumentene på egen PC.
Arkivverdig post som skal behandles i saksarkivet, registreres.
Arkivverdig post som skal behandles i annet fagsystem legges inn på korrekt filområde.
Når dokumentene er overført til sakssystem/fagsystem skal dokumentet umiddelbart legges i mappen "Arkivert", eller "Slettet" i Altinn. Innboksen skal kun bestå av ubehandlede dokumenter slik at vi til enhver tid har oversikt over innkommet post.

Ikke-arkivverdig post

Ikke-arkivverdig post videresendes direkte fra Altinn. Eventuelt kan denne posten mellomlagres på egen PC og videresendes med e-post til rett mottaker. Dette gjelder
- Meldinger om EU-kontroll på kommunale kjøretøy (videresendes til ansvarlig virksomhet - se egen oversikt over kommunale biler)
Slett ikke-arkivverdig post umiddelbart når den er videresendt.

Arkiver i Altinn

Velg "Arkiver" på meldingen i Altinn slik at den flyttes til arkiverte meldinger i Altinn.

Slett nedlastede dokumenter

Slett til slutt alle nedlastede dokumenter fra PCen. NB: Pass på at ikke dokumentene kun flyttes til papirkurven.

Post i Altinn som skal videresendes

Følgende dokumenter videresendes til gjeldende virksomhet (se egen oversikt over kommunale biler på intranettet)

Varsel om EU-kontroll
Vedtaksbrev Eierskifte fra Statens Vegvesen

Følgende dokumenter skal registreres inn i P360:

Til RAUMA KOMMUNE (org.nr. 864980902)
Du har mottatt et nabovarsel for byggeplaner på eiendom med gårds- og bruksnummer xxx/xx i Rauma.

Post i Altinn som ikke hentes av dokumentasjonssenteret

Rutine for mottak av e-poster

Dokumentasjonssenteret har ansvar for følgende mottak/e-postadresser

Hensikt

Avvikshåndtering

Mottak av epost

Arkivverdige e-poster

Arkivverdige e-poster som skal arkiveres i sakssystemet, arkiveres direkte fra Outlook. Legg den registrerte eposten i mappen "Registrerte eposter".
Arkivverdige e-poster som skal arkiveres i annet fagsystem eller som skal behandles av en saksbehandler videresendes til korrekt mottaker med kopi til innsender.

Ikke-arkivverdige -e-poster

Følgende kan slettes:
- Reklame og andre slike kommersielle henvendelser.
- Kursinvitasjoner, påmeldinger m.m.
- Nyhetsbrev
Sjekk også søppelpost/useriøs epost i tilfelle arkivverdige eposter kan ha havnet her.

Videresending av e-poster

Fakturaer videresendes til regnskap@rauma.kommune.no
Annonsebestillinger sendes på e-post til post@frantz.no. Husk fakturareferanse; enten ansvarsnummer eller navnet på den som har bestilt annonsen. Lagre teksten i Word hvis det ikke er gjort allerede.
E-poster som bes videresendt til kommunestyrerepresentanter sendes til ordføreren for avgjørelse.

Videresend eposter og legg til avsender som kopimottaker slik at de ser hva som har skjedd med henvendelsen. Etter at den er videresendt legges eposten i mappen "Videresendte eposter" slik at man kan dokumentere behandlingen av henvendelsen i ettertid.

NB: Pass på at det er den videresendte e-posten som legges i mappen, slik at det fremgår hvem e-posten har blitt videresendt til, og eventuelt hva du skrev da du videresendte e-posten. Den videresendte e-posten finner du i mappen "Sendte elementer".

Innsynsbegjæringer via e-post

Mistanke om virus

Mottak av meldinger med trusler

Behandling av e-poster som er feilsendt eller har mangler

Dersom en e-post er sendt til oss som feil adressat, skal meldingen videresendes korrekt adressat med kopi til avsender. Dersom det ikke er mulig å videresende, returneres den med opplysning om at vi ikke er korrekt adressat

Dersom det er feil/mangler ved en henvendelse (feil filformat, mangler eller feil ved opplysninger, vedlegg mm), skal avsender gis beskjed om dette dersom det har betydning for behandling av henvendelsen.

Rutine for mottak av fysisk post

Postsortering

Post mottatt i postkasse ved inngangen sorteres hver morgen.

Posten har postombringing to ganger i uken i partallsuker og tre ganger i uken i oddetallsuker. Posten sorteres umiddelbart etter at den er mottatt. Utleveringstidspunkt varierer.

Postrutinene skal sikre at fysisk post til Rauma kommune blir åpnet og registrert/arkivert i henhold til gjeldende lovverk.

Dagens post åpnes, fordeles og registreres så snart den er ankommet. Dette er prioritert oppgave.

Avvikshåndtering

Postmottak

Kontroll og oppdatering av postfullmakt

Post mottatt ved service- og dokumentsenteret

Om avsender/ publikummer ønsker posten stemplet, benyttes stempelet Rauma kommune, og det påføres "innlevert + dato", samt signatur fra den som mottar posten. Posten legges så i internkonvolutt i internposthyllen. Posten påføres nytt stempel når den mottas av dokumentsenteret, jf. rutinebeskrivelse for sortering og åpning av fysisk post nedenfor.

Post adressert med personnavn før enhetsnavn, trengs ikke sendes til dokumentsenteret, men kan sendes direkte til mottaker i internposten. NB: Post adressert til en rolle (for eksempel Byggesakssjef/Byggesakssjef [navn]) skal sendes til dokumentsenteret.

Post mottatt direkte hos saksbehandler

Sortering og åpning av fysisk post

Internpost legges i mottakervirksomhetens posthylle.
Internpost adressert til dokumentsenteret åpnes, stemples med mottatt dato og legges klare til skanning og journalføring (se rutine for registrering av dokumenter i sakssystemet).

Ekstern post

1) Innkommende

Post som ikke er arkivpliktig, f.eks. aviser, blader osv. legges i virksomhetens posthylle. Se egen rutine for arkivbegrensning.
Reklame og lignende som ikke er personlig adressert, returneres eller kastes.
Post adressert med personnavn før enhetsnavn, samt post til politiske partier åpnes ikke. Denne posten videresendes til mottaker med mindre det er gitt fullmakt til at dokumentsenteret kan åpne. Mottaker returnerer post til dokumentsenteret for registrering hvis dokumentet er arkivpliktig. NB: Post adressert til en rolle (for eksempel Kommunedirektør/Kommunedirektøren [navn]) åpnes.

Post adressert til følgende enheter legges uåpnet i enhetens posthylle:
- NAV
- Rauma legesenter
- Jordmor/helsestasjon
- Barnevern
- Fagforbundene
Post til Rauma skatteoppkrever/skattekontor videresendes sendes til Molde.
Post til Rauma kulturhus og konferansesenter sendes til assisterende kommunedirektør inntil ny kulturhussjef blir ansatt.

Resterende innkommende post åpnes.
Post som er arkivpliktig, skilles ut, stemples med mottatt dato og legges klare til skanning og journalføring (se rutine for registrering av dokumenter i sakssystemet).
Utgående post legges til frankering.

Profil

Dokumenter som skal registreres i Profil legges i eget omslag. Følgende dokumenttyper er det viktig at prioriteres dersom dokumentene ikke har vært hos gjeldende enhet før de kom til dokumentsenteret (disse legges i eget omslag for "Haster"):
- Søknader om tjenester

Feilsendt post

Feilsendt post som kommer i retur åpnes og sendes tilbake til avsender i internposten.

Frankering

Sende rekommandert post

Sikkerhetsgradert post

Mottak av mistenkelige pakker/brev

Mottak av pakke/brev med for eksempel hvitt pulver

Mottak av brev med trusler

Rutine for mottak av post via SvarInn

Mottak av post -via SvarInn

Rauma kommune bruker SvarInn. Det betyr at post som kommer til kommunens hovedorganisasjonsnummer (864 980 902), og andre organisasjonsnunmer som har blitt satt opp, kommer direkte inn i Uregistrerte dokumenter i P360. Virksomheter som har egne fagsystemer med SvarInn, har sitt organisasjonsnummer satt opp mot eget fagsystem.

For en fullstendig oversikt over hvilke organisasjonsnummer som er satt opp mot Uregistrerte dokumenter i P360, sjekk mottakersystem i Ks Svarut portal, se https://svarut.ks.no/.

Rutinen skal sikre at dokumenter som kommunen mottar digitalt via KS SvarInn blir registrert i kommunens sak-/arkivsystem, eventuelt videresendt/printet og videresendt til rett mottaker i kommunen.

Avvikshåndtering

Sjekk av "Uregistrerte dokumenter" i P360

Dokumenter som skal inn i sakssystemet

Dokumenter som skal inn i diverse andre fagsystemer

Dette kan for eksempel være post som skal inn i et fagystem (Barnevern, PPT, m.m.). I slike tilfeller må dokumentene lastes ned til egen PC og overføres til korrekt filområde.

Dokumenter som skal i Profil, printes ut og håndteres i henhold til rutine for mottak av fysisk post.

Slett de nedlastede dokumentene fra pcen. NB: Pass på at dokumentene ikke bare flyttes til papirkurven på pcen! Slett til slutt dokumentet i P360.

Registrering i Profil - helse og omsorg

Rutiner for skanning og import av dokumenter i Profil:

Tjenestene leverer dokumenter til dokumentsenteret for skanning.
Postjournal, dokumenter skal merkes med Saksbehandler
Pasientjournal, EPJ
Ansatte ved dokumentsenteret skanner dokumentene og registrerer inn i postjournal i Profil daglig. De har ansvar for å sjekke lesbarheten, at korrekt antall sider en med i henhold til originaldokumentet og at dokumentet er i PDF-format
Tjenestene er ansvarlig for å implementere rutiner for daglig sjekk av postjournal i sin tjeneste.
Dokumentsenteret registrerer også inn dokumenter som skal arkiveres i EPJ (epikriser, tester, referater ol) Innskannede dokumenter blir lagt under plankategorien Skannede dokumenter, og registreres av tjenesten under Oversikt plan og rapport
Originaldokumentene oppbevares i dokumentsenteret, og makuleres etter 3 mnd

Rutiner i tjenestene forhold til post og arkiv

Tjenestene må daglig sjekke for innkommende post.
Tjenestene har ansvar for å opprette sak og saksbehandle etter gjeldende rutiner, og ferdigstille dokumentene til arkivering
Saksbehandler er ansvarlig for å sjekke arkivstatus i bildet i postjournal når den enkelte sak ferdigstilles
En gang i uken kjører arkivansvarlig Profil avviksrapport for arkivet. Avvik blir formidlet til rett avdeling, og saksbehandler har ansvar for å rette feil.

Feilregistreringer/oppheve ferdigstillingen

Ved retting av feil, evt legge til flere dokumenter i en sak, kan saksbehandler låse opp ferdigstillingen. Slike endringer blir logget i fagsystemet. Saken reåpnes i VS arkiv og status endres fra avsluttet til under behandling. Obs ca 5 minutter før VS Arkiv og Profil synkroniseres.
Oppheves ferdigstillingen til dokumentet, vil posten fjerne seg fra VS arkiv, dette vil bli loggført i VS Arkiv. Muligheten for å åpne dokumenter er pr 02.11.17 lagt kun til Systemansvarlig Profil

Avslutning av dossiermappe i VS Arkiv

Betalingstjenester avsluttes ikke før vederlagsberegninger er gjort og siste faktura er sendt ut. Når en pasient i institusjon dør, avsluttes tjenestene og pasientens status settes til død, som før. Pasientens dossiermappe i VS Arkiv blir derimot ikke lukket, den må være aktiv til etteroppgjøret er tatt året etter. Da må Arkivansvarlig Profil inn og avslutte mappen til pasienten. Kjør rapporten:

Brukerliste – Brukere gruppert på status. Status: Død

Dato avtalt med ansvarlig for etteroppgjør.

Ansvarsfordeling VS Arkiv

Arkivleders ansvar

Har et overordna faglig ansvar for arkivet.

Kontroll av dokument som blir arkivert
Avvikskontroll
Kjøre endringslogg/sporingslogg ved behov
Opprette og vedlikeholde hovedarkiv
Opprette og vedlikeholde arkivdel
Autorisere for tilgang i arkiv opp mot roller
Ta i mot og behandle feilmeldinger fra arkivleder og VS Arkiv ansvarlig profil som ikke lar seg løse lokalt.
Kontaktperson mot visma vedrørende VS Arkiv
Oppdatere VS Arkiv når det utvikles nye versjoner
Opplæring i forhold til nye versjoner.

Systemansvarlig Profil sitt ansvar

Publisering av postliste/politiske dokumenter

Når skal postlista publiseres

Hvem publiserer postlista?

Offentlig postliste - hva inneholder den?

Politiske dokumenter

Produsere og kontrollere rapport av offentlig journal

Produsere rapport

Rapporten for offentlig journal for aktuell dato genereres fra modulen Public Journal.
Rapporten gjelder dokumenter journalført for to dager. Helger og fri-/helligdager kontrolleres sammen med påfølgende arbeidsdag.

Gjennomgang av offentlig journal

Før rapporten skal du sjekke Feilloggen i Interact for å sikre at alle skjema har blitt registrert.

Når du går gjennom rapporten, skal du sjekke:

sakstittel for taushetsbelagte opplysninger
sakstittel for skrivefeil
dokumenttittel for taushetsbelagte opplysninger
dokumenttittel for skrivefeil
at kontakter ev. er skjermet
at sakstyper som ikke skal publiseres ikke blir publisert

Feil korrigeres i Public 360 av den som utfører kontrollen. Gi tilbakemelding til den som har journalført om gjentagende eller graverende feil.

Filnavnet endres til "kontrollert_oj_DDMMÅÅÅÅ.htm"

Publisering av offentlig journal

Publisering skjer fra Public Journal

Samme sjekkpunkter og feiloppfølging som ovenfor

Produser ny fil etter kontroll dersom det er foretatt endringer på noen saker/dokumenter i Public 360

Publiseres innen klokka 1200

Sjekk at dokumentene har kommet ut på offentlig journal etter publisering.

Registrering av SMS

Når skal jeg registrere en inn- eller utgående SMS?

Et dokument er informasjon som kan presenteres som en samlet, avgrenset helhet. Det kan være en e-post, en video, en SMS, et tradisjonelt brev på papir, eller en PDF-fil. Det er ikke teknologien eller formatet som bestemmer
om noe er et dokument.

For å vite om dokumentet er et saksdokument, må du først vurdere om innholdet gjelder virksomhetens ansvarsområde. I tillegg skal det enten ha kommet inn, være lagt frem for eller blitt opprettet av virksomheten.

Et dokument regnes som opprettet av virksomheten i det du sender det ut. Det vil si at et dokument under arbeid ikke blir et saksdokument før du sender det. Organinterne dokumenter regnes som saksdokumenter når de er ferdigstilte og det ikke skal gjøres flere endringer i dem.

Begrepet saksdokument er svært vidt, og omfatter de fleste dokumentene du tar imot eller selv oppretter som ansatt i virksomheten. Det omfatter for eksempel ikke private dokumenter, eller dokumenter en ansatt har tilgang på som medlem av en fagforening.

Hvordan registrerer jeg en SMS?

Byggesak, plan, oppmåling, kart

Registrering av søknad fra Innregistrering i eByggesak

EKSEMPEL

Registrering av søknad fra «Innregistering» i eByggesak

Søknad om tillatelse i ett trinn:

For å se på filene i søknaden, trykk på det hvite arket under «Filer»:

Trykk deretter for eksempel på filen med tittelen «Application», som vist i bildet under:

Her skal det stå hva det søkes om å bygge.

Så trykker du på «Lukk»:

Og så trykker du på «Ja»:

Lag deretter en ny byggesak:

Skriv inn gards- og bruksnummer og trykk på «Søk»:

Dersom det ikke dukker opp noen eiendommer, trykk på «Fortsett uten eiendom», ellers velger du blant eiendommene som dukker opp og trykker på «Fortsett»:

Trykk på «Ja»:

Søk deretter opp «Tiltakshaver» og eventuelt «Ansvarlig søker». Fyll inn «Tiltakets adresse», «Tiltaket gjelder», og «Ansvarlig». Velg så hvilket forløp som skal brukes. Alt dette finner du i selve søknadsfilen:

Trykk deretter på «Fullfør».

I neste fase trykker du på den blå tittelen på dokumentet for å begynne importeringen av dokumentet:

Deretter velger du «Valgt sak», velger «Ansvarlig, skriver inn hva «Tiltaket gjelder» og «Tiltakets adresse». Til slutt søker du opp saken du nettopp har laga:

Så trykker du på «Start import».

I dette bildet trykker du på «Ja»:

FERDIG!

Dersom det skulle dukke opp en feilmelding, og du ikke får importert dokumentet på vanlig måte, må du lagre hver enkelt fil og registrere dokumentet manuelt.

Internkontroll - kvalitetssikring av registrerte dokumenter og saker i Public 360

Daglig søk - dokument i status E (tilbake)

Beskrivelse

Generelt:

Status «E» betyr at saksbehandler er ferdig med dokumentet og har ekspedert det

Søket «Dokument i status E» henter opp utgående dokumenter, e-post ut, notater med oppfølging og notater uten oppfølging i status «E» (ekspedert)

Søk opp alle dokumentene i status «E»

Sjekk hvert enkelt dokument (Tips: høyreklikk på dokumenttittelen og velg «Åpne i ny fane»)
Sett status «J» når alle sjekkpunktene nedenfor er kontrollert

Sjekkpunkter:

Elektronisk fil

Har dokumentet elektronisk fil?
Hvis nei:
- endre dokumentstatus tilbake til "R-reservert"
- be saksbehandler knytte til aktuell fil og ekspedere dokumentet på ny
Åpne den elektroniske filen og sjekk at alle opplysningene stemmer med metadataene. Vær obs på dokumentdatoen

Tilknytning til sak

Er dokumentet registrert i riktig sak?
Hvis nei, flytt dokumentet til riktig sak og informer saksbehandler

Tilgangskode / paragraf / tilgangsgruppe

Er dokumentet offentlig eller ikke?
Er det benyttet riktig paragraf?
Sjekk tilgangsgruppe for UO-dokumenter

Dokumenttittel

Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster
Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning
Sjekk for skrivefeil
Vurder om deler av tittelen skal skjermes hvis dokumentet er UO
- velg mellom "Sett offentlig tittel lik tittel" eller "Skriv inn offentlig tittel manuelt"
- skjerm aldri hele tittelen

Mottaker

Dersom det er en uregistrert kontakt
- dokument ut - la den stå som uregistrert for ikke å endre ekspederingslogg
- e/post ut - registrer mottakeren i kontaktregisteret dersom det er en uregistrert kontakt og vi ut fra e-posten har tilstrekkelig informasjon til entydig identifisering
Sjekk om det er valgt riktig ekstern/intern kontakt
Vurder om mottakeren skal skjermes

Arkiveres på papir

Hak av hvis dokumentet skal arkiveres på papir

Daglig søk - dokument i status S (tilbake)

Beskrivelse

Generelt:

Status «S» er e-post inn som saksbehandler «drar» over i sakene, slik at arkivarene kan ta ekstrakontroll

Søket «Dokument i status S» henter opp e-post inn i status «S» (registrert av ansvarlig saksbehandler)

Søk opp alle dokumentene i status «S»
Sjekk hvert enkelt dokument
- Tips: høyreklikk på dokumenttittelen og velg i menyen «Åpne i ny fane»
Sett status «J» når alle sjekkpunktene nedenfor er kontrollert

Dokumentet er nå klart for publisering på offentlig journal

Sjekkpunkter:

Elektronisk fil

Åpne den elektroniske filen og sjekk at alle opplysningene stemmer med metadataene.

Tilknytning til sak

Er dokumentet registrert i riktig sak?
Hvis nei, flytt dokumentet til riktig sak og informer saksbehandler

Tilgangskode / paragraf / tilgangsgruppe

Er dokumentet offentlig eller ikke?
Er det benyttet riktig paragraf?
Sjekk tilgangsgruppe for UO-dokumenter

Dokumenttittel

Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster
Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning
Sjekk for skrivefeil
Vurder om deler av tittelen skal skjermes hvis dokumentet er UO
- Velg mellom "Sett offentlig tittel lik tittel" eller "Skriv inn offentlig tittel manuelt"
- Skjerm aldri hele tittelen

Mottaker

Registrer mottakeren i kontaktregisteret dersom det er en uregistrert kontakt og vi ut fra innholdet i dokumentet har tilstrekkelig informasjon til entydig identifisering
Sjekk om det er valgt riktig ekstern/intern kontakt
Skal mottakeren skjermes?
Notat uten oppfølging krever ikke mottaker

Daglig søk - dokument med tilgangskode "Unntatt offentlighet" og tilgangsgruppe "Alle" (tilbake)

Beskrivelse

Generelt:

Søket foretas daglig

Søket «Tilgangskode «Unntatt offentlighet» og tilgangsgruppe «Alle»» henter opp dokumenter som er skjermet eksternt (på offentlig journal og innsynsløsninger), men som alle brukere av Public 360° likevel har tilgang til

Formålet med søket er å fange opp og begrense tilgangen til sensitive opplysninger innen kommunen

Søk opp alle Dokumenter i status «J» med tilgangskode «Unntatt offentlighet», tilgangsgruppe «Alle» med journaldato dagen før (husk å inkludere helg).
Endre tilgangsgruppe til «Resultatenheten – skjermet dokumentasjon» eller «Resultatenheten – personaldokumentasjon» på hvert enkelt dokument
- Tips: høyreklikk på det første dokumentet dokumenttittelen og velg «Åpne i ny fane» fra kontekstmenyen)
- Tips: Tast på fane «Neste» under dokumenttittelen når du vil gå til neste dokument
Dersom det gjentatt seg ofte, send e-post til saksbehandler med hyperkobling til dokumentet i Public 360. Bruk teksten:

"
"

Dette dokumentet ble registrert med tilgangskode «Unntatt offentlighet» og tilgangsgruppe «Alle». Dette innebærer at dokumentet har vært tilgjengelig for samtlige brukere av Public 360°. Vennligst husk å begrense innsyn i dokumentet ved å velge en annen tilgangsgruppe neste gang. Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart.» Send e-posten med høy viktighet

"

Daglig søk - saker i status "Reservert" (tilbake)

Beskrivelse

Generelt:

Søket «Saker i status «Reservert» henter opp alle saker som saksbehandler selv har opprettet

Når alle sjekkpunktene nedenfor er kontrollert, endre status til «B - under behandling»

Sjekkpunkter:

Korrekt å opprette ny sak?

Sjekk om det finnes en sak fra før som heller burde vært benyttet
Hvis ja, flytt eventuelle dokumenter til eksisterende sak og la den nye saken utgå
Saksbehandlere skal alltid informeres hvis vi lar slike saker utgå
Hvis saken utgår gjelder ikke resten av sjekkpunktene nedenfor

Tilgangskode / paragraf / tilgangsgruppe

Er saken offentlig eller ikke?
Er det benyttet riktig paragraf?
Sjekk tilgangsgruppe for UO-saker

Sakstittel

Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster
Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning
Sjekk for skrivefeil
Vurder om deler av tittelen skal skjermes hvis dokumentet er UO
- Velg mellom "Sett offentlig tittel lik tittel" eller "Skriv inn offentlig tittel manuelt"
- Skjerm aldri hele tittelen

Andre opplysninger

Sjekk at journalenhet er «Sentralarkiv»
Sjekk arkivdel
Sjekk om «Arkiveres på papir» skal avhakes eller ikke
Sett på arkivkode
Enkelte sakstyper inneholder andre obligatoriske felt

Daglig søk - saker i status "Avsluttet av saksbehandler" (tilbake)

Beskrivelse

Generelt:

Søket foretas daglig

Søket ”Saker i status «Avsluttet av saksbehandler»” henter opp alle saker som saksbehandler har markert som avsluttet

Det betyr at saksbehandler er ferdig med saken i denne omgang og saken kan avsluttes

Avslutt saken når alle sjekkpunktene nedenfor er kontrollert. Saken avsluttes ved å endre status til «Avsluttet» (Se egne rutiner for avslutting av ansettelsessaker og personalmapper)

NB! Vi får ikke endre status for saken hvis den har dokumenter som ikke er journalført eller filer som ikke er i arkivformat

Sjekkpunkter:

Tilgangskode / paragraf / tilgangsgruppe

Er saken offentlig eller ikke?
Er det benyttet riktig paragraf?
Sjekk tilgangsgruppe for UO-saker

Sakstittel

Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster
Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning
Sjekk for skrivefeil
Skal tittelen eller deler av den skjermes?

Andre opplysninger

Sjekk at journalenhet er «Sentralarkiv»
Sjekk arkivdel
Sjekk om at «Arkiveres på papir» skal avhakes eller ikke
Sjekk arkivkode
Enkelte sakstyper inneholder andre obligatoriske felt

Dokumentopplysninger

Hører alle dokumentene til i saken?
Hvis nei, flytt dokumenter til riktig sak
Har alle dokumentene status «J»?

Daglig kontroll av at dokumenter faktisk blir ekspedert fra P360 o eByggesak

Periodisk søk - dokument i status G - godkjent (tilbake)

Beskrivelse

Generelt:

Søket foretas av gruppene ukentlig

Søket «Dokument i status «G-godkjent»» henter opp utgående dokumenter og notater i status «G»

Status «G-godkjent» - utgående dokument som saksbehandler har opprettet og som er godkjent av leder, men ennå ikke sendt ut/ekspedert.

Søk opp alle dokumentene i status «G-godkjent».
Dersom dokumentet er godkjent for mer enn 7 dager siden sendes det en e-post til leder. Tekst til e-posten finnes i mappen "standardtekster" under "veiledere og retningslinjer" på Teams (hos Dokumentasjonssenter).

Periodisk søk - dokument i status R - reservert (tilbake)

Beskrivelse

Generelt:

Søket foretas i starten av hver måned.

Søket «Dokument i status «R-reservert»» henter opp egenproduserte dokumenter i status «R-reservert». Dvs dokumenter som saksbehandler har opprettet, har under arbeid og ikke har ferdigstilt (ekspedert).

Søk opp alle dokumentene i status «R-reservert» med dokumentdato eldre enn 1 måned
Det sendes et internt notat med oppfølging til leder. Tekst til e-posten finnes i mappen "standardtekster" .

Tilbakemeldinger fra saksbehanlder til Dokumentsenteret:

Dokumentet skal slettes → dokument settes i status «U-utgår»
Dokumentet er ferdig → saksbehandler ekpedererdokumentet
Dokumentet er ikke ferdig → dokumentet skal fortsatt stå i R(eservert).

Dokumenter som har ligget resevert i mer enn to måneder avviksrapporteres. Avviket sendes til nærmeste leder.

Periodisk søk - status Forfalt

Søket foretas i starten av hver måned.

Søket «Forfallsliste» henter opp innkommede dokumenter som er journalført, men ikke avskrevet. Dvs innkommede dokumenter som saksbehandler har mottatt og ikke avskrevet/besvart innen Forvaltninglovens tidsfrist på 21 dager.

Søk opp alle dokumentene i Forfallsliste med dokumentdato eldre enn 21 dager. Ett søk pr virksomhet. Husk å hake av "inkluder underenheter".
Det sendes et internt notat med oppfølging til leder med kopi til tjenesteområdeleder. Tekst til notatet finnes i mappen "standardtekster".
Forfall som fortsatt ikke er behandlet 1 uke etter at forfallsrapporten er utsendt skal avviksrapporteres . Avviket sendes til nærmeste leder.

Rutine for mottak/sending av pakker

Mottak av pakker i postmottak

Sende pakker

Rutine for bestilling av pakker:

Finn brukernavn og passord under notater for postmottaket i Outlook.
Søk opp Mybring eller gå via bring.no
Logg inn med brukernavn og passord
Trykk på «Bestilling»
Legg inn postnummer fra og til
Trykk på «Finn tjenester»
Velg rett måte å sende på, som oftest «Pakke til bedrift»
Velg kundenummer 2552545
Legg inn Extra Åndalsnes hvis det ikke vises fra før, og «Ett forsøk+Post i butikk»
Legg inn navn, adresse og eventuelle andre opplysninger på «Avsender og mottaker».
Trykk på «Bestill»
Husk å skrive ut «pakkelapp» og teipe den fast til pakka

Sist endret 04.03.2024 16.10